保証人の依頼を断る手紙の書き方｜文例つき

断り状に最低限必要なのは、依頼を承諾するか、断るかという明確な意思表示です。しかし、断るという行為には冷たさが伴いがちであり、文面が寒々しくなります。

先方の立場に立って、思いやる表現や、断る理由の丁寧な説明、これからの交誼につながる言葉などを実情に応じて書き添え、その印象をやわらげることが大切です。

ここでは、連帯保証人や身元保証人の依頼を断る手紙の書き方やマナーについてお伝えします。文例もご紹介するので、書くときの参考にしてくださいね。

保証人の依頼を断る手紙のマナー

まずは、保証人の依頼を断る手紙を書くときに、押さえておきたいマナーや注意事項をお伝えします。どの項目も大事なので、目を通しておいてくださいね。

上から目線の表現はNG

人に何かを依頼する場合、依頼者はマナーとして謙虚な姿勢を示すものです。とくに、保証人の依頼は、相手に賠償責任などの負担を負わせることになるため、誠意を込めて丁寧にお願いされることでしょう。

それに対して依頼された側が偉そうな言葉遣いや尊大な態度で返信するのは、諾否にかかわらず、相手にとって快いものではありませんし、マナー違反でもあります。

また、相手に対する返信に説教じみたことを書き連ねるのも、相手に不快感を与えかねません。断り状でそのような表現をされれば、相手は間違いなく気分を損ねてしまいます。相手からの依頼への返信では、上から目線な表現は絶対にやめましょう。

明確に理由を書き添える

断り状では、断る理由を明確に示すことが大切です。先方は、多くの場合、「きっと聞き届けてくれるだろう」という切実な気持ちで、依頼状を出したはずです。

それに対して、ただ単に「お断りいたします」と告げられるだけでは、自分の気持ちを納めることができません。それどころか、自分は大切に思われていない、もう今後の付き合いをしてくれないかもしれないといった、悲しい思いをさせてしまうかもしれません。断るときは、曖昧な表現は避け、相手が「そのような理由・事情なら仕方がない」と思ってくれるような、はっきりとした理由を書き添えることが大切です。

困ったときの拒絶理由の書き方

保証人にはなれないけど、相手を説得するための理由をうまく説明できないときは「信条」「家訓」「親の遺言」「失敗体験」などとするのが無難で、角が立ちません。理由は相手に問題があるのではなく、「引き受けない主義」など他意がないことを強調します。

就職や賃貸借契約の際の身元保証人の断りの場合は、「主義」「信条」のほか、「分不相応」「転勤の予定あり」「（退職後など）不安定な身分」など、自分では保証人にふさわしくないとします。期待に応えられない非力を説明し、無念を伝え、お詫びの気持ちを示すのが、丁寧な断りです。誠実な対応を印象づけましょう。

今後につながるひと言が大切

断り状では、相手に無念な思いをさせないように、今後も変わらぬ交際を続けていきたい、という姿勢を示しましょう。

相手との関係にもよりますが、激励する、再会を呼びかけるなど、状況にふさわしいひと言をよく考えて、書き添えるとよいでしょう。書状では、相手に配慮をすることが大切です。

保証人の依頼を断る手紙の書き方

つづいては、連帯保証人や身元保証人の依頼を断る手紙の基本構成と書き方についてご紹介します。断り状は、以下の図に示した「前文」「主文」「末文」「後付け」の4つの項目に分かれます。形式に従って書きましょう。

保証人の依頼を断る手紙の文例

連帯保証人の依頼を断る手紙（1）

文例中の下線部（1）・（2）の書き換え例をご紹介します。（1）は「お役に立てそうもございません」「ご要望に添うことができません」「ご辞退させていただきたく存じます」などがあります。（2）は「お役に立てないことを心よりお詫び申し上げます」「大事なときにお役に立てないことをお許しください」などと書き添えることができます。相手の状況に合わせて使い分けましょう。

連帯保証人の依頼を断る手紙（2）

友人から連帯保証人の依頼をされたときは、断りにくいものです。「せっかくご相談いただいたのに、何の力にもなれずに申し訳ありません」「何のお役にも立つことができず、情けない限りです」など、自分の力が足りないことへのお詫びを伝え、相手への気遣いを示しましょう。

身元保証人の依頼を断る手紙（1）

就職先が決まるなど、相手の吉事に対してはお祝いの言葉を述べます。断るときは、曖昧な表現を避けないといけませんが、相手を傷つけないよう、やわらかい言葉で断るのが基本。「力になりたいのはやまやまだが」という気持ちが伝わるように断るのがマナーです。

身元保証人の依頼を断る手紙（2）

賃貸マンションの契約に必要な資料は、期日が決まっているのが一般的です。依頼を断るときは、相手が次の策を考えられるように、思いやりをもって早めに返事を出しましょう。