退職祝いの手紙の書き方｜文例つき

定年退職や寿退社、独立・開業による退職、転職による中途退職など、退職といっても実にさまざまなケースがあります。

ここでは、お世話になった人に対する定年退職祝い、結婚による退職祝いの手紙の書き方やマナーをご紹介します。

友人や同僚として、また後輩や部下として退職のお祝い状を送る場合の文例もお伝えするので、メッセージを考えるときの参考にしてくださいね。

退職祝いの手紙を書くときのマナー

まずは退職祝いの手紙を書くときに押さえておくべきマナーや注意事項をご紹介します。

退職祝いで使ってはいけないタブーの言葉

退職祝いは、先方の新たな節目を祝う意味で、書き出しでは「ご退職おめでとうございます」という言葉を用いるのが一般的です。

本文では、「お疲れ様でした」「今まで本当にお世話になりました」など、感謝の気持ちやねぎらいの言葉を文面でしっかりと示すことが大切ですが、「ご苦労様」という言葉は使用しないよう、注意しましょう。本来この言葉は、目上の人が部下や後輩にかける言葉のため、相手に失礼な印象を与えてしまいます。

退職祝いの手紙を渡すタイミング

退職祝いの手紙は、退職日の前日までに直接渡すようにします。退職日当日に送別会などを開催する場合は、その場で渡してもかまいません。本人には事前に知らせず、サプライズという形で花束や記念品とともにお祝い状を渡すと喜ばれるでしょう。

円満退職でないとき・中途退職のお祝い状を書くときの注意点

リストラなどの理由でやむを得ず退職を強いられた場合は、「退職祝い」という形式にこだわる必要はありません。退職者へのお礼のメッセージとして言葉を書き記した手紙を渡したり、再就職が決まったときにあらためて「就職祝い」を贈ったりするなど、柔軟に対応することを心がけます。

また中途退職者に宛てるときは、中途退職の理由にもよりますが、文面では過去を振り返るのではなく、退職者の今後へ向けての祝意や激励・期待感などを中心にまとめるようにしましょう。

退職祝いの手紙の基本構成

つづいては、退職祝いの書式の構成についてお伝えします。以下の図に示した4つの項目に分けることができます。

「前文」「主文」「末文」「後付け」を書くときのポイントはそれぞれ以下の通りです。

退職祝いの手紙の文例

退職祝いの文例をご紹介します。退職祝いの手紙を送る人との関係性に合う文例をご覧ください。

定年退職の文例

上司・先輩へ

退職祝いでは、毎日職場で顔を合わしていた機会が減ることに対する喪失感や寂しさを伝えることもポイントとなりますが、それだけに終始せず、前向きな姿勢をもっていることも示しましょう。

親しい友人へ

文例中の下線部（1）の書き換え例は「今後は趣味に没頭する（地元に貢献する）とのこと。無為徒食の小生とは違い、老いはまだまだですね」となど、本人の退職後の過ごし方に合った文章を書くとよいでしょう。

寿退職の文例

上司・先輩へ

お世話になったエピソードを盛り込み、前向きな姿勢と先方への祝意や期待感を述べることが大切です。

親しい友人・同僚・後輩へ

退職者の仕事ぶりや、周囲からの評価も織り交ぜ、感謝の気持ちを伝えましょう。