提案・コンペの断りメールの書き方・文例集

相手の落胆した表情を想像すると、誰しも断りメールは送りにくいものです。

自社のためにより良い提案をしてくれた営業マンに対して、素っ気ない断り方をするのはマナー違反。今後の付き合いも考えて、相手への気遣いと感謝の気持ちが伝わるメールを書くことが重要です。

ここでは、営業マンから提案やコンペの依頼があったときの断りメールの書き方やマナーについてお伝えします。文例も紹介するので参考にしてくださいね。

提案・コンペの断りメールの書き方・マナー

まずは、営業マンから提案やコンペの依頼があったときの断りメールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

礼儀正しく丁寧な表現を心がける

ビジネスの関係上、一般的には提案を受けるあなたのほうが営業マンよりも立場が上になりがちです。だからといって冷たい印象を与える、上から目線の断りメールを送りつけるのは礼を欠いた対応といえます。先方が気を悪くしないよう、文面は相手に対する敬意が伝わるように、礼儀正しい表現を使って謝意を表しましょう。

曖昧な表現は避けて、断る理由・意思ははっきりと示す

相手の申し入れや依頼に応じられないことを伝えるときは、断りの意思を明確に伝えることが重要です。断りにくいからと曖昧な伝え方をして先延ばしにするのは余計に失礼なので気をつけましょう。また、相手が納得できるよう、理由や事情も具体的に説明して謙虚に伝えることが大切です。依頼に応じたい気持ちはあるけれども、諸事情がそれを許さないことをはっきり伝えましょう。

提案・コンペの断りメールの文例集

つづいては、提案やコンペの依頼があったときの断りメールの文例を紹介します。

提案・コンペの断りメールの文例（費用面を理由に断るとき）

書き方のポイント：コンペの断りメールでは提案への返事を伝えた後、営業マンがあなたの会社のために労力をかけてくれたことに対して感謝の気持ちを述べましょう。丁寧な文面を心がけることによって柔らかみのある断りメールに仕上がります。

提案・コンペの断りメールの文例（条件面を理由に断るとき）

書き方のポイント：申し入れの条件を検討した後に明瞭な理由に基づいて断るときは、前文に「条件が合わない」「予算が合わない」など理由を示し、相手が納得できるように誠意を尽くしましょう。曖昧な表現は避け、交渉の余地がないことを明確に伝えながらも、丁寧で礼儀正しい文面にまとめることが大切です。

提案・コンペの断りメールの文例（営業訪問を再三申し込まれているとき）

書き方のポイント：断っているのに営業マンから再三の申し込みがあるときでも、失礼のないように断りたいもの。冒頭で一言お詫びを添えることにより、相手への心遣いを感じる断りメールになります。ぶっきらぼうな言い回しは相手との関係を悪化させる可能性があるため避けたほうが無難です。