案内状・招待状を書くときのマナー・注意事項

招待・通知・案内の手紙は、相手に情報を正確に伝えるという共通点があります。

書くときの基本やマナーを理解しておかないと、相手に失礼な印象を与えかねません。間違えや漏れがないように、必ず確認してから送りましょう。

ここでは案内状や招待状を書くときのマナーや注意事項をご紹介します。

案内状・招待状を書くときのマナー

これから案内状や招待状を書く人が押さえておくべき6つのマナーをお伝えします。

１．招待状は「お招き」、案内状は「お知らせ」

結婚式や同窓会などの招待・案内の手紙は、会の内容や詳細を伝えて相手を「お誘い」するのが目的です。基本的に相手を「お招き」する招待状のほうが、案内状よりもお誘いの意味合いが強くなりますが、イベントや催しの参加を呼びかける案内状の場合は招待状と同じ意味をもちます。

このため、どちらの手紙も、より多くの人に参加してもらうための工夫が必要です。ゲストが来るなど参加者の興味を引く情報を盛り込んだり、参加者の顔ぶれを伝えたりなど、相手の行動を促す文面を心がけましょう。

２．案内状・招待状を送るタイミング・時期

案内状や招待状を出すタイミングは、手紙を受け取った相手が、余裕をもって準備できるよう、早い時期に発送をします。発送の目安は以下をご覧ください。

３．参加を強要しない

忙しい相手に対し「来てください」「ご参加願います」の一辺倒では、自分の都合ばかりを押し付けるような印象になってしまいます。また、「来てくれないと困ります」「ご欠席されたら残念です」などの表現も控えましょう。

やみくもに参加を請うのではなく、目的を掲げたり、誘いたい理由をさり気なく書いたりするほうがスマートです。

４．情報は分かりやすく簡潔に示す

手紙は、伝えたい事柄が正確に伝わるよう、簡潔にまとめるのが基本です。

案内状や招待状では、その催しを「だれが」「なぜ」「何を」「いつ」「どこで」「どのように」開催するか、5W1Hを簡潔に示しましょう。

催しの意義や魅力などについて、先方にぜひ参加したいと思っていただけるような表現を工夫することが大切です。

５．基本形式に従って書く

手紙は形式に従って書きます。書きたいことを自由に書くと、手紙を読んだ相手は何を伝えたいのか、分かりずらくなってしまい、失礼です。

案内状を書くときの基本構成を確認したい方は、縦書きの手紙の書き方、横書きの手紙の書き方、ビジネス文書の書き方をご覧ください。

６．別記をうまく活用する

招待・案内の手紙は、会の内容のほかにも日時・会場・会費の有無など、伝えなければならない情報が多いのも特徴です。

わかりやすくするために、住所や連絡先などの細かい情報は本文に盛り込まず、「記書き（別記）」に箇条書きとするのが一般的です。最低限必要な項目は以下のとおりです。

• 趣旨：なんの催しの招待状・案内状なのか一目でわかるようにする
• 開催日時：午前・午後や曜日などを明記する
• 開催場所：会場名のほか、住所・電話番号・アクセスも明記する
• 会費：会費を集める場合は明記します
• 出欠の確認：返信方法、返信の要・不要を明記、返信用はがきを同封する場合もあります

開催場所については交通手段と地図も明記し、必要に応じて駐車場の有無や服装・ドレスコードなどについてふれておくと参加しやすくなるので親切です。

案内状・招待状を書くときの注意事項

続いては、案内状や招待状を書くときの注意事項を3点ご紹介します。

１．間違った情報を伝える

日時や新住所などの内容の間違いは、手紙をもらった相手に大きな混乱を与えます。

誤字や脱字、書き漏れた項目がないか、手紙を書き終えたあとはしっかりと確認をして、正確な情報を伝えるようにしましょう。

２．自慢と受け取られる表現を用いる

結婚や新居の購入などといった出来事の報告は、いくら嬉しくても自慢に取られるような表現にならないように気を付けましょう。

文章は、読み手の立場で書くことが必要です。

３．格調高い招待状にフランクな表現はNG

大勢で盛大に執り行う結婚式や披露宴などの招待状は、品格を重んじ、儀礼的な文章にするのが基本です。親しい人には直筆でメッセージを添えるなどして、招待状自体はくだけた印象にならないように注意しましょう。