依頼を断られたときの返信メールの書き方【文例集】

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依頼を断られたときの返信メールの書き方【文例つき】

セミナーの講師や広報誌への執筆など、外部の人に仕事に関する依頼をするときもあるでしょう。ですが、必ずしも相手は承諾してくれるとは限りません。どうしても外せない用事があって参加できないときや、お願いした日時が先方の予定上間に合わず、無理な場合も十分あり得ます。断りの理由が「気が進まないから」というときもあるでしょう。

それらの返事に対して、依頼者側は丁寧に返事を出すのが社会人としてのマナー。ここでは依頼を断られたときの返信メールの書き方についてお伝えします。文例もご紹介するので参考にしてくださいね。

依頼を断られたときの返信メールの書き方

1.断られても相手の状況を理解した丁寧な対応を心がける

依頼を断るのはさまざまな理由があるでしょう。承諾してくれると思っていたのに断られたという場合でも、感情的になったり、返信せずに終わったりといった対応はマナー違反。相手にも都合があります。不快にさせるようなメッセージを送ってはいけません。「次はできる限り引き受けよう」と思ってもらえるような、丁寧で温かみのあるメールで締めくくりましょう。

2.承諾したことを意味するフレーズ

依頼の断りを承諾するときのフレーズを使うときは注意が必要です。承諾したことを意味するフレーズには下記の3つのパターンがありますが、すべてがあらゆるケースに対して使用可能と言うわけではありません。ビジネスで使うべき言葉かどうか、個別にみていきましょう。

  • 了解しました:NGです。「了解」は目下の人や対等な相手に対して用いる言葉です。上司が部下に「了解」と使ったり、同僚同士で使ったりする言葉です。
  • 承知しました:OKです。お客様など、自分より目上の人に用いる言葉です。ビジネスでは必須のフレーズです。「承知致しました」はより丁寧な言い回しです。
  • かしこまりました:OKです。「承知しました」と同様のニュアンスで使用されますが、より丁寧な言い回しです。

社外の人に承諾のフレーズを用いるときは基本、「承知しました」「かしこまりました」を使いましょう。

【関連記事】この機会に目上の人への正しい返答の仕方を覚えておきましょう。

 

3.依頼の断りへの返信メールの構成

依頼の断りの承諾のメールは下記のような構成が一般的です。構成を念頭に置いて文章を作成しましょう。

上記の順序で明記することにより、温かみのある文面になります。つづいては、依頼の断りへの返信メールの文例をご紹介するので参考にしてくださいね。

依頼を断られたときの返信メールの文例集

セミナー講師の断りへの返信メール

件名:〇〇セミナー講師依頼の件

〇〇先生

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の△△です。

この度はご丁寧なお返事をいただき、
ありがとうございました。

今回はスケジュールの都合がつかないとのこと、
承知致しました。

弊社としては、ぜひ〇〇先生にお願いしたかったのですが、
誠に残念です。ご依頼が叶わなかったことが悔やまれます。

また、次の機会にも是非お声をかけさせていただきたく存じます。

引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。

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署名
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