引き継ぎ・担当変更の挨拶メールの文例集(異動・転勤・退職)

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引き継ぎ・担当者交代の挨拶メールの文例集(異動・転勤・退職)

人事異動や退職により、担当する顧客を後任者へ引き継ぐことが決まったら、担当者変更の挨拶メールを送りましょう。

取引先の担当者との信頼関係を損なわないよう、挨拶メールには担当者が交代する理由を簡潔に記すとともに、後任者の着任時期を明確に伝え、遅滞なく業務が進むことを伝えるのが基本です。

ここでは、引き継ぎ・担当者交代の挨拶メールの書き方やマナーについてお伝えします。会社・前任者から担当変更メールを送るときの文例も紹介するので参考にしてくださいね。

引き継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方・マナー

まずは、引き継ぎ・担当者変更の挨拶メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

前任者から挨拶メールを送るのが礼儀

担当交代に伴う業務内容・顧客情報の引き継ぎに時間を取られてしまい、前任者の挨拶なく後任者が着任の挨拶をするのは非常に失礼な対応です。これまでお世話になった厚意に対して誠実に応えるためにも、必ず前任者から挨拶メールを送りましょう。

ただし、メールはあくまでも略式であり、正式なマナーは書状で挨拶状を送ること。メールだけでなく、担当交代の挨拶状を送りたい方は「担当交代の挨拶状の書き方」をご覧ください。

担当者交代の理由は簡潔かつ明確に伝える

理由を伝えずに担当者交代の通知だけを送ると、取引先はきっとあなたの会社の対応に不信感を持つはずです。転勤や異動の理由や、退職理由を具体的に明記する必要はありませんが、いずれかの事情により担当が変わる事実ははっきり伝えなければなりません。

次章では人事異動や退職による担当者変更の挨拶メールを紹介しているので、書き方を確認しておきましょう。

引き継ぎ・担当変更の挨拶メールの文例(会社から送る場合)

つづいては、会社から顧客へ担当者変更を通知するときの挨拶メールの文例を紹介します。前任者の急な退社や、連絡が行き届かなかったときはこの形で送りましょう。

引き継ぎ・担当変更の挨拶メールの文例(人事異動・転勤)

件名:貴社担当者交代のご挨拶

株式会社〇〇〇〇
総務部 〇〇 〇〇 様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△、営業部の△△と申します。

本日は担当者変更のお知らせでご連絡致しました。

さて、これまで貴社を担当しておりました弊社営業部の〇〇が
〇月の人事異動で〇〇営業所での勤務となり、
後任の〇〇〇〇が貴社を担当させて頂くこととなりました。

〇〇〇〇(後任者)は入社以来〇〇支店に勤務し、
地域のお客様から多大な信頼をいただき実績を積んで参りましたので、
必ずや貴社のお役に立てるものと存じております。

近日中に新担当者の〇〇をご挨拶に伺わせますので
よろしくお願い申し上げます。

メールにて大変恐縮ではございますが、
取り急ぎ担当者変更のご挨拶を申し上げます。

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署名
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後任者の誠実な印象を伝える:前任者の赴任先の支店名や部署名を通知し、新担当者の簡単な経歴を記しておくと取引先の担当者は安心します。プラスとなるようなエピソードや実績を紹介すると効果的です。

引き継ぎ・担当変更の挨拶メールの文例(前任者退職)

件名:貴社担当者交代のご挨拶

株式会社〇〇〇〇
総務部 〇〇 〇〇 様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△、営業部の△△と申します。

本日は担当者変更のお知らせでご連絡致しました。

さて、このたび貴社を担当しておりました
弊社営業部の〇〇が一身上の都合により退社し、
後任として〇〇〇〇が担当させて頂くこととなりました。

担当者の交代によって、貴社にご不便ご迷惑をおかけしないよう、
万全の引き継ぎを行う所存でございます。

今後も誠心誠意、ご期待にお応えする所存でございますので
引き続き変わらぬお引き立てのほど、お願いいたします。

近日中に新担当者の〇〇をご挨拶に伺わせますので
よろしくお願い申し上げます。

メールにて大変恐縮ではございますが、
取り急ぎ担当者変更のご挨拶を申し上げます。

====================
署名
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引き継ぎの挨拶メールの文面は慎重に:取引先に不安を持たせないようにするため、担当者変更の挨拶メールに具体的な退職理由を記す必要はありません。「円満退社により」などの言葉も用いず、「一身上の都合」としましょう。

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