品切れ・在庫切れのお詫び状の書き方｜文例つき

取引先やお客様から注文が入った商品が品切れ・在庫切れだった場合、封書でお詫び状を送るのが正式な対応です。先方へは、日頃の感謝の気持ちを述べ、丁寧な文面にすることが大切です。

ここでは、品切れ・在庫切れのお詫び状の書き方や、心がけておきたいマナーについてお伝えします。手紙の文例もご紹介するので、文書を作成するときの参考にしてくださいね。

品切れ・在庫切れのお詫び状のマナー

まずは、品切れ・在庫切れのお詫び状を書くときに心がけておきたいマナーや、押さえておくべきポイント、注意事項について理解しておきましょう。

先方への配慮が肝心

品切れの場合は、文面でその理由をきちんと述べ、注文に応じきれないなどを素直にお詫びします。この場合、相手が最も気にしているのは再入荷予定・生産予定ですから、その見通しを明記し、入荷する際は再注文をお願いします。

再出荷はせず事実上の発売中止の場合は理由を明確にし、今後の付き合いに影響を与えない配慮が必要です。相手に多大な迷惑をかけることなので、遠回しな言い方ではなく、読んで理解しやすい内容になるよう心がけましょう。

謙虚で丁寧な文面を心がける

商品が人気により品薄状態となっている場合、自慢と捉えられないよう、書くときの表現には気をつけましょう。お客様には、日頃からお世話になっていることに対して感謝の気持ちを述べ、在庫切れの状況に陥ってしまった見通しの甘さを詫びます。

自社の体制不備により、お客様に迷惑をかけてしまったことを念頭に置いて、礼儀正しい文面になるよう丁寧にまとめることを意識しましょう。

品切れ・在庫切れのお詫び状の書き方

つづいては、品切れ・在庫切れのお詫び状を書くときの基本構成についてご紹介します。詫び状は、書式に則って明記するのがマナー。構成要素とポイントは図の下に記載しておきます。

品切れ・在庫切れのお詫び状の文例

さいごに、品切れ・在庫切れのお詫び状の文例をご紹介します。文例のあとに記載しているポイントについても目を通しておいてくださいね。

企業に宛てる場合

品切れの事情は簡潔に書き、色違いなどの類似品のストックがある場合は、応急処置としてその商品を紹介しておくと、相手も検討の対象になります。納品までにまだ数ヶ月時間がかかる場合は、今後の改善策として「このようなことが再発しないよう、出荷体制の見直しを弊社一丸となって行っておりますので」などと明記するとよいでしょう。

個人に宛てる場合

注文品が品切れとなってしまったことに対してお詫びの気持ちを伝えるためには、謝罪の言葉を必ず添えましょう。また、問い合わせ商品に対する今後の予定や、代案を提示することによって、お客様の選択肢も増えるため親切です。