支払い遅延のお詫び状の書き方｜文例つき

支払遅延のお詫び状を書くときは、指摘された遅れの原因をすぐに調べ、事実を正確に伝えることが大切です。すぐに振り込めない場合は、その理由を述べて新たな支払日を示し、重ねてお詫びの気持ちを伝えましょう。

ここでは、支払い遅延のお詫び状の書き方や、心がけておきたいマナーについてお伝えします。手紙の文例もご紹介するので、お詫び状を書くときの参考にしてくださいね。

支払い遅延のお詫び状のマナー

まずは、支払遅延のお詫び状を書くときに心がけておきたいマナーや、押さえておくべきポイント、注意事項について理解しておきましょう。

お詫び状は謝ることが目的

支払いが遅延して相手方に迷惑をかけてしまったときは、お詫び状を出します。文面では、率直に相手に謝罪することを目的とし、誠意を持ってお詫びしましょう。問題の原因や背景は、言い訳をしていると相手に受け取られないよう簡潔に伝えることを心がけ、くどくど言い訳をしている印象を与えないようにすることが大切です。

また、可能な限り対処法を考え、善後策を取っている姿勢を示すのはもちろん、同じ過ちを繰り返さない約束をすることが、信頼関係を修復するうえで必要です。

振込の可能な日付を明記する

遅延していることに対してお詫びを伝えることは重要ですが、相手は、いつ支払ってくれるのかを最も気にしています。迅速な対応に努めることとともに、「〇月〇日付け」という表現を用いて相手に知らせましょう。

支払い遅延のお詫び状の書き方

つづいては、支払遅延のお詫び状の基本構成についてご紹介します。詫び状は、書式に則って明記するのがマナー。構成要素とポイントは図の下に記載しておきます。

支払い遅延のお詫び状の文例

支払遅延のお詫び状の文例をご紹介します。文例のあとに記載しているポイントについても目を通しておいてくださいね。

事務処理のミスで次月振込となる場合

支払いが遅れたことにどのように対応してくれるのかは、相手が最も関心のある事柄です。お詫びの言葉のあとに、事後処理について明記しておくと、相手に誠意が伝わり、安心感を与えることができます。

事務処理のミスで振込が遅延する場合

先方から催促されたことに対して率直にお詫びを述べ、その後の対応策、その結果について報告します。同じミスを繰り返さないための今後の取組について伝えることで誠意を示し、先方との関係の修復を図りましょう。

資金繰り悪化による猶予の依頼をする場合

小さなミスから相手の信用を失うことは大いにあります。事後処理を迅速に行うことで信頼の回復に努めることが大切です。

取引先倒産により猶予の依頼をする場合

基本、支払い遅延のお詫び状には、支払い処理が可能な日付を明記します。ただし、支払日を通知できない事情がある場合は、その理由を詳しく書き添え、誠意を示すことが大切です。資金調達の目途が立ち次第、支払日を通知しましょう。