打ち合わせの断りメールの文例集

打ち合わせの依頼を断りたいときは、断りメールを送って相手に事情を説明しなくてはなりません。

意向に添えないことを丁重に詫びる言葉を記して、角が立たないよう礼儀正しく文面をまとめることが重要です。

ここでは、打ち合わせの依頼を断るメールの書き方やマナーについてお伝えします。文例も紹介するので参考にしてくださいね。

打ち合わせの断りメールの書き方・マナー

まずは、打ち合わせの断りメールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

礼儀正しく丁寧な表現を心がける

打ち合わせする予定だった相手が営業マンの場合、ビジネスの関係上、提案を受けるあなたのほうが、立場が上になりがちです。だからといって、上から目線の断りメールを送りつけてしまうのはマナー違反。先方が気を悪くしないよう、文面は相手に対する敬意が伝わるように、礼儀正しい表現を使って謝意を表しましょう。

曖昧な表現は避けて、断る理由・意思ははっきりと示す

相手の申し入れや依頼に応じられないことを伝えるときは、断りの意思を明確に伝えることが重要です。断りにくいからと曖昧な伝え方をして先延ばしにするのは余計に失礼なので気をつけましょう。また、相手が納得できるよう、理由や事情も具体的に説明して誠意を伝えることが大切です。依頼に応じたい気持ちはあるけれども、諸事情がそれを許さないことをはっきり伝えましょう。

クッション言葉を用いて柔らかい表現にする

「お断りします」などと断り方がストレートな表現になってしまうと相手に不快な印象を与えてしまうため、くれぐれも避けなくてはなりません。断るときでも相手を思いやった文面にまとめるのが基本。メールには下記のクッション言葉を用いて柔らかい表現にしましょう。

• 誠に恐縮ですが
• 誠に残念ではございますが
• 誠に心苦しいのですが
• 大変申し訳ございませんが

クッション言葉を上手く活用して、相手への気遣いが感じられる文面にまとめることが大切です。

打ち合わせの断りメールの文例集

つづいては、打ち合わせの断りメールの文例を紹介します。

打ち合わせの断りメールの文例（日程調整をお願いするとき）

書き方のポイント：自社側の都合で断るときはその理由を端的に伝え、先方に理解を促すことが大切です。代替案を提示するときは、自身から次のアクションを起こすのが基本。いつ頃、先方に連絡するのかを明記しましょう。

なお、相手があなたの都合に合わせて打ち合わせ日程を調整してくれたときは「日程調整のお礼メールの文例集」を参考にして、感謝の気持ちを伝えましょう。

打ち合わせの断りメールの文例（申し出を断る時）

書き方のポイント：打ち合わせの依頼を断る理由や事情については、できる限り具体的に説明して誠意を伝えることが礼儀です。丁重な表現で締めくくり、先方の感情を害さないようにすることも大切です。