忘年会（社外・取引先）の案内状の書き方｜例文・テンプレート

取引先やお客様などの仕事関係者に、忘年会を開催する案内を作成するときの基本構成や書き方について解説します。

案内状は、日頃お世話になっている気持ちが表れる礼儀正しい文章を心がける必要があります。

ここでは、忘年会の案内状のマナーはもちろん、すぐに使える文例と無料でダウンロードできるテンプレートもご紹介します。

忘年会（社外・取引先）の案内状を書くときのマナー・注意点

社外の取引先への案内状を書くときのマナーや注意点についてご紹介します。

案内状を出す時期は忘年会の１ヶ月前を目安に

忘年会シーズンは、多くの人が仕事で多忙な時期です。そのため、社外の取引先への案内状は早めに出すことが大事。案内状が手元に届いた日が、開催日の2週間前だと、相手もすでに予定が埋まっている可能性もあります。また、幹事としても早めに参加人数を確定しないと、開催場所のお店やホテルに迷惑をかけてしまいます。案内状は、通常１ヶ月前、遅くとも3週間前には届くよう手配しましょう。

会費を明記しよう

忘年会の参加者のなかには、無料招待の人もいれば、会費を徴収する人もいるでしょう。そもそも、全員無料で招待する場合もあると思います。案内状を読んで、招待なのか、会費が必要なのか、また会費が必要な場合はその金額を明記し、気軽に参加できるよう案内状の書き方に工夫をこらすことも大切です。

出欠の返信方法・期限は必ず明記する

忘年会シーズンは多忙です。開催日時と場所は、別記や別紙にしっかり明記するとともに、いつまでにどのような方法で出欠の返信をすればよいのかも書き添えましょう。返信方法は、なるべく統一しておくことをオススメします。案内状に同封する返信はがきでも、直接電話連絡をしても、メール・FAXでも受け付ける体制にすると、管理が複雑になってしまいます。

すでに返信をもらっているのに気がつかず、取引先に再度確認してしまうのは失礼です。ただでさえ忙しい時期なので、余計な手間をかけないようにしましょう。

忘年会（社外・取引先）の案内状の書式・書き方

忘年会の案内状は8つの要素で構成されています。書式さえ理解すれば、あとは必要項目を明記するだけ。それぞれの要素を理解しましょう。

忘年会（社外・取引先）の案内状の例文・テンプレート

つづいては、忘年会の案内状の例文とテンプレートをご紹介します。無料のテンプレートをダウンロードして、ポイントを確認しながら必要な情報を記入してくださいね。

１．忘年会（社外・取引先）の案内状の例文・テンプレート

上の図の案内状は

忘年会（社外・取引先）の案内状の例文・テンプレート 15.62 KB

忘年会（社外・取引先）の案内状の例文・テンプレート

２．忘年会（社外・取引先）の案内状の例文・テンプレート

上の図の案内状は

忘年会（社外・取引先）の案内状の例文・テンプレート2 15.78 KB

忘年会（社外・取引先）の案内状の例文・テンプレート2