資料を確認したことを知らせるメールの文例

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資料を確認したことを知らせるメールの文例

資料を受け取る人は、ちゃんと資料を確認したことを相手先に連絡することで、確実に届いていることが伝わります。確認メールを送らずにそのままにすると、資料を送ってくれた相手はちゃんと到着しているか不安になってしまいます。ビジネスマンのマナーとして、資料を受け取ったら相手に通知しましょう。

ここでは、資料を確認したことを知らせるメールの文例をご紹介します。書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

資料を確認したことを知らせるメールの書き方・マナー

相手先に資料を送ってもらったときに「資料を確認しました」と知らせるメールは、手元に届いてから確認まで時間を掛けないようにしましょう。大事な資料は、事前に「今から送ります」と連絡が入ることでしょう。その連絡が入ってから受け取るまで、メール添付でもそれ程時間がかかりません。

資料を正しく開くことが出来るか確認したら、「返信」ボタンで資料を受け取って確認したことをお礼と一緒に伝えましょう。相手も受け取ったことを知らせるメールを見て、やっと安心できます。

1.資料を受け取ったらそのままにせず、確認メールをおくろう

資料が届いたら、「待ってました」とばかりに仕事に取り掛かって、相手先に連絡しない人もいます。相手はきっと到着の連絡を待っています。ちゃんと届いているか心配になり「資料は届いていますか」と確認すべきか迷っている可能性もあるでしょう。

資料やメールが届いたら、ちゃんと折り返しの確認メールを送りましょう。急ぎの場合は、「資料受け取りました。ありがとうございました。」だけでも構いませんから、とにかく相手先に礼儀を尽くすことが大切です。

2.急ぎの場合は電話で連絡、確認は「返信」メールで!

送ってもらった資料を見ながらすぐに不明点などを聞きたい場合などは、メールではわかりづらいので、パソコンで資料を見ながら電話で話すことで、お互いに同じ資料を見ながら答えられスムーズに仕事を進められます。送ってもらった資料をじっくり見たいときには、受け取ったことをメールしますが、「返信」ボタンを使うと便利で簡単に送る事が出来ます。

3.資料を送ってもらったことに感謝の言葉を添えよう

取引先との関係性や距離の近さによっては、資料を受け取るにしても、郵送、メール添付、そして取りに行くという選択肢があります。時間もお金も手間も掛けずに送る方法が、メール添付になります。マナーとして、ちゃんと受け取った時には、送ってもらったことに対して感謝の気持ちを伝えましょう。

資料を確認したことを知らせるメールの文例

たった1本のメールを送るか送らないかでその人の相手先への誠意や仕事への向き合い方が分かります。取引先とうまく付きあっていくには、信用できて気遣いの出来る人であることでしょう。資料を受け取ったら、まずは1本の確認メールを送りましょう。ここでは資料を確認したことを知らせるメールの文例をご紹介します。

資料を確認したことを知らせるメールの文例(1)

件名:資料確認のご報告

株式会社〇〇〇〇
営業部 〇〇 〇〇 様

日頃より大変お世話になっております。
株式会社△△、営業部の△△です。

先程は〇〇についての資料をお送りいただき
ありがとうございました。
資料の内容も確認しております。

資料の詳細を確認の上、
明日中にはお返事させていただきます。

取り急ぎ、メール受け取りのご連絡まで。

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署名
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資料をメール添付で送ってもらっても、パソコンの問題でファイルが開けない場合もあります。せっかく送ってもらっても正常に見られないと困りますから、届いた資料をまずは安全なファイルであり、ダウンロードして正常に見ることができるかを確認しましょう。資料を確認してちゃんと見ることが出来たら、確認したことを知らせると同時に「ありがとうございます」の一言を添えましょう。

資料を確認したことを知らせるメールの文例(2)

件名:〇年度カタログ受け取りのご報告

株式会社〇〇〇〇
販売部 〇〇 〇〇 様

いつもたいへんお世話になっております。
株式会社△△、総務部の△△です。

〇年度のカタログサンプル、確かに受け取りました。
ありがとうございました。

早速、各部署に確認を取り、
〇日までに部数のご連絡をいたします。

また、質問などが生じましたら
改めてご連絡差し上げます。

まずは、取り急ぎご連絡まで。

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署名
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上記の文例は、カタログやパンフレットなどメール添付で送れないものを郵送で送ってもらったときの確認メールです。メールで受け取った事、確認したことの連絡と共に、感謝の言葉を添えます。そして、その後の発注の予定を付け加えることで、相手先はおおよその時期や数量を把握することが出来ます。メールには、次の仕事に繋がる情報が幾つも隠れています。だからこそ、たった1本のメールでも大事にしなければいけないのです。

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