接待の確認メールの書き方・文例

接待を行う際、幹事の方は会場のセッティングだけでなく、参加の確認メールの文面に至る細部にまで気を使わなければいけません。電話確認でも良いのですが、電話は記録が残りません。また、先方がメモをしなかった場合、連絡に行き違いが生じる恐れがあります。その点、メールは保存できることから時間や場所などの情報に行き違いも生じないので安心です。

ここでは、接待の確認メールの文例をご紹介します。メールの書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

接待の確認メールの書き方・マナー

接待の確認メールを送付するときは、店名や開始時間等、必ず確認しなければいけないポイントが幾つか存在します。これらの項目を漏れなく記載し、予定通り接待が開催できるよう心掛けるべきです。

１．件名の基本的な書き方は「〇〇のご案内」

メールを送る目的は、接待への参加について先方の確認をとること。しかし、「接待」という言葉はストレートな表現となるため使用するのは好ましくありません。代わりに「夕食会」や「お食事会」「会食」という言葉を用いて記載しましょう。件名の基本型は以下のとおりです。

• ご夕食会のご案内
• お食事会のご案内
• 会食のご案内

より目を引く件名にしたい場合は、件名の冒頭に日程を入れたり、【出欠のご確認】などと強調するのもよいでしょう。

• 【〇月〇日】お食事会のご案内
• 【出欠のご確認】会食のご案内

注意すべき点は、件名に多くの情報を詰め込みすぎないこと。日程程度でしたらまだしも、その他時間やお店の名前など複数の情報を盛り込み過ぎると件名が長くなり、伝えるべき用件がぼやけてしまいます。件名は短くシンプルに、詳細情報は追ってメール本文で記載することを心掛けましょう。

２．接待の確認メールで先方に知らせておくべき情報

接待の確認メールには、先方に伝えるべき情報を漏れなく記載しなければいけません。伝えるべき情報とは

• 接待の開催日時
• お店の名前
• 住所、電話番号
• 参加者名（自社）

これらの項目を箇条書きで、ひとつひとつ丁寧に記載していきましょう。誤字や脱字には要注意です。また、お招きする先方の参加人数について、期日を設けたい場合は「〇日までに御社からの参加人数をご教示願います」などと箇条書きで記載した項目の下に付け加えておきましょう。

３．店舗の地図を添付しておくと親切

確認メールには店舗の住所を明記する必要があることを上述しました。しかしながら、多くの人は会場を確認するとき、地図で場所を理解しようとします。つまり、住所だけだと先方は店舗の位置を把握できないのです。わざわざ住所や店名を調べてもらう手間をかけるのは好ましくありません。可能な限り、地図を添付した確認メールを送りましょう。特に、お客様が遠方から来られる場合には、地図の添付は必須です。

メール本文には「会場につきましては地図を別途添付しております。来られる際、ご参照くださいませ」といったような一文を付け加えると良いでしょう。また、お店のホームページがある場合には、そのURLも記載しましょう。先方としては会場がどのような雰囲気お店なのか気になりますし、出てくるお酒や料理を事前に把握することができます。

接待の確認メールの文例

つづいては、接待の確認メールの文例をご紹介します。接待の幹事を任された方は是非参考にしてくださいね。

書くときのポイント：先方がメールの文面から出欠の可否を判断できるよう、通知事項は漏れなく明記しましょう。特に、文例のなかでも箇条書きで記した日時・場所・お店の電話番号は忘れず記載しておきます。接待の確認メールでは通知事項が多い上に、挨拶の文章も盛り込まなければいけませんので本文のボリュームが膨らみやすくなります。従って、必要最低限の文章で構成し、なるべくシンプルな内容のメールになるよう心掛けましょう。