送信間違いのお詫びメールの文例

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送信間違いのお詫びメールの文例

「チェックしたはずなのにミスが見つかった」どんなに気をつけていても、人間のやることにはミスがつきものです。メールを作成し、いざ送信したら宛先を間違えていることに気付かず、違う人に関係のないメールを送ってしまった…。

プライベートの友人なら軽く謝罪すれば事なきを得ますが、ビジネスシーンでは通用しません。電話でお詫びしたり、誤送信の謝罪メールを送るのがマナー。ミスを防ぐためにじっくり確認するのは大事なことですが、実際に送信間違いをしてしまったあとは被害が拡大しないよう、対処することに気持ちを切り替えましょう。その際、しっかり謝罪することはもちろん、今後同じミスを起こさないための対策を明記し、誠意が伝わる文面にまとめることが大切です。

ここではメールを送信間違いしたときのお詫びメールの文例をご紹介します。謝罪メールの書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

送信間違いのお詫びメールの書き方・マナー

まずは、誤送信した際のお詫びメールの書き方や心がけておきたいマナーについて解説します。

お詫びメールを送るタイミング

送信間違いをしていることに気づいたら、すぐに誤送信した方に電話をするのが鉄則。電話では、自身のミスにより誤送信したことを謝罪し、メールの削除を依頼しましょう。電話を切ったあとすぐ、改めて送信間違いのお詫びメールを送ります。

宛先が違ったり、全く関係のない資料が添付されていたりする場合は、メールを開いた方も誤送信だと察することができます。しかし、関連性があるような紛らわしいメールだと、相手もきっと困惑します。間違いに気づいたらすぐ訂正しなければいけません。

誤送信した日時を知らせる

日々、何十通ものメールを受け取っている人に間違えてメールを送ってしまった場合、誤送信メールの存在に気付かずスルーしている可能性も。お詫びメールを送る際は、誤送信した日時と件名を通知すべきです。

メールでのやり取りを頻繁に行う方に「昨日お送りしたメールですが…」とだけ説明されても、すぐにそのメールを特定するのは困難です。自身のミスが原因で、相手に無駄な労力をかけてしまうことを肝に銘じ、多忙な相手に配慮した伝え方を心がけましょう。

機密情報を誤送信した場合

誤送したメールの内容が、相手に全く関係のない内容や資料の場合、「送信したメールの内容、添付資料は御社と一切関連の無いものです」といった、手合いの文章を入れるべきでしょう。

しかし、「他社へ送らなければいけない見積書類の送信先を誤った、しかも金額設定を見たら他社の方が優遇されていた」など、間違えて送信した先にとって不利益な内容であれば、トラブルになる可能性が非常に高くなります。個々の単価(金額)設定は外部には決して漏洩してはいけない機密事項。

取引先により異なる単価を設けることはビジネスシーンでは決して珍しいことではありませんが、謝罪メールでもそのことについて一言触れておくほうが好ましいでしょう。例えば、「添付書類に関しては他社様との取引のみ有効な金額となります。何卒ご了承下さいませ」などと簡潔に明記します。

送信間違いのお詫びメールの文例

では、お詫びメールはどのような文面にまとめれば良いのでしょうか。ここでは、謝罪メールを送ることを想定した文例を紹介します。

件名:誤送信のお詫び

株式会社〇〇〇〇
営業部 〇〇 〇〇 様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の△△です。

昨日〇月〇日〇時〇分にお送りしたメールにつきまして、
他社様に送信するメールを誤って〇〇様に送信してしまいました。
ご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございません。

メールの内容に関しては御社と一切関連の無いものですので、
そのまま破棄して頂くようお願い致します。
お手数おかけしてしまい大変恐縮ですが、何卒お願い申し上げます。

また添付資料の単価に関しましては、
協力会社様とのお付き合いがある上での特別単価となっております。
何卒ご理解・ご了承頂きますようお願い申し上げます。

今後とも変わらぬお取引、何卒宜しくお願い申し上げます。
取り急ぎ誤送信のお詫びを申し上げます。

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署名
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書き方のポイント:お詫びメールを作成するときの流れは以下の通りです。

  • 書き出しの挨拶
  • 誤送信メールの送信日時
  • お詫びの言葉
  • メール破棄のお願い
  • 誤送信内容のフォロー
  • 締めの挨拶

お詫びメールに盛り込む項目は多いので、余計な事は記さないよう注意してください。特に、誤送信に関するフォローは長くならないよう簡潔にまとめることが大切です。送信間違いのお詫びメールは、謝罪とともに相手の方にメールを破棄して頂くためのもの。できるだけシンプルな構成を意識して明記しましょう。

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