「ご担当者様」の宛名書きは失礼？正しい？メールの宛名マナーまとめ

「ご担当者様」の意味や使い方はご存知ですか？

メールや郵便物の宛名書きで、敬称の使い方に悩むことがあります。ビジネスでは、敬称は間違えることができないポイントのひとつですよね。社会人の基本マナーなので、正しく使えるようになっておかなくてはなりません。

ここでは「ご担当者様」という言葉の使い方や、そもそも失礼な宛名の書き方ではないのかなど、詳しくご説明します。ビジネスメールの宛名の書き方についても解説するので参考にしてくださいね。

宛名に「ご担当者様」と表記してもOK

そもそも、宛名書きに「ご担当者様」と表記するのは失礼に値するのでしょうか。

「ご担当者様」は、「担当者」という言葉に敬語の接頭語「ご」と敬称「様」が付いた表現です。したがって、目上の人や取引相手にも使える敬語表現です。

近しい表現に「ご担当様」もありますが、こちらも「ご担当者様」同様、敬語として使っても問題ありません。一般的には「ご担当者様」の方が多く使われているため、特にこだわりがなければ「ご担当者様」を使いましょう。

「ご担当者様」を使う２つの場面

「ご担当者様」を使うシーンは、大きく分けて2つあります。

（１）相手の氏名・名前・部署名がわからないとき

相手の氏名や部署名がわからないとき、ビジネスでは「ご担当者様」を使います。

面識がないという理由で担当者が不明の場合や、正式な部署名がわからないときは「人事ご担当者様」「広報ご担当者様」などと記載します。

そう明記して何かの書類を送付することで、相手の会社の担当者の手元に書類を届けることができます。

（２）漢字の表記がわからないとき

担当者と電話でしか話をしたことがない場合など、漢字の表記がわからないときに「ご担当者様」を使うことができます。

受け取った名刺を紛失してしまい、担当者の漢字表記がわからないときに「ご担当者様」を使ってメールを送る方がいますが、これはとても失礼な行為なので絶対に避けましょう。まずは電話を入れてお詫びの言葉を伝え、名前を確認したうえでメールを送るのが基本です。

名前の漢字間違いや紛失のごまかしは社会人としてマナー違反です。くれぐれも注意しましょう。

社内メールの宛名の書き方

つづいては、社内メールの宛名の書き方をご紹介します。なお、社内メールには社内独自のルールや暗黙のルールが設けられている場合があります。ここでご紹介するのはビジネスでの基本的な書き方なので、送る前に職場の上司に確認したり、過去に受信した社内メールを参考にしましょう。

個人に宛てる場合

• 〇：営業部　佐藤さん
• 〇：営業部　佐藤様
• 〇：営業部　佐藤部長
• 〇：営業部　部長　佐藤様
• 〇：営業部　ご担当者様
• ✕：営業部　佐藤部長様

同じ社内なので会社名は必要ありません。「部署名+名前(もしくは役職名)」としましょう。敬称には「さん」「様」「役職」を使います。その際、「部長様」のように敬称を二重に付けてしまうのは間違いです。

部署宛の場合

宛名が部署内の複数人に渡る場合には、「各位」という言葉を使います。「各位」は「皆様」という意味の敬語で、該当する複数人を一人一人敬っていることを示す言葉です。「各位」は基本的に一斉に同じ通知をする通知状などで使われます。

• 〇：総務部各位
• 〇：総務部　担当各位
• 〇：総務部の皆様
• ✕：総務部　担当各位様

「各位様」は敬意が重複してしまうので、間違いです。ただし、社会的に浸透しているという理由で「お客様各位」「お取引先各位」は例外的に使用しても差し支えありません。

複数人に宛てる場合

複数人に送る場合、役職の高い順に全員の名前を列記します。立場に上下がない場合は、最も頻繁にやり取りをする方から名前を並べます。

• 〇：広報部　佐藤部長　鈴木課長、田中さん
• ✕：広報部　田中さん　佐藤部長　鈴木課長

社外メールの宛名の書き方

次に、社外メールでの宛名の書き方をご紹介します。

個人宛の場合

社外メールの場合、「会社名+部署名+(あれば)役職+名前+敬称」としましょう

• 〇：株式会社△△△△　広報部　鈴木様
• 〇：株式会社△△△△　広報部　課長　鈴木様
• 〇：株式会社△△△△　広報部　ご担当者様
• ✕：株式会社△△△△　御中　広報部　ご担当者様
• ✕：株式会社△△△△　広報部御中　ご担当者様

名前の方に「様」と敬称が付いているので、会社名や部署名の敬称「御中」は不要です。

部署宛の場合

部署内の人にまとめて送信する場合、社外メールでも「各位」を使うことができます。ただし、「各位」とまとめ送りをすると、その他大勢と軽んじられていると受け取られる恐れがあります。大事な取引先の場合や宛先が数人の場合には、「各位」を使わず個人宛としましょう。

複数人に宛てる場合

複数人に送る場合、役職の高い順に全員の名前を列記します。立場に上下がない場合は、最も頻繁にやり取りをする方から名前を並べます。

• 株式会社△△　広報部　佐藤部長、鈴木課長、田中様
• 株式会社△△　広報部　田中様、株式会社B　広報部　高橋様

会社が複数社になる場合は、宛名が長くなってしまうため部署名を省略することがあります。アドレス欄の書き方ですが、数名の場合は全員をToに、大勢の場合は代表的な方だけをToにし補佐的な方をccにしましょう。

名前や部署・漢字の表記がわからない場合

担当者が不明の場合や、部署名や名前の漢字表記がわからない場合には「ご担当者様」を使います。

• 〇：株式会社A　広報ご担当者様
• ✕：株式会社A　広報部　スズキ様

正確な担当部署がわからない場合は、先方が担当者へつなぎやすいように、用件が明確となる件名にしましょう。

さいごに

ここでは「ご担当者様」の意味や使い方をご説明しましたが、いかがでしょうか。

メールにしてもビジネス文書にしても、宛名は受け取った相手が真っ先に目にする項目です。名前の書き方を間違えると相手に失礼なだけでなく、社会人としてのマナーが備わっていない人だと思われてしまいます。

知らず知らずのうちに損をしてしまわないようこの機会に覚えておいてくださいね。