提出期限を設ける催促メールの文例（社内・社外）

資料や書類の提出期限を設けておいたのに期日までに到着しなかったときは、催促メールを送って、手続きを進めてもらうよう促す必要があります。しかし、どのように伝えれば良いのか難しいものです。特に、相手が目上の人であったり取引先の場合、催促メールでは相手を責めたり、返信を命令するような直接的な表現をするわけにもいきません。

ここでは提出期限を設ける催促メールの書き方やマナーについてお伝えします。社内・社内の人に対する催促メールの文例も紹介するので参考にしてくださいね。

提出期限を設ける催促メールの書き方・マナー

まずは提出期限を設ける催促メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

１．件名の書き方

件名は、一目見ただけでメール本文の用件を理解できる、分かりやすいタイトルにするのが基本です。提出の催促メールを送るときは以下の件名がおすすめです。

• 件名：【至急】契約書送付のご依頼
• 件名：【重要】本人確認書類ご提出の件
• 件名：【ご確認】提出書類の件

２．催促は丁寧な表現を心がけるのが基本

メール本文で挨拶文を明記したあとは、改めて提出物の状況確認を行いましょう。このとき、相手が提出物の期限を守っていないことに関して直接的な表現を用いるのはタブーです。やんわりとした伝え方をするのがマナーです。

• 先日メールにてお送り致しました申込書類につきまして、提出期限を過ぎましたが未だ確認が取れておりません。
• 先般ご提出をお願いしておりました申請書の件、ご準備のご状況はいかがでしょうか。

同じ内容を伝える催促メールでも言い回しによって相手の受け取り方は大きく変わります。命令口調の印象を与えないよう注意しましょう。

３．提出を促す一文を記す

提出を促す一文を明記するときは「前置き」を用いましょう。相手に急な依頼をする場合でも、文面が柔らかみのある丁寧な印象にまとまります。

• ご多忙のところ大変恐縮ですが、至急お送り頂きますようお願い致します。
• 勝手を申し上げて誠に恐縮ですが、本日中にご送付頂きますようお願い申し上げます。

「提出が遅れている」「滞っている」「忘れている」といった相手を攻め立てるような直接的な言い回しを避け、丁寧な言い回しや表現を用いて催促文を作成しましょう。

４．行き違いへのお詫びの一文を添える

すでに送付手続きをしてもらっている相手に手違いで送付してしまったり、行き違いにより催促メールを送ってしまったりするのは失礼です。催促メールの末尾には行き違いがあったときのお詫びの一文を添え、相手に配慮することが大切です。

提出期限を設ける催促メールの文例

つづいては提出期限を設ける催促メールの文例を紹介していきます。文例は「社内に宛てる場合」「取引先や顧客に送る場合」の２パターンをお伝えします。

提出期限を設ける催促メールの文例（社内）

提出期限を設ける催促メールの文例（社外）

書くときのポイント：文例の流れは以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• 期限を過ぎた提出物を催促する一文
• 提出物の詳細
• 行き違いの場合のお詫び
• 結びの挨拶

提出期限を過ぎたことへの催促メールでは、命令や直接的な表現は控え、柔らかみのある丁寧な言い回しを心がけましょう。行き違いとなったときのお詫びの一文を添え、相手に配慮することも忘れずに。