歓迎会を欠席する断りメールの書き方・文例集

新入社員や中途社員が入社したら、新しく仲間になるメンバーの入社を祝って歓迎会を開催することが一般的です。

ですが、都合によりどうしても参加できない時や、あまり気持ちが乗らず飲み会に行きたくない時もあるでしょう。そんなときは断りメールを送って不参加を表明しましょう。

ここでは、歓迎会の断りメールの書き方やマナーについてお伝えします。文例も紹介するので参考にしてくださいね。

歓迎会を欠席する断りメールの書き方・マナー

まずは、歓迎会の断りメールを作成するときの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

角が立たない断りの理由を伝えよう

歓迎会への参加を断る理由が、先約や外せない都合の場合であれば、素直にその理由を伝えて歓迎会の開催日時を変更してもらったり欠席したりすれば良いですが、「飲み会自体があまり好きではない」「気持ちが乗らないので参加したくない」などが本音の理由の場合、不参加理由の伝え方には注意しなくてはなりません。「協調性のない奴だ」と思われたり、嘘が後でバレたりしないよう下記の理由はくれぐれも避けましょう。

• 禁酒を理由に断る：「お酒を飲まずにノンアルコールを飲めばいい」と参加を促される
• 資格の勉強を理由に断る：強引な上司が職場にいたら「一日くらい勉強しなくても大丈夫だろう」と決めつけられる
• 金欠を理由に断る：自身も入社時、歓迎会を開催してもらったならこの断り文句はマナー違反

歓迎会は全員参加を義務付けている職場も少なくありません。自分本位な理由で断ると周囲からバッシングを浴び、社内の人間関係が気まずくなったり仕事に支障が出ることもあるので注意しましょう。

礼儀正しく丁寧な文面を心がける

歓迎会の断りメールを送るときは、断る理由だけではなく文面の書き方にも気をつける必要があります。文面には下記３項目を必ず書き記して謝意を表しましょう。

• 歓迎会に誘ってくれたことへの御礼・感謝の言葉
• 参加できないことを残念に思う気持ち
• 不参加へのお詫びの言葉

また、歓迎会への参加を断るときは礼儀正しい文面に仕上げることが基本です。丁寧な言葉を用いて相手に気持ちを伝えましょう。

不参加が承諾されたあとで主役と幹事には直接お詫びする

飲み会を欠席することによって最も残念な気持ちになるのが、これから共に働く歓迎会の主役の方です。入社や部署異動・転勤によってあなたの職場で働くことが決まったものの、歓迎会を欠席するメンバーがいると「自分は新しい職場の人に歓迎されていない」と感じてしまうものです。また、歓迎会の計画を立てて段取りしてくれた幹事の方もきっと不本意でしょう。

事前に断る場合は、欠席が承諾されたらすぐに主役と幹事のところに出向き、直接お詫びの言葉を伝えましょう。また、歓迎会の開催前日や当日にキャンセルを入れた場合は、翌日の朝にはお詫びするのがマナーです。

歓迎会を欠席する断りメールの文例集（事前に断る場合）

つづいては、歓迎会の断りメールの文例を紹介します。歓迎会の案内メールに返信するときのメールを紹介します。

歓迎会の断りメールの文例（理由：身内との約束）

書き方のポイント：断りメールでは断りの返事を書くだけでなく、参加できるように努力した経緯についても書き記すと相手は納得できます。「今回は都合により参加できません。申し訳ございません」だけの淡泊な文面だと幹事や主役に失礼です。

歓迎会の断りメールの文例（理由：取引先への接待）

書き方のポイント：歓迎会に参加できない理由は具体的に明記するのが基本。相手に理解を促しましょう。異動や入社により新しく仲間になったメンバーを後日誘うことについても書き記し、お詫びの言葉を添えましょう。

歓迎会の断りメールの文例集（直前に断る場合）

つづいては、歓迎会の開催日当日や前日にドタキャンする際の断りメールの文例を紹介します。

歓迎会の断りメールの文例（理由：あなたが体調不良）

書き方のポイント：「体調不良のため参加できない」ことだけを伝えるのではなく、症状や帰社後に病院へ行くこと、今日は一日安静にしておくことなども書き記しておきましょう。次の日、大事なクライアントとの商談がある場合はそのことについても触れておくと、欠席もやむを得ないことが伝わります。

歓迎会の断りメールの文例（理由：家族が体調不良）

書き方のポイント：身内の方の看病を欠席の理由にすれば、幹事はきっと「仕方ない」と思うでしょう。参加できないことを残念に思う気持ちを伝えるためにも、文面は礼儀正しく丁寧に書き記しましょう。

歓迎会の断りメールの文例（理由：急遽仕事が入った）

書き方のポイント：取引先からの無理な依頼により歓迎会に参加できないことを伝える断りメールです。同僚や上司との繋がりがなく、尚且つ売上貢献度の高い顧客を選定するのがポイントです。ただし、会社に残っていないといけないので嘘をつくメリットはあまりありません。