休職の挨拶メールの文例集(社内・社外)

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休職の挨拶メールの文例集(社内・社外)

体調不良や入院・出産により、休職することが決まったら、関係者に向けて休職の挨拶メールを送りましょう。

休職期間中、周囲に迷惑をかけないためにも、挨拶メールの文面には、事前に知らせておくべき事項を漏れなく記すことが大切です。

ここでは、休職の挨拶メールの書き方やマナーについてお伝えします。入院・病気・産休・育休による休職メールを社外・社内に宛てるときの文例も紹介するので参考にしてくださいね。

休職の挨拶メールの書き方・マナー

まずは、休職の挨拶メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

取引先はもちろん、社内関係者には挨拶メールを送っておこう

休職により業務に支障が出ないよう、取引先には必ず休職の挨拶メールを送りましょう。休暇の取得開始時期や後任の担当者名・連絡先を記し、迷惑をかけてしまうことに対してお詫びの一文を添えるのが基本。

また、休職理由にもよりますが、社内関係者にも挨拶メールを送っておきましょう。ただし、うつ病など口外しづらい理由の場合は、直属の上司と前もって相談をし、どの範囲まで挨拶メールを送るかを決めることも大切です。病名まで公表する必要はないので、休職理由は「病気療養のため」「入院のため」とだけ記しておきましょう。

通知事項は漏れなく明記する

休職の挨拶メールには「休職の開始時期」「引き継ぎした方の名前」「最終出社日」「復帰の目途」は必ず明記します。復帰時期が未定の場合は「復帰の目途が立っておらず、皆様にはご迷惑をおかけしますが」などとお詫びの言葉をあわせて伝えます。

謙虚さの伝わる礼儀正しい文面に仕上げる

社内向けの挨拶メールであっても、礼儀正しい表現を用いるのが基本です。自身が休職を取得できるのは周囲の心遣いによるものと心得て、丁寧な文面に仕上げましょう。後任の担当者など、特にお世話になる方々に対しては、個別に挨拶メールを送って感謝の気持ちを伝えることも大切です。

休職の挨拶メールの文例集(社内)

つづいては、社内の方々に宛てるときの休職の挨拶メールの文例を紹介します。

休職の挨拶メールの文例(入院)

件名:休職のご挨拶

営業部の皆様

お疲れ様です。〇〇です。

私事で恐縮ですが、〇月〇日(〇)より
入院のため長期休職することとなりました。

平成〇〇年〇月の職場復帰を予定しておりますが、
休職期間中の業務につきましては、
△△課長に引き継ぎをお願いしておりますので
ご対応をお願い致します。

なお、最終出社日は〇月〇日(〇)を予定しております。

皆様にご迷惑をおかけすることとなり、
誠に申し訳ございません。

退院後は、また皆様と共に元気に働きたいと考えておりますので
どうぞよろしくお願いいたします。

取り急ぎ休職のご挨拶を申し上げます。

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署名
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謙虚さが表れる文面に:入院による休職の場合、退院時期や復帰時期を記しておくと周囲の方々は安心します。末尾には復職後の抱負や意気込みを簡潔に書き記しておきましょう。

休職の挨拶メールの文例(病気療養・うつ病)

件名:休職のご挨拶

企画部の皆様

お疲れ様です。〇〇です。

私事で恐縮ですが、〇月〇日(〇)より
病気療養のため休職させていただくこととなりました。

休職期間中の業務に関しましては、
〇〇さんに引き継いで頂いておりますので
ご対応のほど、宜しくお願い致します。

職場復帰の目途が立っておらず
皆様にはご迷惑をおかけしてしまいますが、
宜しくお願い申し上げます。

メールでのご連絡となり恐縮ではございますが、
取り急ぎ休職のご挨拶を申し上げます。

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署名
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送信前に要確認:うつ病が原因で休職する場合は「病気療養のため」とオブラートに包んだ書き方でかまいません。そもそも、社内向けに挨拶メールを送るかどうかも含め、直属の上司に相談しましょう。

休職の挨拶メールの文例(産休・育休)

件名:休職のご挨拶【〇〇〇〇(名前)】

総務部の皆様

お仕事中に失礼いたします。総務部の〇〇です。

私事で恐縮ですが、〇月〇日(〇)より
産休に入らせて頂くこととなりましたのでご連絡いたします。

また、産休後は引き続き育児休暇に入るため、
平成〇〇年〇月の職場復帰を予定しております。

産休中の業務につきましては△△主任に引き継ぎ致しましたので、
御用の際は△△主任にご連絡頂きますようお願いします。

なお、最終出社日は〇月〇日(〇)を予定しております。

これまで体調不良による突然の休暇取得により
皆様にはご迷惑をおかけしましたが、
温かいお言葉とお心遣いをいただきましたこと、
この場をお借りして心より感謝申し上げます。

職場復帰しましたら、これまで以上に皆様のお力になれるよう
頑張っていきたいと思います。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
取り急ぎ、出産休暇取得のご報告とお礼を申し上げます。

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署名
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最大限の謝意を表す:出産はおめでたいこと。迷惑をかけてしまうことへのお詫び文ではなく、周囲の温かい支えに対する感謝の気持ちが伝わる文面にまとめましょう。

休職の挨拶メールの文例集(社外・取引先)

さいごに、取引先など社外の方々に宛てるときの休職の挨拶メールの文例を紹介します。

休職の挨拶メールの文例(病気療養・入院)

件名:休職のご挨拶

株式会社〇〇〇〇
営業部 〇〇 〇〇 様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の△△でございます。

本日は、貴社担当者変更のお知らせでご連絡致しました。

私事で大変恐縮ですが、〇月〇日(〇)より
病気療養のため長期休職することとなりました。

なお、休職期間中の対応につきましては
私に代わり、営業部一課の〇〇が担当致します。

■貴社後任担当者
後任担当:営業部一課 〇〇 〇〇
携帯番号:000-0000-0000
アドレス:〇〇@△△.co.jp

休職にあたり、貴社にご迷惑をおかけするのは
大変心苦しいですが、少しでも早く復帰できますよう
回復に努めて参ります。

本来であれば直接お伺いしてご挨拶申し上げるべきところ、
メールでのご連絡となり大変恐縮ではございますが、
今後とも変わらぬお力添えのほど、何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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抜かりのない丁寧な文面を送ろう:挨拶メールを一方的に送りつけたまま休職期間に入らないよう、電話でも挨拶をしたり、後任の担当者から連絡を入れてもらうなどし、取引先の担当者を不安な気持ちにさせないよう配慮することが重要です。

休職の挨拶メールの文例(産休)

件名:休職のご挨拶

株式会社〇〇〇〇
営業部 〇〇 〇〇 様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△でございます。

本日は、貴社担当者変更のお知らせでご連絡致しました。

私事で大変恐縮ですが、〇月に出産を控えており、
〇月〇日(〇)より出産休暇をいただくこととなりました。

休職中は下記記載の弊社〇〇が担当させて頂きます。

■後任の貴社担当者
名前:〇〇〇〇(読み仮名)
連絡先:00-0000-0000
メール:〇〇@△△.co.jp

しばらくの間、職場を離れますが、
来年〇月には現在の部署に復帰する予定です。

休職期間中、貴社にご迷惑をおかけすることのないよう
後任の〇〇が務めて参りますので今後とも変わらぬお引き立てのほど、
何卒宜しくお願い申し上げます。

近日中に私と後任の〇〇とで
ご挨拶にお伺いいたしたく存じます。

取り急ぎ、休職のご挨拶と担当者変更のお知らせを申し上げます。

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署名
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その他の産休・育休の挨拶メールの文例集を確認したい方は「産休の挨拶メールの文例集」をご覧ください。

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