納期延期依頼の断りメールの文例集

取引先から納期延期の依頼があったものの、こちらも事情があって断らないといけないときははっきりと断りの意思を伝えることが重要です。

曖昧な表現をして期待を持たせたり、反対に、遠慮のない一方的な断りを入れたりするのは非礼のため気をつけなければなりません。

ここでは、取引先からの納期延期の依頼を断るメールの書き方やマナーについてお伝えします。断りメールの文例も紹介するので参考にしてくださいね。

納期延期依頼の断りメールの書き方・マナー

まずは、納期延期依頼の断りメールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

断る理由は具体的に提示する

断りメールでは、相手の依頼をはっきり断ることは大切ですが、それだけだと相手は納得できません。断らざるを得ない理由についても具体的に書き記して誠意を示しましょう。相手はきっと想定外のトラブル発生が原因により、納期延期の依頼をしてきたはずです。一方的に結論だけ伝えるのではなく、納期を死守してほしい事情についても丁寧に説明することが相手への礼を尽くすことでもあるのです。

礼儀正しい表現を心がける

相手の要望を断るメールは、書き方に注意しないと非難めいた文面になってしまいます。「依頼に応じたい気持ちはあるけれども、諸事情がそれを許さない」という気持ちが伝わるよう、断りを伝える前には「大変申し訳ございませんが」「誠に不本意ですが」などのクッション言葉を書き記したり、末文では「諸事情をお汲み取りいただき」「弊社の事情をご覧察のうえ」と書くことを心がけましょう。

納期延期依頼の断りメールの文例集

つづいては、納期延期依頼の断りメールの文例を紹介します。

納期延期依頼の断りメールの文例（基本）

書き方のポイント：自社側での精一杯の努力と検討の結果、達した結論であることが伝わるよう、礼儀正しく丁寧な文面を書き記して誠意を伝えましょう。曖昧な表現は避けて、断りの意思をはっきりと示すことも大切です。

納期延期依頼の断りメールの文例（一部譲歩する場合）

書き方のポイント：主張すべきところ、譲れない事柄などは、曖昧な書き方をせずに断固として述べることが重要です。納期が迫っており、返信が早急に必要な場合は、具体的な時間を指定して提示することを心がけましょう。