納期遅延のクレームメールの書き方・文例集

期日を過ぎても注文した商品が届かないときは、取引先にメールを送って発送状況を確認しましょう。

ただし、怒りにまかせて感情的な文面を送りつける対応は望ましくありません。相手に非がある場合でも、理性を保った状態でメールを作成することが重要です。

ここでは、納期遅延のクレームメールの書き方やマナーについてお伝えします。納期が遅れているときに取引先へ送る文例も紹介するので参考にしてくださいね。

納期遅延のクレームメールの書き方・マナー

まずは、納期遅延のクレームメールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

冷静に客観的な事実を伝える

約束の日を過ぎても商品が到着せず、仕事を前に進めることができないと、つい怒りがこみ上げてきて感情的なメールを送ってしまいがちですが、気持ちを落ち着かせて客観的に事実を伝えることが大切です。

メールの文面には注文した商品の日時や取引先から通知されている納入日を正確に書き記し、事実を伝えなくてはなりません。余程の事態でない限り、「顧客に迷惑をかけてしまっている」「あなたの会社の怠慢だ」などと、相手に責任を問うような書き方をするのは控えましょう。今後の関係に亀裂が生じてしまいます。

相手に対する要望を末尾に書く

期日までに商品が到着しなかったことを踏まえて、先方にどのような対応を求めるのかを、本文を締めくくる際に書き記しましょう。至急連絡がほしいのか、商品の発送状況を確認してほしいのか、到着予定日を知りたいのかをはっきり明記することによって、相手もあなたの要望に合った対応を取るはずです。

納期遅延のクレームメールの文例集

つづいては、納期遅延のクレームメールの文例を紹介します。取引先との関係性や、納品の遅れが自社や顧客に与える影響を考慮して、適切なメールを作成しましょう。

納期遅延のクレームメールの文例（基本）

用件を伝える一文目は「問い合わせ」という表現を用いることによって、クレームや抗議の印象を弱める効果があります。当初の納入期日を書き記したうえで、末尾では先方に対する要望を具体的に記して回答を求めるのが基本です。

納期遅延のクレームメールの文例（柔らかい表現）

抗議よりも確認の意味合いを強調したいときは上記文例の書き方が望ましいでしょう。「ご多用中かとは存じますが」などと前置きを記すことにより、文面が柔らかくなり丁寧な印象を与えます。また、注文内容を箇条書きにすることで相手の対応もスムーズになります。

納期遅延のクレームメールの文例（強めの表現）

先方のミスや落ち度に対して説明を求めたり、事態の改善を強調して伝えたいときは、上記の書き方を参考にクレームメールを作成しましょう。ただし、この場合でも、感情的な表現はなるべく控え、これまでの経緯や事実を冷静に伝えることが大切です。