見積もりを依頼した相手への断り方｜メール例文つき

断りのメールは、先方の申し入れや依頼に応じられない旨を伝える文書です。断りの意思は明瞭に示すことは大切ですが、相手の気持ちや立場に配慮のない、ストレートな断り方は相手を傷つけてしまい、今後の取引に影響する恐れがあるので要注意。

断りメールの文面は、相手への気遣いや配慮が感じられるよう、丁寧で礼儀正しい表現を用いて誠意を伝えましょう。

ここでは、見積もりを依頼した相手への断り方についてお伝えします。断りメールの例文も紹介するので参考にしてくださいね。

見積もりを依頼した相手にメールで断る際の書き方・マナー

まずは、見積もりを依頼した相手にビジネスメールで断るときの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

見積もりの依頼を断るメールを送るときの心得

相手の提案に断りを入れるときは、出来る限り相手を傷つけないよう、気遣いが感じられる文面にまとめるのが基本です。断り方の基本的な心得は以下の4項目です。

• 曖昧な書き方を避ける
• 断りにくい状況を作らない
• 断る理由を明確に示す
• 相手を尊重する

日頃から付き合いのある親しい相手ほど断りにくいものですが、はっきり断らずに先延ばしにする方が、相手に余計な期待を与えるだけとなってしまい、非常に失礼です。誠意をみせるためにも、上記4項目を心得た文面に仕上げましょう。

見積もりのお断りメールの書き方

メールでの見積もりの断り方で大事なポイントは3つです。必ず下記の3つの項目を文面に盛り込みましょう。

• 見積もりをしてくれたことへの感謝を述べる
• 断る理由・意思をはっきりと述べる
• 今後の愛顧を願う一文を添える

断る理由を述べるときは、前置きに「誠に恐縮ですが」「大変申し訳ございませんが」などのクッション言葉を入れ、柔らかい表現にすることを心がけましょう。相手をたてる上手な言い回しを用いるとカドが立ちません。

曖昧な表現はせずにはっきりと断る

断りにくいからといって、相手に期待を持たせる書き方をするのはNGです。例えば「金額面さえ考慮してくれれば」「納期が上司の希望するスケジュールになれば」などと、条件の変更を求めるような書き方は誤解を与えてしまいます。「お断りさせていただくこととなりました」「見送らせていただくこととなりました」などの断りの定番フレーズを用いて、明確に意思を伝えることが重要です。

見積もりを依頼した相手への断り方｜メール例文集

つづいては、見積もりを依頼した相手への断り方について、ビジネスメールの例文を紹介します。

見積もりを依頼した相手への断りメールの例文（費用面が理由で断る場合）

書き方のポイント：本題に入る前に、見積もりの提案をしてくれたことへのお礼を改めて述べます。「誠に残念ながら」と受注ができないことに対する遺憾の気持ちを表し、断りの理由や意思表示を明瞭に示すことが重要です。

見積もりを依頼した相手への断りメールの例文（提案内容が理由で断る場合）

書き方のポイント：断られても先方が納得できるよう、断る理由や事情を具体的に説明することを心がけましょう。曖昧な書き方はくれぐれも避け、意向に添えないことを明確に伝えて、丁重に詫びる文言を記します。

見積もりを依頼した相手への断りメールの例文（相見積もりが理由で断る場合）

書き方のポイント：付き合いの長い会社からの見積もり提案を断る場合は、先方の依頼に真摯に応えたいという姿勢を文面に示し、丁寧かつ丁重に断ることが重要です。末文では今後の愛顧を願う一文や別の機会があればお願いしたいという姿勢を示して締めくくりましょう。

見積もりを断ったのにしつこく提案してくる営業マンへの返信・断りメールの例文

さいごに、見積もりを断ったにもかかわらず、諦めることなく執拗に提案してくる相手に送る断りメールの例文を紹介します。

書き方のポイント：見積書再提出の依頼に応じたい気持ちはあるものの、諸事情がそれを許さないことを説明し、断りの意思をはっきりと示しましょう。相手がしつこくても、あくまでも丁寧で礼儀正しい文面を心がけることが基本です。