支店・営業所閉鎖の案内（お知らせ）の書き方｜文例つき

支店や営業所、事務所を閉鎖する挨拶状では、閉鎖の理由を簡潔に述べて、お世話になった方々にお詫びの言葉を書き添えます。感謝の気持ちや、今後の厚誼を願う言葉も明記し、丁寧に書くよう心がけましょう。

ここでは、支店・営業所閉鎖をお知らせする挨拶状の書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。文例もご紹介するので、文書を書くときの参考にしてくださいね。

支店・営業所閉鎖の案内（お知らせ）のマナー

まずは、支店・営業所閉鎖の挨拶状を書くときに心がけておきたいマナーや、押さえておくべきポイント、注意事項について理解しておきましょう。

閉鎖の案内を送るタイミング

支店や営業所が閉鎖することによって、取引先やお客様に迷惑をかける場合があります。挨拶状は、遅くとも1ヵ月前には届くように手配するのがマナーです。閉鎖の理由については詳しく説明する必要はないので、簡潔に明記し、相手先に理解を求めましょう。

また、相手の都合を考慮し、閉鎖日時を明確に伝えることも大切です。閉鎖予定の支店で業務を行う日時、業務を引き継ぐ支店名と業務開始日については必ず明記しましょう。

お詫びの言葉を書き添える

事務所が閉鎖することで、引き継ぎ先の支店までの距離が離れてしまい来店しづらくなる、会社の先行きに対して不安にさせてしまう、コミュニケーションが取りにくくなるなど、お客様や取引先が不便になってしまう場合もあるでしょう。

挨拶状では、自社の都合で閉鎖し、迷惑をかけてしまうことに対してお詫びの言葉を述べるのがマナーです。お詫びとともにこれまでお世話になったことへの感謝や今後のお付き合いをお願いする言葉も添え、丁寧な文面にすることを心がけましょう。

引き継ぎ先も明記する

支店は閉鎖しても、業務自体を継続する場合は、引き継ぎ先についても明記しましょう。他の支店が業務を引き継ぐ場合は、支店名や住所、引き継ぎ開始日時、営業時間、電話番号などを別記に箇条書きで記載します。

その他、必要に応じて最寄り駅からのアクセス情報や、地図の添付、FAX番号、担当部署なども明記し、相手方に迷惑がかからないよう配慮しなくてはなりません。

支店・営業所閉鎖の案内（お知らせ）の書き方

つづいては、支店・営業所閉鎖の挨拶状の基本構成についてご紹介します。案内は書式に則って明記するのがマナー。構成要素とポイントは図の下に記載しておきます。

支店・営業所閉鎖の案内（お知らせ）の文例

さいごに、支店・営業所閉鎖の挨拶状の文例をご紹介します。文例のあとに記載しているポイントについても目を通しておいてくださいね。

文例1：支店閉鎖のご挨拶

「不便をかけるお詫び」を述べた後、「今後の指導・支援のお願い」という順序で書き記すと、挨拶が丁寧にまとまります。文例中の下線部は「さらに充実したサービスをご用意させていただく」などと書き換えてもよいでしょう。

文例2：支店閉鎖のご挨拶

顧客に不便をかける可能性があるときは、そのことをお詫びし、フォローの有無を明記しましょう。閉鎖理由については、文例中の下線部の表現のほか、「営業地区の管轄見直しにともない」などと簡潔に書き添えることが大切です。

文例3：営業所閉鎖のご挨拶

合併に伴う事務所閉鎖の場合は、上記文例の「経営合理化の一環として」を「親会社の〇〇株式会社と株式会社〇〇〇〇の合併に伴い」に書き換えて明記しましょう。迷惑を少なくするために、閉鎖時期を明確に伝えることも大切です。