返信遅れのお詫びメールの文例集

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返信遅れのお詫びメールの文例集

取引先やお客様のメールをついうっかり返信するのを忘れていた、このような経験がある方も少なくないと思います。誰にでもあり得ることですが、ビジネスの場合、少しのミスが致命的なトラブルにもなりかねません。

返信すべき日から、かなりの日数が経過している場合や、相手から返信の催促があった場合などは、気づいた時点で早急に対応する必要があります。ここでは、返信遅れのお詫びのメールの文例や書き方についてお伝えします。

返信遅れのお詫びメールの書き方・マナー

まずは、返信が遅れたときのお詫びメールの書き方やマナーについてお伝えします。

迅速に対応する

相手に迷惑をかけてしまった場合、どのような理由があったとしても、お詫びメールは迅速に送らなければいけません。しかし、返信遅れのお詫びだからといって、早く対応することだけを意識し、焦ってよく確認せずに送信することだけは避けましょう。とりあえず書き終わったら、下記のことを確認します。

  • 誤字脱字、文章的誤りはないか
  • 宛先や件名、日付などに間違いはないか
  • 必要な事項がすべて盛り込まれているか

また、上司や同僚など、第三者に確認をしてもらうのも一つの手段です。お詫びメールの内容が曖昧だったり、誤字や脱字があったりすると、相手に誠意は伝わりません。お詫びメールは送るのが目的ではなく、気持ちを伝えることが重要。必ず見直しをしましょう。

返信遅れの理由はシンプルに、お詫びの言葉は丁寧に

お詫びというと、とかく冗長な表現になりがちです。その結果、言い訳がましい文章となり、かえって心証を悪くしてしまう危険性もあります。お詫びの理由はシンプルに記載しましょう。

しかし、「お詫び」自体は丁寧な言葉を使う必要があります。「シンプル+丁寧」を心がけ、場合によっては、遅れた理由は記載せずにお詫びと要件のみを伝えるのも有効です。また、下記の言葉の使用は避けるようにしましょう。

  • 忘れていました
  • 聞き漏らしていました
  • うっかりしていました

代わりに、下記のように記載します。

  • ご返信が遅れたこと、大変申し訳ありません
  • 失念しておりましたこと、誠に申し訳ありませんでした

謝罪の気持ちを伝えようとしても、その伝え方によっては相手の感情を逆なでする恐れがあります。言葉を間違えないよう気をつけましょう。

お詫びも大事だが、相手は回答を求めている

返信が遅れた場合、遅れたことに対するお詫びを伝える必要があります。しかし、それ以前に、大切なことがあります。それは記載するべき事項です。返信が必要ということは、相手の質問に対する回答が必要ということになります。相手にとって必要なことは何よりも回答なのです。とくに催促された場合などは、相手の求める回答を簡潔に記載しましょう。

また、返信が遅れたことにより、相手方に何らかの問題が生じた場合はメールによるお詫びではなく、直接足を運ぶか電話での対応がベストです。

返信が遅れたときに使えるフレーズ

返信が遅れた際には下記のフレーズを効率的に使いましょう。一言添えると、より誠実さが伝わります。

  • メールにて誠に恐縮ですが~
  • ご連絡が遅れましたこと重ねてお詫び申し上げます。
  • 至急~します

この後でご紹介する文例を見て、どのようにフレーズを用いるのか、参考にしてくださいね。

返信遅れのお詫びメールの文例

つづいては返信遅れのお詫びメールの文例をご紹介します。

返信遅れのお詫びメールの文例(遅延理由を伝えず要件のみの場合)

件名:ご返信が遅くなったことへのお詫び

〇〇株式会社
経理部 〇〇 〇〇 様

お世話になっております。
株式会社△△の△△です。

この度は、弊社の新製品の資料請求のご連絡をいただき、
誠にありがとうございます。

そのご返信が遅くなりましたこと、
申し訳ございませんでした。

ご請求いただきました資料は、
本日発送させていただきましたので、
ご確認の程、何卒宜しくお願い申し上げます。

また、ご不明な点などございましたら、
お知らせいただければ幸いです。

メールにて恐縮ですが、ご返信が遅れたお詫びとさせていただきます。
何卒よろしくお願い申し上げます。

====================
署名
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返信遅れのお詫びメール(遅れた理由を添えるパターン)

件名:「返信が遅くなったお詫び」と「状況のご報告」

〇〇株式会社
経理部 〇〇 〇〇 様

お世話になっております。
株式会社△△の△△です。

お忙しい中、お見積書を作成いただき
誠にありがとうございます。

私が昨日まで出張で留守にしておりましたため、
ご返信が遅くなってしまい誠に申し訳ございません。

お見積りの内容に関しましては、
社内稟議にかけて検討させていただきます。

進捗があり次第、改めてご連絡させていただきますので、
今しばらくお待ちいただければ幸甚でございます。

メールにて恐縮ですが、
取り急ぎ、お詫びとご連絡を申し上げます。

====================
署名
====================

「出張で留守にしていた」以外の、返信遅れの理由を書いた文例は以下を参考にしてください。
←下表はスマホだと左右にスクロールできます→

お詫びも大切だが、求めている回答をより簡潔に伝える:相手が求めているのはお詫びよりも回答であることが大半です。求められた事項にしっかりと回答したうえでお詫びの理由や言葉を添えましょう。また、送信の際は間違いのないよう、しっかりと確認することも大切です。加えて、上司への報告も必要です。ミスを隠そうとするのではなくオープンにすることは更なるミスを防ぐことにつながります。

誠意をもって丁寧に対応することで、返信遅れをカバーすることができるだけではなく評価をあげることも可能となるのです。うっかりミスが致命的なミスにならないよう、十分に注意しましょう。

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