出産のため、産休・育休に入る前には、お世話になった社内・社外の方々に挨拶を伝えるのがマナーです。
社内の方々に送るときは、妊娠中、あなたの体調を優先して仕事面で支えてくれた心遣いに謝意を述べるのはもちろん、休暇期間や後任の担当者を漏れなく通知することが大切です。
ここでは、産休の挨拶メールの書き方やマナーについてお伝えします。上司・社長・社内・社外・取引先に宛てる場合の産休の挨拶メールの文例も紹介するので参考にしてくださいね。
目次
産休の挨拶メールの書き方・マナー
まずは、産休の挨拶メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。
産休の挨拶メールを上手く活用しよう
産休の挨拶は、普段顔を合わせる機会の多い直属の上司や同僚には直接、口頭で挨拶するのが礼儀です。挨拶メールは基本、部署や全体に対して一斉送信するときに活用するとよいでしょう。また、お世話になった上司や親しい間柄の上司には別途、挨拶メールを送って感謝の気持ちを伝えると好印象です。
産休の挨拶メールを送るタイミング
産休の挨拶メールを送るタイミングは、社内と社外でそれぞれ異なります。下記をご覧ください。
- 社内に宛てる場合:産休に入る1ヶ月前を目安に送る
- 社外に宛てる場合:社内で産休の挨拶を終えてから送る
特に注意すべきは取引先などの社外の宛てる場合です。体調が思わしくなく、社外に出るのが困難な場合は、早めに挨拶メールを送り、後任挨拶の訪問日時を調整しやすいようにすることが大切です。※次章で紹介している文例には、挨拶メールで済ませる書き方についてもご紹介しています。また、メールで挨拶をしないまま、一方的に休職期間に入ってしまわないように注意しましょう。
礼儀正しい表現を用いるのが基本
産休の挨拶メールには、妊娠中の配慮や、休職期間中、後任者を含めた職場の方々が業務を担当してくれる心遣いに対して謝意を表すことがマナーです。周囲のサポートに礼を尽くして、文面は礼儀正しく仕上げることを心がけましょう。迷惑をかけてしまうという謙虚な気持ちや、職場復帰後は仕事を頑張る前向きな姿勢を伝えることも忘れてはなりません。
産休の挨拶メールの文例集
つづいては、産休の挨拶メールの文例を紹介します。
産休の挨拶メールの文例(上司)
件名:産休のご挨拶 〇〇課長 お疲れ様です。総務部の△△です。 私事で恐縮ではございますが、〇月〇日(〇)より また産休後は、引き続き育児休暇を取得させていただき、 なお、最終出社日は〇月〇日(〇)を予定しております。 休暇中の業務につきましては〇〇さんに引き継ぐ予定ですが、 〇〇課長の温かいご指導と励ましのお言葉のおかげで、 また、妊娠してからは私の体調にもお気遣いいただきましたこと、 不在期間中は〇〇課長をはじめ、皆様にご迷惑をおかけいたしますが、 また職場に復帰し、〇〇課長の下でお仕事ができますことを メールにて恐縮ですが、取り急ぎ ==================== |
産休の挨拶メールは温かみのある文面に仕上げる:心遣いに対するお礼の言葉に、回りくどい表現は必要ありません。仕事や妊娠期間中の、お世話になったエピソードを思い出し、自分なりの素直な言葉で謝意を表しましょう。
産休の挨拶メールの文例(社内)
件名:産休のご挨拶【〇〇〇〇(名前)】 営業部の皆様 お仕事中に失礼いたします。営業部の〇〇です。 私事で恐縮ですが、〇月〇日(〇)より また、産休後は引き続き育児休暇に入るため、 産休中の業務につきましては〇〇さんに引き継ぎをお願いしたので、 なお、最終出社日は〇月〇日(〇)を予定しておりますので 在職中、皆様には大変お世話になりました。 これまで体調不良による突然の休暇などにより 職場復帰しましたら、これまで以上に皆様のお力になれるよう 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 ==================== |
通知事項を漏れなく明記する:社内の方々に一斉送信する場合は、在職中お世話になったことへのお礼と、復帰後の意気込みについても簡潔に明記しておきましょう。また、産休に入る日付・復帰の目途・最終出社日・引き継ぎした方の情報についても知らせておくのがマナーです。
産休の挨拶メールの文例(社長)
件名:産休のご挨拶【〇〇〇〇(名前)】 〇〇社長 お疲れ様です。経理部の〇〇です。 この度は出産休暇・育児休暇を取得させて頂き、 〇月〇日(〇)より出産休暇に入り、 妊娠中は〇〇社長より温かいお心遣いをいただきましたこと、 職場復帰しましたら、これまで以上に メールにて恐縮ですが、取り急ぎ ==================== |
礼儀正しい文面に仕上げる:社長に挨拶メールを送るときは、妊娠・出産への配慮に対して礼儀正しい言葉で感謝の言葉を述べましょう。相手に丁寧な印象が伝わります。
産休の挨拶メールの文例(社外・取引先)
件名:担当者変更のご挨拶 株式会社〇〇〇〇 いつも大変お世話になっております。 本日は、貴社担当者変更のお知らせでご連絡致しました。 私事で大変恐縮ですが、〇月に出産を控えており、 休職中は下記記載の弊社〇〇が担当させて頂きます。 ■後任の貴社担当者 貴社にご迷惑をおかけすることのないよう しばらくの間、職場を離れるのは寂しい気持ちになりますが、 近日中に私と後任の〇〇とで 取り急ぎ、担当者変更のご挨拶を申し上げます。 ==================== |
産休の挨拶メールで済ませる場合の書き方:体調不良により新担当者のみが引き継ぎの挨拶に出向く場合は「休職前に直接お伺いし、ご挨拶させて頂きたい気持ちはありますが、体調不良により叶いませんこと、何卒ご容赦くださいませ」と断りを入れておくことも大切です。