祝勝会の案内状や招待状は、記念すべきお祝いの会や式典に、ぜひ出席してほしいと願って送る手紙です。伝える内容は開催日や場所など、多岐にわたるので、漏れや間違いがないようにチェックすることが大切です。
ここでは、祝勝会の案内状・招待状の書き方やマナーについてお伝えします。案内の手紙の文例もご紹介するので、案内状を作成するときの参考にしてくださいね。
祝賀会の案内状・招待状のマナー
まずは、祝賀会の案内状を書くときに心がけておきたいマナーや、押さえておくべきポイント、注意事項について理解しておきましょう。
案内状を送る時期
祝賀会を開催する日の10日~15日前には、相手の手元に届くように発送するのがマナーです。集まりが大規模なら1ヶ月以上前には発送しましょう。手紙を受け取った相手に、スケジュールや都合を調整してもらうことを考慮しなくてはなりません。余裕をもって準備できるよう、早めの手配を心がけましょう。
参加を促す工夫を盛り込む
案内状の手紙は、会の内容や詳細を伝えて、相手をお誘いするのが目的。そのため、より多くの人にアクションを起こしてもらう工夫が必要です。参加者の顔ぶれを伝えたり、ゲストや来賓などの参加者の興味を引く情報、会の形式やドレスコードなど、詳細を伝えると、参加しやすくなるので親切です。
参加を強要するのはNG
強引な言い回しや、断りにくい言葉で誘うのは相手に失礼です。祝勝会というお祝いごとであっても、自分の都合ばかりを押し付けるのはマナー違反。礼儀を尽くした丁寧な表現を心がけ、都合がよければ来てほしいという謙虚さが大切です。
正確にわかりやすく書く
招待・案内の手紙は、会合・式典の趣旨や内容のほかにも、日時・会場・会費の有無など、伝えなければならない情報が多いのが特徴です。手紙を受け取った相手が必要な情報をすぐに理解できるよう、わかりやすく明記することが大切です。
住所や連絡先などの細かい情報は本文に盛り込まず、結語のあとに「記書き(別記)」に箇条書きにするのが一般的。必要に応じて、交通手段や駐車場の有無、服装などについてふれておくと親切です。会場の場所がわかりずらいと思ったときや、遠方に住む方に出席をお願いする場合は、会場までの交通手段や移動方法を明記した地図を案内状に同封しておく配慮も忘れてはなりません。
また、出欠の確認が必要な場合は、返信用はがきを同封するか、往復はがきを用いましょう。返信期日も記載しておくのも基本です。
祝賀会の案内状・招待状の書き方
つづいては、祝賀会の案内状を書くときの基本構成についてご紹介します。案内状は書式に則って明記するのがマナー。構成要素とポイントは図の下に記載しておきます。
|
祝賀会の案内状・招待状の文例
さいごに、祝賀会の案内状を書くときの文例をご紹介します。文例のあとに記載しているポイントについても目を通しておいてくださいね。
創立記念祝賀会
平成〇〇年〇月〇日 関係者各位 株式会社〇〇〇〇 代表取締役 〇〇〇〇 創業〇周年記念祝賀会のご案内 謹啓 初夏の候、皆様におかれましてはますますご盛栄のことと大慶に存じます。平素は格別のお引き立てをいただき、厚く御礼申し上げます。 日時 平成〇〇年〇月〇日(〇)午後6時から午後8時 お問い合わせ先 |
会社の創立記念の祝賀会では、社外の取引先や来賓の方々に宛てるため、改まった手紙の書き方を心がけ、礼儀正しい文面にしましょう。招待する人からも会費をいただく場合は、金額も忘れず明記します。
永年勤続の祝賀会
平成〇〇年〇月〇日 社員の皆様 総務部 〇〇〇〇 永年勤続表彰式のお知らせ さて、今年も永年勤続表彰式を迎えることができたのは、当社において大変喜ばしいことです。 日時 平成〇〇年〇月〇日(〇)午後6時から午後8時 出欠のお返事は各部署でとりまとめて、〇月〇日までに総務部〇〇までお知らせください。 以上 |
社内向けのお知らせでは、前文を省いて本題から書き出します。表彰式の案内や開催情報だけではなく、永年勤続者へのねぎらいの言葉も書き添えることが大切です。出欠の返事の期日と返信方法についても必ず明記しておきましょう。
結婚祝賀会
結婚祝賀会のご案内
突然のご案内で失礼いたします。 平成〇〇年〇月〇〇日 日時 平成〇〇年〇月〇日(〇)午後6時から午後8時 なお、お手数をおかけしますが、出欠のお返事は〇月〇日までに幹事〇〇までお知らせください。 以上 |
親しい間柄の友人のみ招待する場合は、祝福の言葉を書き添えて、やわらかい表現を用いた文面にしましょう。新郎新婦の恩師や目上の人にも案内状を送る場合は、頭語や時候の挨拶などの前文も書き、改まった手紙にすることが大切です。