飲み会の会費を集金するときの依頼メールの文例集

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飲み会の会費を集金するときの依頼メールの文例集

飲み会の幹事を任されて参加者に集金をするときは、事前に集金の依頼メールを送っておくとスムーズです。

ただし、集金の依頼メールは、飲み会の事前に行うか、後日行うかによって、記載する内容も変わるので注意しなくてはなりません。

ここでは、飲み会の会費を集金するときの依頼メールの書き方やマナーについてお伝えします。文例も紹介するので参考にしてくださいね。

飲み会の会費を集金するときの依頼メールの書き方・マナー

まずは、飲み会の会費を集金するときの依頼メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

集金するタイミングを間違えると、あなたが損をしたり参加者とのトラブルになったりして後味の悪い思いをしてしまいます。あなたの会社の状況や社員構成に合った集金方法を選ぶことが大切です。大きく分けて、飲み会での会費の集金は下記の3つのパターンがあります。

  • (1)事前に集金する場合
  • (2)お会計時に集金する場合
  • (3)後日集金する場合

上記のうち、(2)のお会計の際に集金するのはなるべく避けましょう。誰が支払ったか把握しきれなくなったり、支払いを誤魔化す人がいたりする可能性もあるので、幹事のあなたが自腹を切らなくてはならない場合もあります。

事前の集金か、後日集金するのかについても、それぞれのメリットとデメリットをよく考えて選びましょう。

飲み会の事前に集金するメリット・デメリット

まずは、事前に会費を徴収するメリットとデメリットからお伝えします。

事前徴収のメリット

事前に集金することにより、予め参加者から会費を集めることができるので、管理が非常に楽です。飲食店の予約や人数確認もスムーズに行えるので、トラブルを防ぐこともでき、最もおすすめです。

事前徴収のデメリット

送別会では、花束や贈り物を退職者に渡す予算も含めて会費を徴収するのが一般的ですが、結果的に事前に集金した金額を超えてしまい、後日、追加で参加者に徴収しなくてはいけなくなる可能性があります。追加負担が発生するとなると、集金時、幹事という大変な役目を務めたあなたを労うどころか、参加者から嫌味を言われることもあるでしょう。

飲み会の後日集金するメリット・デメリット

つづいては、後日集金するメリットとデメリットをお伝えします。

後日集金のメリット

会計を参加人数で割った金額の徴収をお願いすれば良いだけなので、二度手間になることがありません。メールで集金に伺うことをアナウンスしておくとよりスムーズです。

後日集金のデメリット

何度催促しても支払いを遅延する人が必ず一人はいるので余計なストレスになる可能性があります。相手が目上の方なら尚更です。また、会費が中途半端な金額になったり、参加者が一万円札しか持ち合わせていなかった場合を想定し、釣り銭を多めに用意しておかないといけません。

飲み会の会費を集金するときの依頼メールの文例集(事前)

つづいては、飲み会の会費を事前に集金するときの依頼メールの文例を紹介します。

飲み会の会費を集金するときの依頼メールの文例(基本)

件名:懇親会の会費事前集金のお願い

営業部各位

お疲れ様です。△△です。

さて、先日ご案内致しました〇日開催の懇親会につきまして、
会費(4,000円)を集金させて頂きたく存じます。

懇親会参加のお返事を頂いた下記の皆様は
〇日までに△△までお持ちいただきますよう
お願い申し上げます。

【懇親会の参加予定者】計14名
・一課:〇〇課長、〇〇係長、〇〇主任、〇〇さん、〇〇さん
・二課:〇〇課長、〇〇係長、〇〇さん、〇〇さん
・三課:〇〇課長、〇〇係長、〇〇主任、〇〇さん、〇〇さん

なお、ご都合が悪くなりキャンセルされる場合は
〇日までにお知らせください。

※〇日を過ぎてしまうとキャンセル料が発生しますので
 ご注意ください。

お忙しい中、お手数をおかけして恐れ入りますが、
上記につきまして宜しくお願い申し上げます。

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署名
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書くときのポイント:集金するメンバーの名前を明記し、支払い準備を促しましょう。相手に持ってきてもらうのではなく、あなたが集金に伺う場合は「〇日に集金に伺いますのでご準備頂きますようお願い申し上げます」と明記します。ドタキャンする場合の注意事項についても書き記しておくと、後のトラブルを防ぐことができます。

飲み会の会費を集金するときの依頼メールの文例(後日追加徴収)

件名:送別会の会費について

社員各位

お疲れ様です。△△です。

昨日は〇〇さんの送別会にご参加いただき
ありがとうございました。

皆様からお預かりした会費の件ですが、
金額を清算しましたところ、
超過分(〇,〇〇〇円)が発生しております。

※領収書を添付しておりますのでご確認ください。
 つきましては大変恐縮ですが、おひとり〇〇〇円の
 追加のご負担をお願い申し上げます。

本日中に集金に伺いますので
ご準備の程、宜しくお願い致します。

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署名
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書くときのポイント:持ち出しが発生して追加負担するのは、誰しも気持ちの良いものではありません。幹事を任された立場として、追加で集金をお願いするときは、へりくだった表現を用いてお願いするのが基本です。明朗会計を証明するために領収書を添付するのも大事です。

飲み会の会費を集金するときの依頼メールの文例(後日)

さいごに、飲み会の会費を後日集金するときの依頼メールの文例を紹介します。

飲み会の会費を集金するときの依頼メールの文例(基本)

件名:歓迎会の会費の件

営業部各位

お疲れ様です。△△です。

昨晩はお忙しい中、歓迎会にご参加いただき
誠にありがとうございました。

皆様のおかげで楽しい会にすることができましたこと、
感謝申し上げます。

さて、本日は歓迎会でかかった会費につきまして
集金のお願いがあり、ご連絡させて頂きました。

会費は全部で〇〇,〇〇〇円でしたので、
お支払いは先日案内メールでお伝えしました通り、
おひとり5,000円でお願い申し上げます。

※差額の〇〇〇円は集金時に返金させて頂きます。

本日中に集金に伺いますので
ご準備の程、宜しくお願い致します。

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署名
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書くときのポイント:メール本文の冒頭では、飲み会参加に対するお礼の気持ちを伝えましょう。参加者から預かった会費とお会計に差額が発生した場合は、返金もしくは次回の飲み会に持ち越す旨を明記します。トラブルにならないよう、全て返金しておくのが望ましいでしょう。

飲み会の会費を集金するときの依頼メールの文例(集金の催促)

件名:懇親会の会費の件

〇〇主任

お疲れ様です。△△です。

〇日の懇親会の会費(4,000円)につきまして、
まだ〇〇主任から会費を頂戴しておりません。

ご多忙中につき、何かの手違いかとは存じますが、
どうぞご確認のうえ、早急にお支払いくださいますよう
お願い申し上げます。

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署名
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書くときのポイント:集金を催促するとき、あなたに非が無くても高圧的なメールを送るのはくれぐれも避けましょう。相手がうっかり失念している場合を考え、事情を推し量る態度を示し、丁寧にお願いするニュアンスの文面にまとめるのが基本です。

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