約束の催促メールの文例

約束をしていたにもかかわらず、相手が忘れてしまっているのか、日が近づいたり期限を過ぎたりしても一向に返事がこない…そんなときは、催促メールを送って相手からの連絡を促しましょう。

ただし、感情的な文面を送りつけるのはマナー違反。忙しい相手に対し、気遣いの感じられる言葉でまとめる配慮が大切です。

ここでは約束の催促メールの書き方やマナーについてお伝えします。文例も紹介するので催促メールを送るときの参考にしてくださいね。

約束の催促メールの催促メールの書き方・マナー

まずは、約束の催促メールの書き方や心がけておくべきマナーについてお伝えします。

１．件名の書き方

件名は、一目見ただけでメール本文の用件を理解できる、分かりやすいタイトルにするのが基本です。約束の催促メールを送るときは以下の件名がおすすめです。

• 件名：打ち合わせ日時のご確認
• 件名：【再送】打ち合わせ日程の件
• 件名：【お願い】訪問日程の件

上記した件名であれば、メールを開封せずとも概ねの内容を理解することが出来ます。【】を記して相手の目を引く工夫も大切です。

２．丁寧な言葉を用いて催促する

メール本文で宛名・挨拶文を明記した後は、相手の都合を尋ねる一文を明記しましょう。このとき、相手からの返信が遅れていることについて、ストレートな表現を用いて触れるべきではありません。「忘れている」「遅れている」といった言い回しは避けて、やんわりと伝えるのがマナーです。

• 〇月〇日にお送りしたメールでお願いをしておりました、貴社訪問日程についてですが、ご確認頂けましたでしょうか。
• 株式会社〇〇様へのご提案内容のお打ち合わせの件ですが、〇〇課長のご都合はいかがでしょうか。

３．返信期限と前置きはセットで伝える

改めて約束を取り付ける一文を書くときは、冒頭に「お忙しいところ大変恐縮ですが」「大変失礼とは存じますが」「誠に勝手を申しますが」といった丁寧な前置きを記すことにより、メールを読んだ相手の印象が大きく変わります。

• 大変恐れ入りますが、株式会社〇〇様の商談日が〇日と迫っておりますので、お打ち合わせの場を設けて頂けましたら幸いです。
• ご多忙のところ大変恐縮ですが、下記詳細をご確認の上、本日中にご連絡頂きますようお願い致します。

前置きにより、文章全体に柔らかみが出て、相手にへりくだった印象を与えます。「してください」「願います」といった言い回しは、時に命令口調の印象を与えかねません。前置きは必ず記載するよう心掛けましょう。

４．内容・詳細を再度記載する

もしかすると以前送った確認メールが相手に届いていない、もしくは何らかの原因により迷惑メールフォルダに弾かれ確認できていない場合が考えられます。このような場合に備え、催促メールには約束の内容・詳細を改めて記載しておくと親切です。

５．行き違いへのお詫びの一文を添える

すでに返事をもらっていた相手に手違いでメールを送ったり、行き違いにより催促メールを送ってしまうのは大変失礼なことです。メールの末尾には行き違いがあったときの為にお詫びの一文を添えましょう。

• 本メールと行き違いになっている場合は、何卒ご容赦下さいませ。
• なお、本メールと行き違いでお返事頂いております場合は、ご容赦頂きますよう何卒宜しくお願い申し上げます。

お詫びの文章は出来るだけ丁寧な言い回し、表現を用いて作成することが大切です。

約束の催促メールの文例

つづいては約束の催促メールについて、文例を紹介していきます。文例は、社内に宛てる場合、社外に宛てる場合の２パターンをお伝えします。

約束の催促メールの文例（社内）

約束の催促メールの文例（社外）

書くときのポイント：文例の流れ・構成は以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• 約束に対する相手の状況確認
• 約束の詳細
• 行き違いがあった場合のお詫び
• 結びの挨拶

約束への返事を催促する際、「返信を忘れていませんか」「いつになれば返事をもらえますか」といった直接的な表現はマナー違反。明らかに相手の落ち度であっても、不快な印象を与えてしまいます。忙しい相手を気遣って、「ご都合はいかがでしょうか」と改めて尋ねる言い回しが基本です。返信期限を設ける場合は、催促文の冒頭に「誠に恐縮ですが」「恐れ入りますが」といった前置きを用いて、へりくだった表現にしましょう。