不良品のお詫び状の書き方｜文例つき

取引先に対して不良品を納入したときは、お詫び状を出すのがマナーです。相手が最も知りたい情報は、こちらの誠意ある対応です。お詫び状では、早急に不良品を交換する方法と、混入した原因が不明の場合でも積極的に対応していることを伝えるのが基本です。

ここでは、不良品を納品してしまったときのお詫び状の書き方や、手紙を書くときに心がけておきたいマナーについてお伝えします。文例もご紹介するので、お詫び状を書くときの参考にしてくださいね。

不良品のお詫び状のマナー

まずは、不良品を納品したときのお詫び状を書くときに心がけておきたいマナーや、押さえておくべきポイント、注意事項について理解しておきましょう。

同じミスを繰り返さないと誓う

不良品納入が発生したら、ただちに対応するのが基本です。まずは先方からの指摘を真摯に受け、お詫びの言葉を述べます。一般的に、正式なお詫びは文書ですが、一刻も早く返事をするにはメールや電話などの連絡手段も含めて対応しましょう。

文書、メール、電話、ファックスのいずれかで、対応策や原因の究明についてきちんと説明し、最後に同じミスを繰り返さないと誓いの言葉を述べ、今後の取引の継続をお願いしましょう。言い訳をしたり、無責任な発言をしたりしないよう注意しましょう。

善後策についても明記しておく

欠陥品を混入してしまった原因や、今後同じミスを繰り返さないための対策をお詫び状に明記するのはもちろんですが、先方が最も気にするのは、納入した不良品を今後どのように対応してもらえるかということ。返金による対応とするのか、早急に代替品と交換するのかについても文面に記しておくと、相手は安心します。

不良品のお詫び状の書き方

つづいては、不良品を納品したときのお詫び状の基本構成についてご紹介します。詫び状は、書式に則って明記するのがマナー。構成要素とポイントは図の下に記載しておきます。

不良品のお詫び状の文例

さいごに、不良品を納品したときのお詫び状の文例をご紹介します。文例のあとに記載しているポイントについても目を通しておいてくださいね。

文例1

製品の品質問題は、今後の取引に大きく影響してくるため、慎重かつ迅速な対応を心がけます。文面では、お詫びの言葉を添えるのはもちろん、引き続き誠意を持って対処していく意思を見せることが大切です。

文例2

不良品混入のお詫び状で誠意が伝わる文書には、かならず「お詫びの言葉」「早急に不良品を交換する方法」「同じミスを繰り返さないための改善策」の3点が明記されています。不良品混入におけるミスは、たった一度起こっただけでも、企業の管理体制に不信感を与える重大なこと。対応には十分注意しましょう。

文例3

文面では、お詫びを述べ、すぐに代替品を発送したことを伝えます。原因を究明するには、不良品の現物を調査する必要がある場合、「調査結果がわかり次第…」という一文でまとめます。後日、調査の結果と善後策を報告すると、先方の印象も良くなるため、できる限り伝えるほうが望ましいといえます。

文例4

件名には「お詫び」という言葉を入れ、謝意を強調します。不良品が混入したことをお詫びすることはもちろん、返送の手間をかけさせることについてもお詫びしましょう。