資料送付の依頼メールの文例

関心のある商品やサービスを取り扱う企業に対して、関連する資料やカタログの送付を依頼したいとき、メールで問い合せすることが主流になっています。さて、こんなとき、先方にどのような内容のメールを送れば良いのでしょうか。

購入する立場だからと言って、上から目線の文面や、命令口調のメールを送ってしまうと、会社の品格が問われかねません。

ここでは、資料送付の依頼メールの文例をご紹介します。お願いするメールの書き方やマナーについても解説するので、資料取り寄せの際は是非参考にしてくださいね。

資料送付の依頼メールの書き方・マナー

物品の購入やサービスを利用するとき、購入者の態度次第でその方の人間性や品格がなんとなく伝わるものです。今回は利用者としての立場ですが、巡り巡って商品を提供する側になる場合もあるでしょう。そんなとき、高圧的な態度が感じられるような問い合わせメールが届いたら、きっと不快な思いをするはずです。相手にお願いをするときは、社会人として低姿勢かつ丁寧なメールを送るよう心がけましょう。

送付してほしい資料の詳細を明記する

先方に送ってほしい資料はどのような内容が明記された書類でしょうか。電化製品に関する資料の場合、製品の機能性や消費電力、サイズや重量等を把握したいところです。また事務用品の場合には機能性や収納性、サイズやまとめ買いによる値引きがあるのかどうかも知りたいところ。

購入の決め手となるポイントをメールに記すことによって、先方にとってもどのような資料を送るべきか理解することができます。記載しておかないと、関連する資料一式が送られてきて、膨大な情報のなかから自身で必要なデータを探さないといけなくなります。メールの文面に送付してほしい資料の一覧を書くときは箇条書きを用いて分かりやすく明記しましょう。下記の例をご覧ください。

知りたいポイントを伝えれば、相手とのやり取りも最小限に抑えることができ、相手としてもニーズに合う別の商品があれば紹介することもできます。

依頼する目的や今後の予定・計画も明記しておくと親切

購入する目的や、取引額の大きさ、継続取引の有無は企業によって異なります。特に、取引額が大きい場合や、継続的な取引を希望している場合は、その旨を記載しておくことによって、値引き等の特典が得られる可能性があります。購入条件によって価格が変わるのは企業間取引ではよくあること。伝えられる範囲で依頼メールに記しておきましょう。

資料送付の依頼メールの文例

つづいては、資料送付の依頼メールの文例をご紹介します。資料請求や資料取寄せの依頼をしようとしている方は是非参考にしてくださいね。

書くときのポイント：書き方やマナーにて紹介したポイントを盛り込み、上手くまとめると上記のような文章の流れとなります。フローにまとめると、

• 書き出しの挨拶
• 資料請求のお願い
• 送付してほしい資料の項目
• 資料請求の理由
• 締めの挨拶

このように資料送付をお願いする際は、依頼する立場であり、相手に負荷をかける立場であることをしたうえで、低姿勢かつ丁寧なメールを送るよう心掛けましょう。