不良品の返品・交換を伝えるクレームメールの書き方・文例集

注文品が到着したので中身を確認したところ、商品に不良や欠陥が見つかったときは、購入先の会社にその事実を伝えましょう。

クレームメールには返品や返金・交換など、あなたが希望する改善策の意志も併せて書き記し、相手に要望するのが基本です。

ここでは、不良品の返品・交換を伝えるクレームメールの書き方やマナーについてお伝えします。抗議メールの文例も紹介するので参考にしてくださいね。

不良品の返品・交換を伝えるクレームメールの書き方・マナー

まずは、不良品の返品・交換を伝えるクレームメールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

不良品に気づいたら早めに伝える

商品が手元に到着し、日数が経過した後に不良品に気づいたとしても、購入元の会社が対応しかねる場合もあります。自身に非がないにもかかわらず、購入後の取り扱い方に問題があったのではないかと疑われたりすると、あなたもきっと不快に思うはず。不良品に気づいたらなるべく当日中に知らせることを心がけましょう。

客観的に事実を伝える

不良品が見つかったときのクレームメールは感情的な表現になりがちですが、相手に迅速な対応を促すためにも気持ちを落ち着かせて客観的に事実を伝えることが大切です。

いつ受け取った商品に、どのような不良や欠陥があったのかを正確に説明し、まずは相手が事実確認を行って事態の改善策を検討できるよう配慮を示しましょう。

不良品の返品・交換を伝えるクレームメールの文例集

つづいては、不良品の返品・交換を伝えるクレームメールの文例を紹介します。

不良品の返品・交換を伝えるクレームメールの文例（企業間取引）

返品の意志を伝えることによって抗議の気持ちが表れます。もっと感情的な気持ちをぶつけたい場合でも、メールでは伝えるべき内容を冷静に書き記すことが大切です。

不良品の返品・交換を伝えるクレームメールの文例（対応策を尋ねる場合）

折り返しの連絡や返信を求めることによって、早急な対応を要していると強調できます。対応可能な時間帯や曜日を書き記すことによって、相手とのやり取りが円滑に進みます。

不良品の返品・交換を伝えるクレームメールの文例（対応策を提案する場合）

事態を収拾するための改善策を提案する場合は、不良品が見つかった旨を明記したあとに書き添えます。企業によっては不良品の対応策が決まっているため、期日つきで連絡をしてもらうよう促すと効果的です。