請求金額間違い・請求書誤記へのお詫び状の書き方|文例つき

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請求金額間違い・請求書誤記へのお詫び状の書き方|文例つき

請求金額の間違いや請求書の誤記を指摘されたときは、すぐにお詫び状を送るのがマナーです。指摘された点を調査し、状況が判明し次第、すぐに連絡を入れる誠意のある対応も大切。また、お詫びの文面には、ミスの起こった経緯を簡潔に書き、善後策についても触れておくとよいでしょう。

ここでは、請求金額間違い・請求書誤記へのお詫び状の書き方や、心がけておきたいマナーについてお伝えします。詫び状の文例もご紹介するので、手紙を書くときの参考にしてくださいね。

請求金額間違い・請求書誤記へのお詫び状のマナー

まずは、請求金額間違い・請求書誤記へのお詫び状を書くときに心がけておきたいマナーや、押さえておくべきポイント、注意事項について理解しておきましょう。

迅速に対応する

請求書を送付した取引先やお客様から請求書に関する指摘があったときは、すぐに調査し、ミスがあればお詫びします。対応が遅くなればなるほど相手の印象が悪くなるので注意しましょう。これまで時間をかけて先方と築き上げた信頼関係を壊してしまわないよう事後処理を迅速にすることを意識すべきです。

素直にミスを認めて善後策を明記する

相手に多少の原因があったとしても、お詫び状で言い訳をするのはマナー違反です。非を認めることはもちろん、言葉遣いにも注意し、先方に不快な思いをさせないよう気をつけましょう。

また、同じミスを繰り返さないために今後どのような対応をするのかについても明記しておくと、相手に誠意が伝わります。反省の意を述べるだけでなく、善後策も示すのはビジネスマンの基本。謝罪と善後策はセットだと理解しておきましょう。

請求金額間違い・請求書誤記へのお詫び状の書き方

つづいては、請求金額間違い・請求書誤記へのお詫び状を書くときの基本構成についてご紹介します。詫び状は、書式に則って明記するのがマナー。構成要素とポイントは図の下に記載しておきます。

請求金額間違い・請求書誤記へのお詫び状の書き方

  1. 日付:お詫び状の発送年月日を和暦で書きます。算用数字を用いて、右に寄せて書きましょう。
  2. 宛名:お詫び状を出す相手の会社名、部署名、役職名、担当者名を書き添えます。省略せず、正式名称で明記しましょう。
  3. 差出人:差出人の会社名、部署名、役職名、担当者名を正式名称で書きます。
  4. 件名:文書のタイトルを簡潔かつ具体的に明記します。
  5. 前文:前文は「頭語(拝啓)」「時候の挨拶」「相手の安否を気遣う挨拶」「日頃の感謝・お礼を伝える挨拶」の順番に形式に従って書き出します。お詫び状を宛てる場合、時候の挨拶は省略してもかまいません。
  6. 主文:「請求金額相違のお詫び」「請求書誤記のお詫び」「調査結果の報告」「今後の対応策」「許しを請う言葉」などを書き記します。
  7. 末文:末文は「結びの挨拶」で文章を締めくくり、改行して行末に「結語(敬具)」を書きます。結語の書き忘れに注意しましょう。

請求金額間違い・請求書誤記へのお詫び状の文例

さいごに、請求金額間違い・請求書誤記へのお詫び状の文例をご紹介します。文例のあとに記載しているポイントについても目を通しておいてくださいね。

請求金額間違いのお詫び

                                   平成〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇
総務部 〇〇〇〇様
                                    株式会社〇〇〇〇
                                    経理部 〇〇〇〇
           ご請求金額についてのお詫び
拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
 さて、このたびは〇月分のご請求金額につきまして、誤った金額をご請求いたしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
 ご指摘を受けましてさっそく会計帳簿を調べましたところ、確かに弊社の間違いでございました。今後は経理面でのチェック態勢の強化に力を注ぎ、二度とこのようなことが起こらぬよう万全を期して参りますので、このたびの件は、どうかご容赦くださいますようお願い申し上げます。
 なお、訂正いたしました請求書を同封させていただきます。
 取り急ぎ書中をもちましてお詫びを申し上げます。
                                          敬具

詫びるときは、何について詫びているかも明確に記しておくことが大切です。記載金額の相違についてのお詫びであることを明記するとともに、反省の意と善後策についても述べ、相手に誠意を伝えることを心がけましょう。

請求書誤記のお詫び(1)

                                   平成〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇
総務部 経理課 〇〇〇〇様
                                    株式会社〇〇〇〇
                                    経理部 〇〇〇〇
            ご請求書誤記のお詫び
拝啓 貴社ますますご清栄の段、誠に大慶に存じます。平素は格別のお引き立てにあずかり、深く感謝申し上げます。
 さて、昨日ご指摘いただきました〇月分の請求書の誤記の件ですが、早速調査いたしましたところ、誠に恐縮の極みですが、ご指摘の通りのミスが判明しました。
 原因は弊社オペレーションのミスにて、他社への納品分を取り混ぜて入力したことでした。このようなミスをおかけしましたことは誠に申し訳なく、深くお詫び申し上げます。
 つきましては、訂正した〇月分の請求書を同封いたしましたので、よろしくご査収ください。なお、誠にお手数をおかけいたしますが、誤記の請求書は同封の封書にて弊社までご返送くださいますようお願い申し上げます。
 単純なミスではございますが、弊社の管理体制の落ち度に相違ございません。とくに慎重をきたすべき請求書作成でございますので、二度とこのような問題を起こさぬよう善処いたす所存でございます。何卒ご理解のうえ、今後ともよろしくお願い申し上げます。
 取り急ぎ書面にてお詫び申し上げます。
                                          敬具

誤記の請求書の処分については、廃棄をお願いするケースもありますが、返送してもらうのが一般的です。その場合、返信用封筒を同封し、相手に手間がかからないよう切手を貼ったり、返送先を明記しておく配慮をしておくのが礼儀。

請求書誤記のお詫び(2)

                                   平成〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇
経理部 〇〇〇〇様
                                    株式会社〇〇〇〇
                                    総務部 〇〇〇〇
         〇月分請求書ご送付について(お詫び)
拝復 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。日頃は格段のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
 さて、昨日(〇月〇日付)の貴信にて〇月分の請求書に誤記があるとのご指摘を受け、早速調査いたしましたところ、誠に恐縮の極みですが、他社への納品分を取り混ぜてインプットしていたようです。
 単純ミスではございますが、当社の管理体制の落ち度に相違ございません。特に慎重を期すべき請求書作成でございますので、二度とこのような問題を起こさぬよう善処したいと存じます。
 今後はこのようなミスを起こさぬように細心の注意をいたしますので、今回はご容赦いただきますようお願い申し上げます。
 つきましては、修正いたしました請求書を同封させていただきます。
 なお、誤記のありました請求書はお手数ですが破棄していただきますようお願い申し上げます。
 取り急ぎ書中をもちましてお詫び申し上げます。
                                          敬具

何月分の請求書のことについてお詫びするのか、日付を明記するなど、新たな相違が生まれないよう確認の意味も込めて詳細を書き記すことが大切です。

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