講演会（講師）の依頼状の書き方｜文例つき

講演会の講師を依頼する手紙では、相手に失礼のないよう丁寧な文面を心がける必要があります。とくに、面識のない相手に依頼状を送る場合は、手紙の書き方ひとつで依頼を引き受けてもらえるかどうかが大きく左右されます。

ここでは、講演会の講師への依頼状の書き方をお伝えします。依頼の手紙を書くときのマナーや、相手との関係性別の文例もご紹介するので、実際に依頼状を書くときの参考にしてくださいね。

講演会の依頼状を講師に書くときのマナー

まずは、講師に講演会の依頼状を書くときのマナーや注意事項についてお伝えします。

講演会を主催する団体の説明文を明記する

面識のない相手に講演を依頼する書状を送る場合は、こちらがどのような団体であるかを、きちんと説明することが大切です。先方にそれが伝わらなかったり、素性が明らかでなかったりすると、不信感を持ってしまって、依頼の受けようがありません。

快く引き受けてもらえるよう、依頼状の前半では自己紹介を簡潔かつ具体的に書き添えることを念頭に置きましょう。

依頼事項はまとめて別記に記載する

依頼状に講演会のテーマを書き記すことはマナーですが、複数の登壇者がある場合や、パネルディスカッションのための基調講演を依頼する場合などは、さらに絞り込んだ講演テーマを示すことが必要です。

詳細を依頼状の文面に記してもよいのですが、それでは少々見にくくなってしまいます。先方が依頼を引き受けるかどうかを検討するための依頼事項は、別記に箇条書きで明記しておくことを心がけましょう。講演会の開催日程や会場、テーマ、謝礼などとともにまとめたほうが、依頼状の文面もすっきりします。

講演会の依頼状を講師に書くときの基本知識

つづいては、講師に講演会の依頼状を書くときの基本構成と書き方についてご紹介します。依頼状は、「縦書き」「横書き」のどちらにするかによって、構成が変わります。

横書きの場合

Wordを用いてビジネス文書を作成する場合は、横書きが一般的です。ただし、面識のない相手に送るときは、なるべく手書きで縦書きにするのが礼儀です。

縦書きの場合

講師などのあらたまった相手へ、便箋に依頼内容を書いて送る場合は、縦書きにします。

講演会の依頼状の文例

さいごに、講師に講演会を依頼するときの文例をご紹介します。文例はすべて横書きでのご紹介となりますが、書く順番や位置を入れ替えれば、縦書きの文面としても使用できます。

面識のない相手に初めて依頼する場合

文例中の下線部を別の言い回しにしたい方は（1）を「初めてお便りを差し上げます。私は「〇〇の会」代表をしております〇〇と申します」、「突然お便りを差し上げるご無礼をお許しください」「突然の書状にて失礼いたします」と書き換えてもよいでしょう。

（2）については「この講演会は、年に一回の定期開催とする所存でございますが、その記念すべき第一回講演会に〇〇先生のご登壇をお願いできれば、誠に幸せに存じます」などと、開催状況や先方の立場を踏まえた内容に書き換えると、相手に熱意が伝わりやすくなります。

面識のある相手に依頼する場合

面識のある相手や、過去に登壇のお願いをした方でも、改まった文章を書くのが基本です。礼儀正しく文章をまとめて、快く引き受けてもらえるようにしましょう。また、文例でも示しているように、別記には必要事項を箇条書きで明記しておきます。文例中の下線部のような、先方の都合を配慮する一文を書き添えておくと親切です。