入社式の案内メールの文例

採用試験に合格し、志望企業への入社が決まった新社会人の皆さんの通過儀礼となる入社式。ここでは、入社式の案内メールの書き方を紹介します。

一般的には、中途採用などの転職組に対して入社式は執り行われないため、新入社員にとっては一生に一度の大切な式典。そのため、入社式の担当者の方にとっては、失敗できない重要な任務でもあります。

案内メールに記載漏れや誤字・脱字があると、新入社員に失礼な印象を与えるばかりか、会社に対する不信感をもちかねません。そうならないためにも、案内メールを書くときのマナーや注意点・文例を見て、メールを作成するときの参考にしてくださいね。

入社式の案内メールの書き方・マナー
入社式の案内メールの文例

入社式の案内メールの書き方・マナー

まずは入社式の案内メールを書くときに注意すべきポイントやマナーについてご紹介します。

１．入社式の案内状を発送する時期

入社式の案内メールは、一般的には3月上旬、遅くとも3月中旬までに出しましょう。案内が届かないと、内定者は不安を感じます。4月入社に備えて、最後の長期休暇を楽しみながらも、次のスケジュールが決まっていないと落ち着かない学生の心理を、企業側は理解すべきといえます。また、新入社員だけでなく、入社式に出席する役員や社員にも開催日時と場所の連絡は早めに行い、社長の訓示や、歓迎の辞、来賓に祝辞を依頼することも抜かりなく行ないましょう。

ちなみに案内メールではなく、案内状を送る場合は「入社式の案内状の書き方｜文例・テンプレートつき」をご確認ください。

２．件名の書き方

ビジネスメールの件名は、一目見ただけで用件が伝わるタイトルにするのが基本です。入社式の案内メールを送るときは、以下の件名を参考にしてください。

件名：入社式のご案内
件名：【○月○日】入社式開催のお知らせ
件名：【要確認】入社式のご案内

長々と書かず、伝えるべきポイントを押さえて簡潔にまとめることが大切です。

３．入社式の詳細は箇条書きにしよう

入社式の詳細は、案内メールで最も重要な部分です。記載漏れや書き間違いがないよう十分注意し、参加者に知らせるべき情報を盛り込みましょう。

日時：月日・曜日・時間
会場：開催場所を正式名称で書く、必要に応じて地図を添付する
住所：書き間違いは厳禁、分かりづらい場所は目印となる建物や看板を明記しておくと親切
服装：スーツもしくは私服と明記しておく
準備物：入社式当日必要な持ち物を漏れなく明記する
お問い合わせ：部署名・担当者名・連絡先番号を記載

４．案内メールには式次第も明記しよう

案内メールに記載する内容は、入社式の開催日時や会場、持ち物、問い合わせ先だけでは不十分。タイムスケジュールまで書く必要はありませんが、せめて式次第くらいは明記しておくと親切でしょう。書き方については文例で後述します。