送別会の案内状の書き方｜例文・テンプレートつき

職場の送別会とは、定年退職・結婚による寿退社・転職のための退職などの理由で、退職・異動をする方に、これまでの労をねぎらい、お世話になったことへの感謝や今後の活躍を祈って激励する会のことです。

別れを惜しみながらも新たな出発とこれからの前途を祝す会なので、良いスタートをきれるよう温かく送り出したいものです。

ここでは職場の送別会の案内状の書き方を解説します。書くときのポイント・注意点をふまえた例文のサンプルをご紹介するとともに、無料でダウンロードできるテンプレートもご用意しているので、雛形として使用してくださいね。

送別会の案内状の基本とマナー
送別会の案内状の書き方
送別会の案内状の例文・テンプレート

送別会の案内状の基本とマナー

まずは送別会の案内状を書くときの基本マナーや注意点についてご紹介します。どの項目も大事なので必ず読んでおきましょう。

１．職場の送別会の意味を理解しよう

送別会とは、退職や離職で職場を離れる人に、お世話になったことを感謝し、これまでの労をねぎらう会です。新しい勤務先などの新天地での活躍や健康、発展を祈り激励する会でもあります。また、上司や先輩だけではなく、部下や後輩を先に送り出すこともあります。転勤や出張などの人事異動で遠くに離れてしまう場合や、部署を異動するときに行うのは「壮行会」、新たに入ってくる人を迎える会も同時に行う場合は「送迎会（歓送迎会）」といいます。よく似た言葉ですが、意味の違いに気をつけましょう。

２．送別会の案内状の役割

送別会の案内状には3つの役割があります。

送別会の開催を通知：目的・内容・主催者（幹事）・参加費用・場所などを知らせる
送別会に招待：職場のメンバー全員もしくは一部に参加を呼び掛ける
出席・欠席の確認：出欠の有無を確認する

案内状を作成するときは上記3つの役割が機能しているか、確認しましょう。

３．送別会の案内を出す時期

案内状を出す時期は、早めの対応が基本です。会社によって退職辞令の交付をおこなう時期やタイミングが異なるため、事前準備が難しいことではありますが、遅くとも1週間前には送別会の案内は送りましょう。

４．出欠の返信方法・締切日は必ず明記する

案内状には出欠の返事の方法や期日を必ず書き記します。予約する飲食店の料理の数を最終決定したり、記念品・贈り物などのプレゼントを購入する手配をしたりするなど、参加人数が確定しないと送別会の開催当日までに間に合わなくなります。出欠の返事は各部署の長にお願いする、締切日は時間に余裕のある日を設定するなどの工夫をしましょう。

５．会費の記載には注意しよう

案内状に会費を書くときは注意が必要です。会費は送別会の飲食代のことか、プレゼント代も含まれているのかをはっきり明記しておきましょう。

送別会で「送る側」を経験したことのある人なら、飲食代・プレゼント代・花束代の3点で出費が発生することは概ね理解していると思います。しかし、案内状に明記してある金額以上に徴収されたり、何度も追加費用が発生するとなると、お金を出す側もあまり気持ちのいいものではありません。参加者全員が送別者を気持ちよく送り出せるようにするためにも、幹事としてお金の管理はしっかりおこないましょう。

６．送別者には別の案内状を送る

送り出す側と同じ案内状を送別者に送るのはNGです。会費やプレゼント代は伏せておくのがマナーです。金額はもちろん、サプライズで色紙などを渡すことが案内状に書き添えている場合は、文章を加工・修正し、事前に知られないようにしましょう。