突然のメールの書き方・件名・文例集｜「突然のメール失礼します・お許しください」の挨拶

ビジネスでは、面識のない相手に突然のメールを送るのは珍しいことではありません。

ですが、自分のことを知らない相手には、書き出しで何と挨拶をすればよいのか、締めの言葉はどうするのかな、メールの文面の書き方には悩まされるものです。

書き方を間違えると、相手に不快感や無礼な印象を与えてしまうので注意しなくてはなりません。

ここでは、突然のメールを送るときの書き出しや締めの挨拶、件名の書き方をご説明します。「突然のメール」を目上の人や企業に宛てて送るときの例文、マナーや注意点についてもお伝えするので参考にしてくださいね。

あなたの印象はメールの内容で決まる！丁寧な文面にまとめよう

心理学では、初対面の人の第一印象は、相手の見た目でほぼ決まるといわれています。それと同じように、面識のない相手へのメールでは文面の書き方があなたの印象を決定づけます。

見ず知らずの人から突然送られてきたメールが礼儀を欠いていたり、押し付けがましい内容だったりすると、相手はきっとあなたに不信感を抱くでしょう。

突然のメールを送る理由が、営業の新規アポイントを取得することや、相手に何かを依頼することの場合、会う前からマイナス評価を受けてしまうと、次のステップに進めるのが困難になってしまいます。

面識のない相手へのメールは、誠実さの伝わる丁寧な文面にまとめることを心がけましょう。

突然のメールを送るときの書き方マナー

面識のない相手に突然のメールを送るときのマナーや注意点をお伝えします。

件名の書き方

ビジネスシーンでは日々大量のメールをやりとりします。面識のない相手から届いたメールの開封は、後回しにされがちです。また、スパムメールや迷惑メールだと判断されないためにも、件名には「メールを送った用件」と「あなたの会社名・担当者名」を簡潔に明記し、自分の情報を分かりやすく伝えることが重要です。

件名の記載例は下記のとおりです。

• 件名：見積書ご送付のお願い（株式会社△△（会社名）・△△△△（氏名）
• 件名：〇〇社〇〇様からのご紹介【株式会社△△・△△△△】
• 件名：交流会での名刺交換のお礼【株式会社△△・△△△△】

初めての相手にメールを送るとき、件名に「初めまして」や「お世話になります」などの挨拶文を書く方がいますが、これだとメールを開けないと用件が分かりません。件名にはメールを送った用件とあなたの会社名・名前を記しましょう。

宛名の書き方

相手の名前はもちろん、会社名や部署名、役職名は正確に記載しましょう。

社名の「株式会社」を(株)と省略して書いたり、部署名を飛ばしたりするのは失礼です。名前は正確に正式名称を書くことで敬意を込めることができるのです。

宛名は、相手が一番に目を通す箇所なので、必ず見直しをしましょう。苗字や名前の誤字脱字や、敬称の付け忘れにも気をつけてくださいね。

書き出しの挨拶の書き方

メール本文の冒頭に宛名を明記したら、次は書き出しの挨拶です。

社外の人に送るときの挨拶の定番は「お世話になっております」ですが、これまで取引や付き合いのない方に送るメールには相応しくありません。

面識のない相手への書き出しには以下の定型文を使うのが基本です。

• 初めてメールを送らせて頂きます。
• 突然のメールで失礼いたします。
• 初めてご連絡を差し上げます。
• 突然のご連絡失礼いたします。
• 突然メールをお送りして申し訳ありません。
• 突然メールをお送りして申し訳ございません。
• 突然メールを差し上げる非礼をお許しください。
• 突然メールを差し上げるご無礼をお許しください。

相手のメールアドレスを知り得た理由はさまざまだと思いますが、上記のようなお詫びの言葉から入ると丁寧です。

突然のメールを送り慣れていない方からすると上記したフレーズは堅苦しく感じるかもしれませんが、見ず知らずの人に直接会って挨拶する前にメールを送りつけるのはあまり好ましいことではありません。

宛名を明記したあと、メールを送った背景や理由を書き進めるよりも先に、非礼を詫びる一文を入れることが基本だと心得ておきましょう。

用件は簡潔に書く

書き出しの挨拶を書いたら、次は下記の順番で書き記します。

1. 自己紹介（会社名・部署名・氏名）
2. メールを送った背景や理由
3. 用件（結論→詳細の順）

宛名と同様に自身を名乗るときも、「社名・部署名・氏名」を正式名称で書くことを心がけましょう。

• わたくし、株式会社△△、営業部の△△△△と申します。
• 私、株式会社△△、総務部の△△と申します。

つぎにメールを送った背景や理由を簡潔に伝えます。

• この度、〇〇商事の〇〇様よりご紹介をいただき、メールを差し上げた次第でございます。
• 貴社ホームページを拝見し、新製品の「〇〇」に大変関心を持ち、ご連絡を差し上げました。
• 貴社ホームページを拝見し、ご連絡を差し上げました。
• 本日は担当者変更のお知らせでご連絡致しました。

メールを送るに至った経緯を長々と説明する必要はありません。簡潔に一文で書くことが重要です。

面識のない相手に初めてメールを送るときの書き方・例文集

つづいては、初めての相手にメールを送るときの例文をご紹介します。

紹介先への営業アポイントの依頼メール

大学教授への挨拶メール

就活メールの文例

その他の文例を確認したい方は「初めての相手に送るビジネスメールの書き出し・締めの挨拶｜例文つき」をご覧ください。

さいごに

ここでは突然のメールを送るときの書き方やマナー、文例についてお伝えしましたが、いかがでしょうか。

文中でも述べましたが、あなたの印象はメールの書き方で決まります。

すでに取引のある方や顔見知りの方に送るメールよりも慎重かつ丁寧な文面にまとめることを心がけましょう。

この機会に覚えておいてくださいね。