「下記の通り」の意味・使い方｜ビジネス文書・メール例文集つき

「下記の通り」の意味や使い方はご存知ですか？

ビジネス文書やメールの文面の中で目にすることがありますよね。

「下記の通り」は、相手に複数の事柄を分かりやすく伝えたいときに便利なフレーズです。

ここでは「下記の通り」の意味や使い方についてご説明します。「以下のとおり」との違いや、ビジネス文書・メールの例文も紹介するので参考にしてくださいね。

「下記の通り」の意味

「下記の通り」とは「”記”という見出しの下に書き記した通り」という意味です。

「下記」の「記」の漢字には「書き記すこと。事柄を記した文書。書き留める」という意味があります。「記」にある内容を指して「上記の通り」とする表現もあります。

「下記の通り」は、ビジネス文書とメールでは使い方が異なります。それぞれについて次章でご説明しますね。

ビジネス文書での「下記の通り」の使い方

「下記の通り」とは「”記”という見出しの下に書き記した通り」という意味でした。

ビジネス文書で「下記の通り」を使うときは、「記」から始まり「以上」で終わるのが基本です。これを「記書き(きがき、しるしがき)」といいます。

なお、「記」と「以上」の間に、相手に伝えたい事柄を箇条書きにすることで、分かりやすく伝えることができます。

例えば、取引先に会食の案内状を書くとき、食事の場所や日時は特に分かりやすく記載する必要があります。そのような場合に、次のような形式で書きます。

【記書きの３つのポイント】

• 行の中央に「記」と書く。
• 相手に伝えたい事柄を簡潔に箇条書きする。
• 最終行末尾から一字分スペースを空けて右下に「以上」と書く。

記書きはビジネス文書のみならず、公的文書でも多く用いられる一般的な表現です。

ちなみに、文面に「下記の通り」と書いているにもかかわらず、「記」や「以上」をつけていないビジネス文書をごく稀に目にすることがありますが、細かく言えば間違いです。

記書きの書き方を見たい人は「ビジネス文書の別記の書き方【8つの例文つき】」をご覧ください。

ビジネスメールでの「下記の通り」の使い方

ビジネスメールでも「下記の通り」の表現は使えます。

ただし、ビジネスメールの特性上、行の中央寄せなどレイアウトを整えることが困難なことから、「記」や「以上」は省略するのが基本です。

早速、例文を見てみましょう。

ビジネス文書と違って「記」や「以上」の記載がないことがわかりますね。

ただ、会社によっては社内のルールで記書きをする場合もあります。上司のメールを見て、慣習的に間違いではないかを確認することも大切です。

「下記の通り」と「下記のとおり」はどっちが正しい？

結論からお伝えすると、正しいのは「下記のとおり」と仮名書きすることですが、「下記の通り」と漢字で書いても差し支えありません。

平成22年の内閣告示「常用漢字表（平成22年内閣告示第2号）」の別紙「公用文における漢字使用等について」には、「とおり(例：次のとおりである。)」は原則として仮名で書くという記載があります。

公用文ではこの方針に従って「とおり」と仮名で表記する必要がありますが、一般的なビジネス文書やメールでは「通り」「とおり」のどちらでも構いません。

「下記の通り」と「以下の通り」との違い

「下記の通り」と似た言葉に「以下の通り」があります。「以下の通り」の意味は「これより下に記載した通り」です。

両者の違いにつきまして、「下記の通り」は相手に伝える事柄の前後に「記・以上」を書くのに対し、「以下のとおり」では必要ありません。

そのため、ビジネスメールで「下記の通り」を使うことに違和感のある方は「以下の通り」を使うとよいでしょう。ちなみに「次のように」も「以下のとおり」同様に使うことができます。

ビジネスメールの「下記の通り」の例文集

見積書送付の確認メールの文例

休暇のお知らせメールの文例

さいごに

ここでは「下記の通り」の意味や使い方についてお伝えしましたが、いかがでしょうか。

ビジネス文書かメールで使うかによって書き方は変わりますが、何度か文面を作成するとすぐ慣れます。

覚えておくと便利な言葉なので、この機会に覚えておいてくださいね。