内定者懇親会の案内メールの文例

内定者懇親会を開催するときは、必要事項を漏れなく記載した案内メールを送ることが大切です。誤字や脱字があったり、書き間違いがあったりすると、内定者は「この会社に就職しても大丈夫かな？」と不安に感じてしまいます。

ここでは、内定者懇親会の案内メールの文例を紹介します。書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

内定者懇親会の案内メールの書き方・マナー

まずは内定者懇親会の案内メールの書き方や心がけておくべきマナーについてお伝えします。

１．件名は簡潔かつ分かりやすいタイトルにする

件名は、一目見ただけでメール本文の用件を理解できるタイトルにするのが基本です。内定者懇親会の案内メールを送るときは以下の件名がおすすめです。

• 件名：内定者懇親会のご案内
• 件名：【〇月〇日】内定者懇親会のお知らせ
• 件名：【要返信】内定者懇親会のご案内

この件名を見れば、内定者懇親会のお知らせメールだということがすぐに理解できるはずです。

２．メール本文冒頭は宛名を明記する

メール本文の冒頭は宛名を書くのがマナーです。宛名は案内メールを送る内定者それぞれに一人ずつ送るのか、複数人に一斉送信するかによって書き方が変わります。以下を参考にしてください。

３．挨拶文の書き方

宛名を明記した後は、ビジネスメールの慣習に基づいて挨拶文を明記しましょう。内定者は将来的に同じ会社で働く立場ではあるものの、今の時点ではまだ社外の人。内定者に宛てる場合は、社外の人への挨拶文である「お世話になっております」「平素より大変お世話になっております」といった挨拶が基本です。

４．内定者懇親会の詳細は箇条書きにする

内定者懇親会の案内メールで最も重要な部分は、懇親会を開催する日時や会場・持ち物についての情報です。詳細に記載漏れや書き間違いが無いよう十分注意し、内定者に知らせておくべき必要事項を記載しましょう。最低限明記すべき項目は以下の通りです。

• 日時：月日・曜日・時間
• 会場：内定者懇親会の開催場所を正式名称で書く
• 住所：書き間違いは厳禁、分かりづらい場所の場合は目印となる建物を伝えたり、地図を添付する
• 服装：私服かスーツかを明記する、フォーマルなどの紛らわしい書き方は避けよう
• 準備物：筆記用具や印鑑など必要なモノを漏れなく明記する、シャチハタや認め印など詳しく書くとなお良し
• 問い合わせ先：不明な点や質問したいことがあったときの連絡先・担当者名を明記

必要なポイントを絞り、箇条書きにすることでより情報が見やすくなります。

５．出欠の連絡方法・期日を明記する

内定者懇親会の案内メールの詳細を記載したら、次は参加の返信期日を明記しましょう。また、参加するときの申込方法についてもあわせて記載しておく必要があります。

• ご参加頂ける方は〇月〇日までに当メールアドレスへご返信ください。
• ご出席についてのお返事は〇月〇日（〇）までに当アドレス（人事総務部△△）までご連絡頂きますよう宜しくお願い申し上げます。

内定者懇親会の案内メールの文例

つづいては内定者懇親会の案内メールの文例を紹介していきます。参考にしてくださいね。

書くときのポイント：文例の流れは以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• 内定者懇親会のお知らせ（主旨・案内）
• 内定者懇親会の詳細
• 出欠の連絡方法・返信期日の通知
• 結びの挨拶

開催する目的・主旨を簡潔に一文で明記し、参加を促してから内定者懇親会の詳細を記載します。内定者はまだ学生のため、社会人としての常識が身についていません。詳細を書くときは曖昧な書き方を避け、特に服装や持ち物についてははっきりと明記することが重要です。