飲み会の参加確認の催促メールの文例(社内・社外)

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飲み会の参加確認の催促メールの文例(社内・社外)

飲み会の案内メールを送ったのに期日を過ぎても返事が集まらないときは、催促メールを送って返信を促す必要があります。しかし、催促メールでは相手を責めたり、返信を命令するような直接的な表現をするわけにもいきません。

ここでは飲み会の出欠確認の催促メールの書き方やマナーについてお伝えします。社内・社内の人に対して参加・不参加を確認する柔らかい言い回しの文例も紹介するので参考にしてくださいね。

飲み会の参加確認の催促メールの書き方・マナー

まずは、飲み会の出欠確認の催促メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

1.件名の書き方

件名は、一目見ただけでメール本文の用件を理解できる、分かりやすいタイトルにするのが基本です。飲み会の催促メールを送るときは以下の件名がおすすめです。

  • 件名:【再送】飲み会参加のご確認
  • 件名:【要返信】飲み会の出欠確認の件
  • 件名:【ご確認】飲み会の出欠について
  • 件名:【〇月〇日】飲み会の参加確認

2.飲み会参加の確認は丁寧な言葉を用いる

メール本文で挨拶文を明記したあとは、改めて飲み会の参加確認を行いましょう。このとき、相手の返信が滞っていることに触れるのはタブーです。「まだ返信を頂いてないのですが」といった直接的な表現は控え、やんわりとした伝え方をするのがマナーです。

  • 先日ご案内致しました〇月〇日の飲み会の件、○○課長のご都合はいかがでしょうか。ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご返信頂きますよう何卒宜しくお願い致します。
  • 先般お送りしております〇月〇日の飲み会につきまして、出欠のお返事を頂きたく存じます。勝手を申し上げて誠に恐縮ですが、本日中にお返事頂きますようお願い申し上げます。

上記の例文のように「お忙しいところ大変恐縮ですが」「大変失礼とは存じますが」「誠に勝手を申しますが」といった丁寧な前置きを記すことにより、同じ催促メールでも相手の受け取り方は大きく変わります。命令口調の印象を与えないよう必ず前置きを明記しましょう。

3.飲み会の詳細を再度記載する

もしかすると以前送った飲み会の案内メールが相手に届いていない、もしくは迷惑メールフォルダに入っており確認できていなかった…そんな可能性もゼロではありません。

そのため、催促メールには飲み会の詳細を改めて記載しておくと親切ですし、なによりもスムーズに返事が集まります。飲み会の詳細は、以前送付した内容をコピーして貼り付けてもいいですし、メールをそのまま転送するのもよいでしょう。

4.行き違いへのお詫びの一文を添える

すでに返事をもらっていた相手に手違いで送付してしまったり、行き違いにより催促メールを送ってしまったりするのは失礼です。催促メールの末尾には行き違いがあったときのお詫びの一文を添え、相手に配慮することが大切です。

飲み会の参加確認の催促メールの文例

つづいては、飲み会の参加確認の催促メールの文例を紹介していきます。文例は、社内に宛てる場合、社外に宛てる場合の2パターンをお伝えします。

飲み会の参加確認の催促メールの文例(社内)

件名:【再送】飲み会・出欠のご確認

営業部各位

お疲れ様です。営業部の〇〇です。

さて、先般お願いしておりました
〇月〇日の飲み会の件、皆様のご都合はいかがでしょうか。

お忙しいところ恐れ入りますが、早めに予約の手配を進めたく存じます。

そのため出欠のお返事につきまして
本日中にご連絡頂きますようお願い申し上げます。

念のため、詳細を下記に記載いたします。

■飲み会の詳細
日時:〇月〇日(〇曜日)18時30分〜
場所:和風居酒屋〇〇(HP:http://〇〇.com)
住所:〇〇市〇〇町〇-〇-〇 見本ビル3階
   地下鉄〇〇線〇〇駅中央改札から徒歩5分※添付の地図をご参照ください
TEL:00-0000-0000
会費:4,000円 ※後日集金します

なお、このメールは飲み会へのご出席の連絡が
まだの方へ送信しております。

本メールと行き違いでご連絡を頂いておりましたら申し訳ございません。

お忙しいかと存じますが何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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飲み会の参加確認の催促メールの文例(社外)

件名:〇月〇日懇親会ご出欠のご確認

株式会社〇〇〇〇
専務取締役 〇〇 〇〇 様

平素より大変お世話になっております。
株式会社△△、営業部の△△でございます。

さて、先日ご案内致しました〇月〇日懇親会の件、
〇〇様のご都合はいかがでしょうか。

勝手を申し上げて大変恐縮ですが、
ご出欠のお返事を〇月〇日までに頂けましたら幸甚でございます。

念のため、詳細を下記に記載いたします。

■懇親会の詳細
日時:〇月〇日(〇曜日)18時〜
場所:割烹〇〇(HP:http://〇〇.com)
住所:〇〇市〇〇町〇-〇-〇 見本ビル2階
   ※添付の地図をご参照ください
TEL:00-0000-0000
弊社参加者:営業部長 〇〇 〇〇
        課長 〇〇 〇〇
        主任 △△ △△

本メールと行き違いでご連絡を頂いておりましたら
なにとぞご容赦くださいませ。

部長の〇〇も、〇〇様のご参加を楽しみにしております。

ご多用中とは存じますが、是非ご出席頂きますよう
何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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書くときのポイント:文例の流れは以下の通りです。

  • 宛名
  • 挨拶文
  • 飲み会の出欠返事の催促
  • 返信期限の通知
  • 飲み会の詳細
  • 行き違いの場合のお詫び
  • 結びの挨拶

催促のメールとはいえ、直接的な表現は避けるのがマナー。柔らかみのある言い回しで丁寧に催促する敬語表現を心がけましょう。また返信期限をしっかり伝え、それまでに返事を頂けるようお願いしましょう。

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