不採用通知書の書き方｜文例つき

不採用の通知書を書くときは、合否の結果について言葉を濁さず、はっきりと伝えることが大切です。応募に対するお礼を述べたり、感謝の意を表すことも忘れてはなりません。

ここでは、不採用通知書を書くときに心がけておきたいマナーや、文例をお伝えします。通知の手紙を書くときの参考にしてくださいね。

不採用通知書のマナー

まずは、不採用通知書を書くときに心がけておきたいマナーや、押さえておくべきポイント、注意事項について理解しておきましょう。

不採用通知を出す時期

面接や書類審査を実施した結果、残念ながら不採用となった方々には、なるべく早めに通知するのがマナーです。面接後1週間を目安に相手の手元に届くよう手配しましょう。

不採用となった方々のなかには、今後、取引先として付き合いが生まれる可能性もあれば、お客様になる場合もあるため、失礼のないよう礼儀正しく丁寧な文面にまとめることを心がけましょう。面接を通過した通知や、内定通知の書類送付のみに気を取られることなく、会社の顔である人事担当者は、どの応募者に対しても誠実に対応することを求められるのです。

不採用の理由は伝えない

応募者の多くは、自分が不採用になった理由を知りたいと思っていますが、採用活動において、一般的には不採用の理由を通知する義務はありません。通知状は、不採用の理由には触れず、結果を通知することが目的だと理解し、文章をまとめましょう。

不採用通知書の書き方

つづいては、不採用通知書の基本構成についてご紹介します。通知状は、書式に則って明記するのがマナー。構成要素とポイントは図の下に記載しておきます。

なお、面接を突破した応募者に送る採用通知については、採用通知・内定通知の書き方をご覧ください。

不採用通知書の文例

不採用通知書の文例をご紹介します。文例のあとに記載しているポイントについても目を通しておいてくださいね。

面接後の不採用の通知1

不採用の場合でも、応募に対するお礼は必ず伝えます。不採用の場合、「誠に残念ではございますが」などと謙虚に表現するとともに、応募者の今後の活躍や健勝を祈る言葉を書き添えることが大切です。

面接後の不採用の通知2

不採用であることを、表現に配慮しつつ誤解のないようにはっきりと伝えましょう。応募書類の処理についても返却するのか、破棄するのかを明記しておきます。

適性検査・書類審査の不採用の通知

不採用の理由は述べないのが一般的ですが、述べるにしても当たり障りのないことを簡潔に伝えるよう注意しましょう。