面談の依頼メールの文例集

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面談の依頼メールの文例集

取引先や新規のお客様に、面談のアポイントを申し出るときは、面談の依頼メールを送って相手の都合を伺いましょう。

ただし、書き方に気をつけないと、無駄に何往復もメールのやり取りを行わなければならなくなり、相手に煩わしい思いをさせてしまうため注意が必要です。

ここでは、面談の依頼メールの書き方やマナーについてお伝えします。文例も紹介するので参考にしてくださいね。

面談の依頼メールの書き方・マナー

まずは、面談の依頼メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

件名の書き方

件名は、ひと目見て、相手にメール本文で書かれている用件がおおよそ伝わるタイトルにするのがマナーです。面談の依頼メールの件名の記載例は下記のとおりです。

  • 件名:面談のご依頼
  • 件名:面談のお願い
  • 件名:次回お打ち合わせのお願い

面識のない相手に初めてメールを送るときは、上記件名の後ろに、会社名やあなたの氏名を明記しておく配慮も心がけましょう。

面談のメリットを伝える

相手に時間を割いてもらうには、面談の目的や相手に享受できるメリットを書き記しておくことが重要です。特に、初めてメールを送る相手には、簡単な会社紹介や自己紹介を交えつつ、アポイントが欲しい理由についても明記しましょう。

面談するメリットを書くときは、具体的かつ簡潔に、相手にとって魅力的な一文を記すことが大切です。「過去の実績では10%のコスト削減を支援してきた」「売上が15%伸びた成功実績がある」などと、具体的な数字を盛り込むと効果的。「直接会って話を聞きたい」と、意欲的になるでしょう。すでに取引のある既存顧客にも「調査結果の報告のため」「進捗のご報告のため」などと理由を書き記したうえで、面談の依頼をしましょう。

相手との関係性によって依頼の仕方を変える

初めてやり取りする相手や、関係性が薄い相手には、まずは相手の都合を伺ってから面談時間を決めるのがマナーです。関係性が薄い状態で、面談の希望日時をいきなり提示されると、相手はきっと困惑するはずです。

すでに長年付き合いのある方や、既存の取引先には、あなたの訪問可能な日時を2~3つ提示し、その中から選んでもらう流れで依頼すると、面談日時確定までのやり取りがスムーズです。ただし、書くときはへりくだった表現を用いて、相手への配慮を示すことが重要です。

礼儀正しい文面にまとめる

面談の依頼メールを書くときは、礼儀正しい文面にまとめるのが基本。仕事が忙しい中、あなたの都合で時間を割いてもらうので、相手の立場を考えた、丁重な姿勢が伝わる文章を書き記しましょう。末文では「突然のお願いとなり大変恐れ入りますが」「ご無理申し上げて恐縮ですが」などの前置きを入れてお願い文を作成しましょう。

面談の依頼メールの文例集(初めての相手・新規顧客)

つづいては、面談の依頼メールの文例を紹介します。

面談の依頼メールの文例(候補日を伺う)

件名:貴社訪問のお願い(株式会社△△・△△)

株式会社〇〇〇〇
総務部 課長 〇〇 〇〇 様

突然のご連絡失礼いたします。

私、株式会社△△にて営業を担当しております、
△△△△と申します。

この度は、貴社営業部一課長の〇〇様よりご紹介いただき、
ご連絡致しました。

さて、弊社は企業様の固定費を見直すコンサルティング業務を行っており、
国内で300社以上の取引実績がございます。

先般、貴社〇〇様に弊社コンサルティング業務についてお話しましたところ
〇〇様がご担当をなさっていらっしゃることを伺い、
失礼ながらこの度、ご紹介頂いた次第でございます。

つきましては、ご挨拶かたがた一度、貴社へお伺いし、
ご面談のお時間を頂けましたら幸甚です。

まずは現在のお困りごとや、過去にお取り組みされた内容など
伺えればと考えております。

もしお時間を頂けるようでしたら、
〇〇様の来週以降のご都合のよろしい日時を
2・3つほどご教示頂きたく存じます。

突然のお願いとなり大変恐れ入りますが、
ご検討の程、何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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書き方のポイント:面談の依頼メールを送った経緯や自己紹介文を冒頭に書き記し、面談時間をいただきたい旨について書き記します。初訪のアポの場合、面談内容についても簡潔に記載しておくと、相手も安心します。

面談の依頼メールの文例(候補日を伺う)

件名:ご面談のご依頼(株式会社△△・△△)

株式会社〇〇〇〇
販売促進 ご担当者様

突然のご連絡失礼いたします。

私、株式会社△△にて、インターネットを通じた
集客支援の営業を担当しております△△と申します。

弊社では、これまで1000店舗以上の飲食店様の予約促進を
お手伝いした実績があり、この度、貴社の売上増加に貢献致したく、
ご連絡を差し上げた次第でございます。

一度、ご挨拶かたがたご面談のお時間を頂戴できませんでしょうか。

ご面談では貴社店舗様のお悩みやご状況をお伺いし、
その内容を基に、最適なプランをご提案させて頂きたく存じます。

勝手を申し上げて大変恐縮ですが、
ご検討の程、何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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書き方のポイント:初めてメールを送る相手の場合、先方の予定を伺って返信を待つのが基本です。宛名を書いた後「お世話になっております」などの挨拶文は省いて、突然メールを送ることへのお詫びから書き始めましょう。

面談の依頼メールの文例集(面識のある相手・既存顧客)

さいごに、面談の依頼メールの文例を紹介します。

面談の依頼メールの文例(面識のある相手に候補日を伺う)

件名:ご面談のお願い(株式会社△△・△△)

株式会社〇〇〇〇
代表取締役 〇〇 〇〇 様

お世話になっております。
わたくし、株式会社△△の△△でございます。

先日は〇〇交流会の場でお名刺交換をさせていただき、
誠にありがとうございました。

失礼ながら、先日はお話する時間がほとんどなく、
ご挨拶のみとなりましたが、一度、改めて
ご挨拶とご面談のお時間を頂戴致したく存じます。

お時間は30分ほどでございますので、来週のどこかで
いくつか候補日程をお教えくだると幸甚です。

〇〇様にお会いできましたご縁を大切に、
より一層精進して参りますので何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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書き方のポイント:アポイントを取得したい場合でも、面談の依頼メールは長々と書かず、簡潔に書くのが基本です。アピール文を無理に盛り込もうとせず、シンプルに書き、面談予定時間を明記して送りましょう。

面談の依頼メールの文例(既存顧客に候補日を挙げる)

件名:次回打ち合わせ日時のご相談

株式会社〇〇〇〇
営業本部長 〇〇 〇〇 様

平素より大変お世話になっております。
株式会社△△の△△です。

先般は打ち合わせに際して貴重なお時間をいただき、
誠にありがとうございました。

〇〇様よりご指摘頂いた点につきまして
早急に社内で協議し、進捗がございましたので
ご報告のため、貴社に訪問致したく存じます。

宜しければ、下記日時のうちから
〇〇様の可能なお時間を頂戴致したく存じますが、
ご都合はいかがでしょうか。

【候補日時】
・〇月〇日(〇)〇時~〇時
・〇月〇日(〇)〇時以降
・〇月〇日(〇)終日可
※お打ち合わせの時間は1時間を予定しております

もし上記日時のご都合が悪いようでしたら、
来週以降で〇〇様の可能なお日にちを2~3つ、
ご教示頂けましたら幸いです。

お忙しいところ大変申し訳ありませんが、
ご検討の程、何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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書き方のポイント:既存顧客など、日頃から付き合いのある顧客には、あなたから候補日を提示しても構いません。ただし、あまり直近過ぎるとスケジュールの都合上、相手は他のアポイントを調整したりキャンセルしたりしなくてはならないので、一週間ほど先の予定を記載するのがおすすめです。

面談の依頼メールの文例(既存顧客に候補日を伺う)

件名:打ち合わせ日時のご相談

株式会社〇〇〇〇
専務取締役 〇〇 〇〇 様

平素より大変お世話になっております。
株式会社△△の△△です。

先日はお忙しいところ、ご面談のお時間をいただき、
誠にありがとうございます。

早速、お預かりした資料を社内にて調査・分析し、
資料が完成致しましたので、ご報告のお時間を
頂戴致したく存じます。

〇〇様の来週のご都合のよろしい日時を
いくつかご教示いただければ幸いです。

ご多用中のところ大変恐縮ですが、
ご検討の程、何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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書き方のポイント:直近で訪問したなど、やり取りがあったときは、まずはそのお礼から書き記すのがビジネス上の礼儀です。感謝の気持ちを伝えてから、相手に連絡事項を通知し、その上で次回打ち合わせのアポイントをお願いしましょう。

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