宴会の案内メールの文例（社内・社外）

宴会の幹事を務めることになったら、開催場所をおさえたり、関係者に宴会の案内を出さなければなりません。案内については社内回覧を用いたり、案内状を送るのが一般的でしたが、近年はメールで送るケースが増えています。

ここでは、宴会の案内メールについて書き方やマナーをお伝えします。社内・社外に送るときの案内メールの文例も紹介するので参考にしてくださいね。

宴会の案内メールの書き方・マナー

まずは宴会の案内メールを作成するときの書き方や心がけておくべきマナーについてお伝えします。

１．︎件名の書き方

件名は、宴会を開催する名目を記載したシンプルなタイトルにまとめましょう。一般的に宴会は「忘年会、新年会、歓送迎会、打ち上げ、交流会、祝賀会」などがありますが、件名は以下を参考にしてください。

• 件名：新年会のご案内
• 件名：【〇月〇日】歓送迎会のお知らせ
• 件名：【要確認】交流会のご案内
• 件名：【重要】祝賀会のお知らせ

長々と書かず、伝えるべきポイントを押さえて簡潔にまとめることが大切です。

２．メール本文冒頭は宛名を明記する

メール本文の冒頭は、まずは宛名を書くことから始めます。宛名は案内メールを送る相手が社内・社外かによって書き方が変わりますし、一人に送るか複数人に一斉送信するかによっても異なります。以下の表を参考にしてくださいね。

取引先などの社外の人や目上の人に案内メールを一斉送信するのは基本的に失礼です。できれば一人ずつ個別に宴会の案内メールを送りましょう。

３．挨拶文は案内メールを送る相手によって変えよう

宛名を明記したら、次は挨拶文を書きましょう。

• 社内向けの挨拶文：「お疲れ様です」
• 社外向けの挨拶文：「いつも大変お世話になっております」「平素より大変お世話になっております」

挨拶文で間違えやすいのは「ご苦労様です」という書き出しです。「ご苦労様です」は目上の人が目下の人に用いる挨拶なので、使用しないよう注意しましょう。

４．宴会の主旨を簡潔に明記する

挨拶文を明記したら、次は宴会の主旨を簡潔に明記しましょう。例文は以下の通りです。

• 歓迎会：この度、〇月〇日付で営業部の〇〇さんが試用期間を終え社員として我が社の仲間入りを果たしました
• お花見：今年もお花見の季節となりました
• 忘年会：今年も残り僅かとなりました
• 祝賀会：この度、営業部の〇〇主任と経理部の〇〇さんがご結婚される運びとなりました

宴会の主旨を分かりやすく一文で説明してから、開催のお知らせを伝えましょう。

５．宴会の詳細は箇条書きにしよう

宴会の詳細は、案内メールで最も重要な部分です。記載漏れや書き間違いがないよう十分注意し、参加者に知らせるべき情報を盛り込みましょう。

• 日時：月日・曜日・時間
• 会場：開催場所を正式名称で書く、必要に応じて地図を添付する
• 住所：書き間違いは厳禁、分かりづらい場所は目印となる建物や看板を明記しておくと親切
• 会費：税込金額で明記する、集金方法も記載する、招待する場合は会費を記載する必要はありません

６．返信方法や期日を忘れず明記する

案内メールに宴会の詳細を記した後、参加・不参加に関する返信方法や期日について明記しておく必要があります。返信期日を設けずに送ったメールは返事すること自体を忘れられ、いつになっても出欠の返事が集まらない…というケースが考えられます。

ギリギリになって慌てることのないよう、返信期日は開催予定日の１週間〜１０日前としておきましょう。

宴会の案内メールの文例

つづいては宴会の案内メールの文例を紹介します。文例は「社内に宛てる場合」「社外に宛てる場合」の２パターンをお伝えするので参考にしてくださいね。

宴会の案内メールの文例（社内宛て）

宴会の案内メールの文例（社外に宛てる場合）

書くときのポイント：文例の流れは以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• 宴会の主旨
• 宴会の詳細
• 参加を促す言葉
• 返信期日・方法について
• 結びの挨拶

文面では宴会の主旨をしっかり伝えて参加を促すことが大切です。また、宴会の詳細は記載漏れのないよう気をつけ、参加希望者が参加する上で困らないようにしましょう。