支店・支社開設の案内状・挨拶状の書き方｜文例つき

支店や支社を新たに開設したときの挨拶状・案内状では、支店開設が地域や仕事関係者にもたらすメリットについてふれるとともに、これまでのご愛顧に対する感謝の気持ちを述べることが大切です。

ここでは、支店・支社開設の案内状・挨拶状の書き方や、心がけておきたいマナーについてお伝えします。挨拶状の文例もご紹介するので、文書を作成するときの参考にしてくださいね。

支店・支社開設の案内状・挨拶状のマナー

まずは、支店開設の挨拶状を書くときに心がけておきたいマナーや、押さえておくべきポイント、注意事項について理解しておきましょう。

支店開設のお知らせを送るタイミング

支店開設に伴い、顧客や取引先の窓口や担当者が変更となる場合は、早めに通知するのが基本です。2〜3ヶ月前には相手方の手元に届くよう手配し、遅くとも開設1ヶ月前には送りましょう。

別記をうまく用いる

通知状や挨拶状は、文書を受け取る相手にわかりやすく趣旨を伝えることが大切です。二つ以上の用件を明記したり、曖昧な表現を用いることのないよう気をつけないといけません。

支店開設の挨拶状では、主文で支店を開設することを通知し、別記には新設する支店や営業所の情報を明記するのが基本。まずは伝えたい情報を整理し、適した位置に書き記すことを心がけましょう。

自慢と捉えられる表現はNG

自社の事業拡大は、社員一人ひとりの弛まぬ努力の結晶の証といえます。ですが、ビジネスの世界では、それを「自社の努力によるもの」と表現するのではなく、「お客様や取引先のご支援のお陰」と謙虚な姿勢で述べることが非常に大切です。

挨拶状は、日頃お付き合いのある方や、お世話になっている方に感謝の気持ちを伝える手紙でもあります。手紙を読んだ相手に自慢めいた内容だと受け取られたり、文面自体が宣伝調になってしまったりすると、本来伝えたい事柄が伝わらず、失礼な印象を与えてしまうため、注意しましょう。

支店・支社開設の案内状・挨拶状の書き方

つづいては、支店開設の挨拶状の基本構成についてご紹介します。挨拶状は、書式に則って明記するのがマナー。構成要素とポイントは図の下に記載しておきます。

支店・支社開設の案内状・挨拶状の文例

さいごに、支店開設の挨拶状の文例をご紹介します。文例のあとに記載しているポイントについても目を通しておいてくださいね。

基本的な文例

挨拶文が宣伝調にならないよう注意しましょう。宣伝してよいのは、顧客に具体的なメリットがある部分だけ。謙虚な姿勢が逆に信頼感を与えると心得ておき、表現には細心の注意を払うことが大切です。

販売強化・販路開拓のための開設

販売戦略上の支店開設であっても、謙虚な表現を用いることが基本です。お客様の目線に立って「より一層お客様のお役に立てるよう」「お客様のご期待にお応えできるよう」などと書き添えます。「◯◯地区におけるシェア拡大を目指して」などと会社目線の表現は控えたほうが無難。

不便を解消するための開設

不便を解消できる地域や地区・顧客層などを挙げ、支店を開設することによって、誰にどんなメリットがあるのかを理解できるよう文面を丁寧にまとめます。

サービス向上のための開設

署名では、代表者名の次に支店長名を明記しておくと、より丁寧な印象を与えます。サービス向上やお客様満足度の向上を目的とした支店開設の場合は、それが伝わるよう簡潔かつ具体的に内容を書き添えておきましょう。