同期会の案内メールの書き方・文例集

会社の同期で集まって懇親会を開催することが決まったら、早めに案内メールを送って知らせましょう。

案内メールには開催予定日時や場所などの詳細を書き記し、返信方法も明記するなど、記載項目がたくさんあるので書き方には気を付けなくてはなりません。

ここでは、同期会の案内メールの書き方やマナーについてお伝えします。文例も紹介するので参考にしてくださいね。

同期会の案内メールの書き方・マナー

まずは、同期会の案内メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

案内メールを送るタイミング

同期会の規模（参加予定者数）や参加者の年齢層にもよりますが、案内メールは早めに送るのが基本です。開催予定日の一カ月前を目安とし、参加人数が数十名以上になる場合や、同期が全国に散らばっている場合は２～３ヶ月前に知らせるなど、早めに動くことを心がけましょう。

件名は用件が伝わるタイトルにする

件名は、一目見ただけでメール本文の用件を理解できるタイトルにするのが基本です。同期会の案内メールだと以下のような件名がおすすめです。

• 件名：同期会のご案内
• 件名：【株式会社〇〇】第〇期同期会のお知らせ
• 件名：【重要】同期会出欠のご確認
• 件名：【要返信】同期会のご案内

この件名を見れば、同期会のお誘いメールだということがすぐに理解できるはずです。

同期会の詳細は箇条書きにする

同期会の案内メールで書き方に最も気をつけなければならない部分は、同期会が開催される日時や会場・会費についての情報です。詳細を書いたものの、記載漏れや書き間違いがあると参加者は困惑してしまいます。送信前のチェックは何度も行い、十分注意して、参加者に知らせておくべき必要事項を記載しましょう。最低限明記すべき項目は以下の通りです。

• 日時：月日・曜日・時間
• 会場：同期会の開催場所を正式名称で書く、HPがあればURLも添付しておく
• 住所：書き間違いは厳禁、分かりづらい場所の場合は目印となる建物を伝えたり、地図を添付する
• 会費：税込金額で書く、集金方法も明記する

必要なポイントを絞り、箇条書きにすることでより情報が見やすくなります。

出欠の返信期限を設ける

同期会の案内メールの詳細を記載したら、次は出欠の返信期日を明記するのはもちろん、参加・不参加の返信方法についてもあわせて書いておくのが基本です。

• 恐れ入りますが、出席のお返事は〇月〇日（〇）までに、幹事である〇〇までメールにてお知らせください。

幹事としては同期会を開催するお店の予約にも関わるので、遅くとも開催予定日の２週間前を期日にすることが大切です。

同期会の案内メールの文例集（会社の同僚）

つづいては、同期会の案内メールの文例を紹介します。

書き方のポイント：同期会の案内メールの形式は下記のとおりです。

• 宛名
• 挨拶文（時候の挨拶）
• 同期会のお知らせ
• 参加を促す言葉
• 同期会の詳細
• 質問への対応
• 出欠方法
• 結びの挨拶

前置きは長くなり過ぎないよう簡潔に明記し、同期会の詳細につなげましょう。必要事項を漏れなく書き記し、参加者がスケジュールを合わせられるよう工夫することが重要です。