日程調整の催促メールの文例

打ち合わせや会議の日程調整をしたいのに、相手から返信がないため日時を確定できない…。そんなときは、日程調整の催促メールを送って返信を促しましょう。

ただし、連絡してくれないことを責めたり非難したりするような書き方はNGです。催促する場合でもあくまで丁寧な表現を用いることがビジネスマナーです。

ここでは日程調整の催促メールの書き方やマナーについてお伝えします。打ち合わせや会議・ミーティングの日程調整の文例もご紹介するので参考にしてくださいね。

日程調整の催促メールの書き方・マナー

まずは、日程調整の催促メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

１．件名の書き方

件名は、一目見ただけでメール本文の用件を理解できる、分かりやすいタイトルにするのが基本です。日程調整の催促メールを送るときは以下の件名がおすすめです。

• 件名：【再送】打ち合わせ日程のご確認
• 件名：【ご返信のお願い】ミーティングの日程の件
• 件名：【重要】面談日程のご相談

相手の目に止まるよう、【】を用いて強調する工夫も大切ですが、目上の人や社外の取引先に送るときは強く要求するような表現にならないよう注意しましょう。

２．丁寧な言葉を用いて確認しよう

メール本文で挨拶文を明記したあとは、改めて日程の確認を行いましょう。このとき、相手の返信が滞っていることに触れるのはタブーです。

「まだ返信を頂いてないのですが」といった直接的な表現は控え、やんわりとした伝え方をするのがマナーです。例文を以下に記載します。

• 先日メールにてご相談致しました、ミーティングの日程につきまして、〇〇様のご都合はいかがでしょうか。
• さて、先般お送りしております、打ち合わせの日程の件ですが、〇〇課長のご都合はいかがでしょうか。

相手の状況を尋ねる表現にすることで柔らかい印象を与えます。

３．期日を設けるときは前置きを用いる

相手に返事を催促するだけではなく、回答期日も伝えるときは、催促文の冒頭に「ご多忙のところ大変恐縮ですが」「誠に恐縮ですが」といった言葉を前置きすることにより、相手に丁寧な印象を与える事ができます。

「～ください」「～願います」といった言い切る形の文章の冒頭には上記のような前置きを明記し、非礼にならないようにまとめましょう。

４．日程調整の詳細を再度記載する

もしかすると以前送った日程調整の依頼メールが相手に届いていない、もしくは迷惑メールフォルダに入っており確認できていなかった…そんな可能性もゼロではありません。

そのため、催促メールには内容・詳細を改めて記載しておくと親切ですし、なによりもスムーズに返事が集まります。詳細については、以前送付した内容をコピーして貼り付けてもいいですし、メールをそのまま転送するのもよいでしょう。

５．行き違いへのお詫びの一文を添える

既に返事をもらっていたにも関わらず確認ミスで催促メールを送付してしまったり、行き違いでメールを送ってしまうのは相手に対して失礼です。催促メールの末尾には行き違いがあったときのお詫びの一文を添え、相手に配慮することが大切です。

• 本メールと行き違いがございましたら、何卒ご容赦願います。
• 本メールと行き違いでご連絡を頂いておりましたら申し訳ございません。

日程調整の催促メールの文例

つづいては、日程調整の催促メールの文例を紹介していきます。文例は、社内に宛てる場合、社外に宛てる場合の２パターンをお伝えします。

日程調整の催促メールの文例（社内）

日程調整の催促メールの文例（社外）

書くときのポイント：文例の流れは以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• 前回送った日程調整メールの確認
• 返信期限の通知
• 再度希望日程の通知
• 用件の詳細
• 行き違いの場合のお詫び
• 結びの挨拶

相手の連絡ミスであっても、それを批判するような直接的な表現を用いるのは避けるのがマナーです。へりくだった言い回しの敬語表現を用いて柔らかい文面にまとまるよう心がけましょう。また返信期限をしっかり伝え、それまでに必ず返事を頂けるようきっちりとお願いするのがポイントです。