飲み会の案内メールの文例（社内・社外）

飲み会の案内メールの書き方を難しいと考える幹事の方は少なくありません。それもそのはず、必要事項を漏れなく明記したり、参加率を高める工夫をしたり、出席の返事を期日までに集めたりと、様々な要素を持ち込まなくてはならないからです。

ここでは、飲み会の案内メールの書き方やマナーについて詳しく解説します。社内向け、取引先などの社外向けの文例も紹介するので参考にしてくださいね。

飲み会の案内メールの書き方・マナー

まずは飲み会の案内メールの書き方、マナーを紹介します。幹事に選ばれた方は是非ご参照下さい。

１．件名は簡潔かつ分かりやすいタイトルにする

件名は、一目見ただけでメール本文の用件を理解できるタイトルにするのが基本です。飲み会の案内メールだと以下のような件名がおすすめです。

• 件名：飲み会のご案内
• 件名：【〇月〇日】飲み会のご案内
• 件名：【要返信】飲み会出欠のご確認
• 件名：【重要】打ち上げの参加者のご確認

この件名を見れば、飲み会のお誘いメールだということがすぐに理解できるはずです。

２．メール本文冒頭は宛名を明記する

メール本文の冒頭は宛名を書くのがマナーです。宛名は案内メールを送る相手が社内・社外かによって分かれますし、複数人に一斉送信するかによっても書き方が変わります。以下を参考にしてください。

取引先など、社外の複数人に案内メールを一斉送信するのは基本的に失礼です。できれば一人ずつ個別に飲み会の案内メールを送りましょう。

３．挨拶文の書き方

宛名を明記した後は、ビジネスメールの慣習に基づいて挨拶文を明記しましょう。

• 社内向けの挨拶文：「お疲れ様です」
• 社外に送る挨拶文：「お世話になっております」「平素より大変お世話になっております」

挨拶文で間違えやすいのは「ご苦労様です」という書き出しです。「ご苦労様です」は目上の人が目下の人に用いる挨拶なので、使用しないよう注意しましょう。

４．飲み会の趣旨を明記する

挨拶文を書き終えたら、次はいよいよ本題に入ります。メール本文には飲み会を開催する旨を記すとともに、趣旨についても書き添えましょう。

「飲み会」と一口にいっても、歓送迎会・忘年会・新年会・キャンペーンの打ち上げ・スタッフを労う会など、飲み会を開く目的は様々です。飲み会が何のために開催されるのかを明記することによって参加率も変わるので、忘れず記載しておくことが重要です。

５．礼儀正しく丁寧な言葉で参加を促す

飲み会の案内メールには幹事として、会への参加を促す言葉を書き添えておくことが大切です。

「是非ご参加ください」というシンプルな一文でも結構ですが、「お忙しいかと存じますが、是非ご参加ください」などと、参加を促す言葉の前に「お忙しいかと存じますが」「ご多忙のところ誠に恐縮ですが」といった言葉を盛り込むことでより丁寧な文面にまとまります。

６．飲み会の詳細は箇条書きにする

飲み会の案内メールで最も重要な部分は、飲み会が開催される日時や会場・会費についての情報です。詳細に記載漏れや書き間違いが無いよう十分注意し、参加者に知らせておくべき必要事項を記載しましょう。最低限明記すべき項目は以下の通りです。

• 日時：月日・曜日・時間
• 会場：飲み会の開催場所を正式名称で書く
• 住所：書き間違いは厳禁、分かりづらい場所の場合は目印となる建物を伝えたり、地図を添付する
• 会費：税込金額で書く、集金方法も明記する

必要なポイントを絞り、箇条書きにすることでより情報が見やすくなります。

７．返信期限について

飲み会の案内メールの詳細を記載したら、次は出欠の返信期日を明記しましょう。また、参加不参加の返答方法についてもあわせて書いておく必要があります。

• 恐れ入りますが、出席のお返事は各課で取りまとめて、〇月〇日までに幹事〇〇までお知らせください。
• 出席のお返事は各部署でとりまとめて、〇月〇日までに幹事〇〇までお知らせください。

幹事としては飲み会を開催するお店の予約にも関わるので、開催予定日の一週間前～１０日前を期日にすることが大切です。

飲み会の案内メールの文例

つづいては、飲み会の案内メールの文例を紹介していきます。文例は「社内の方に送る案内メール」「取引先に送る案内メール」の２パターンをお伝えします。幹事の方は是非参考にしてくださいね。

飲み会の案内メールの文例（社内に宛てる場合）

飲み会の案内メールの文例（取引先に宛てる場合）

 書くときのポイント：飲み会の案内メールを書くときの流れは以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• 飲み会の趣旨
• 飲み会の詳細
• 出欠の返信期日
• 結びの挨拶

取引先など社外の方に向けて送る案内メールは、日頃の感謝の気持ちをしっかりと明記しましょう。飲み会の場所が分かりづらいときは地図を添付したり、目印についても明記しておくと参加者に親切です。また、返信期日は飲み会の一週間～１０日前にしておくと参加者の人数調整がしやすいです。