バーベキューの案内メールの文例集

仕事の関係者を招いてバーベキューを開催することが決まったら、案内メールを送って参加を促しましょう。

案内メールには開催場所や日時、会費の有無はもちろん、出欠の返信方法を明記するなど、多くの情報を盛り込まなければなりません。

ここでは、バーベキューの案内メールの書き方やマナーについてお伝えします。文例も紹介するので参考にしてくださいね。

バーベキューの案内メールの書き方・マナー

まずは、バーベキューの案内メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

案内メールを送るタイミング

バーベキュー開催の案内メールは、早めに送信するのが基本です。多くの場合、週末の土曜か日曜に催すと思いますが、バーベキューシーズンは会場の確保や予約が困難であり、社員の都合も考えないといけないため、１カ月前には参加予定者に知らせておき、早めに段取りすることが重要です。

バーベキューの詳細は箇条書きにしよう

バーベキューの詳細は、案内メールで最も重要な部分です。記載漏れや書き間違いがないよう十分注意し、参加者に知らせるべき情報を盛り込みましょう。最低限記載する項目のポイントは下記のとおりです。

• 日時：月日・曜日・時間
• 会場：開催場所を正式名称で書く、必要に応じて地図を添付する
• 住所：書き間違いは厳禁、分かりづらい場所は目印となる建物や看板を明記しておくと親切
• 会費：税込金額で明記する、集金方法も記載する、招待する場合は会費を記載する必要はありません
• 天候：雨天でも決行するのか、中止になるのかを明記しておきます

参加するかを決めるうえで必要な情報は漏れなく記載しておきましょう。

返信方法や期日を忘れず明記する

案内メールにバーベキューの詳細を記した後、参加・不参加に関する返信方法や期日について明記しましょう。返信期日を設けずに送ったメールは、返事すること自体を忘れられ、いつになっても出欠の返事が集まらない…というケースが考えられます。ギリギリになって慌てることのないよう、返信期日は開催予定日の１週間〜１０日前としておきましょう。

バーベキューの案内メールの文例集

つづいては、バーベキューの案内メールの文例を紹介します。

バーベキューの案内メールの文例（社内）

書き方のポイント：業務外のお知らせメールについては、堅苦しい印象を与えないよう柔らかみのある文面にまとめるのが基本です。社内レクリエーションの一環でバーベキューを開催する場合、社員の家族は参加してもよいのか、またその際の会費はどうなるのかを分かりやすく明記しておきましょう。

バーベキューの案内メールの文例（社外）

書き方のポイント：メール本文の冒頭でバーベキューを開催する目的について書き記し、参加を促すことが大切です。会費を徴収する場合は、金額と集金方法についても明記するなど、参加者に全ての詳細が伝わる書き方にまとめることを心がけましょう。