依頼を断られたときの返信メールの書き方【文例集】

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依頼を断られたときの返信メールの書き方【文例つき】

セミナーの講師や広報誌への執筆など、外部の人に仕事に関する依頼をするときもあるでしょう。ですが、必ずしも相手は承諾してくれるとは限りません。どうしても外せない用事があって参加できないときや、お願いした日時が先方の予定上間に合わず、無理な場合も十分あり得ます。断りの理由が「気が進まないから」というときもあるでしょう。

それらの返事に対して、依頼者側は丁寧に返事を出すのが社会人としてのマナー。ここでは依頼を断られたときの返信メールの書き方についてお伝えします。文例もご紹介するので参考にしてくださいね。

依頼を断られたときの返信メールの書き方

1.断られても相手の状況を理解した丁寧な対応を心がける

依頼を断るのはさまざまな理由があるでしょう。承諾してくれると思っていたのに断られたという場合でも、感情的になったり、返信せずに終わったりといった対応はマナー違反。相手にも都合があります。不快にさせるようなメッセージを送ってはいけません。「次はできる限り引き受けよう」と思ってもらえるような、丁寧で温かみのあるメールで締めくくりましょう。

2.承諾したことを意味するフレーズ

依頼の断りを承諾するときのフレーズを使うときは注意が必要です。承諾したことを意味するフレーズには下記の3つのパターンがありますが、すべてがあらゆるケースに対して使用可能と言うわけではありません。ビジネスで使うべき言葉かどうか、個別にみていきましょう。

  • 了解しました:NGです。「了解」は目下の人や対等な相手に対して用いる言葉です。上司が部下に「了解」と使ったり、同僚同士で使ったりする言葉です。
  • 承知しました:OKです。お客様など、自分より目上の人に用いる言葉です。ビジネスでは必須のフレーズです。「承知致しました」はより丁寧な言い回しです。
  • かしこまりました:OKです。「承知しました」と同様のニュアンスで使用されますが、より丁寧な言い回しです。

社外の人に承諾のフレーズを用いるときは基本、「承知しました」「かしこまりました」を使いましょう。

3.依頼の断りへの返信メールの構成

依頼の断りの承諾のメールは下記のような構成が一般的です。構成を念頭に置いて文章を作成しましょう。

  • 宛名
  • 書き出しの挨拶文
  • 返信へのお礼
  • 依頼のお断りへの承諾
  • 残念に思う気持ち
  • 次回につなげる言葉
  • 結びの挨拶

上記の順序で明記することにより、温かみのある文面になります。つづいては、依頼の断りへの返信メールの文例をご紹介するので参考にしてくださいね。

依頼を断られたときの返信メールの文例集

セミナー講師の断りへの返信メール

件名:〇〇セミナー講師依頼の件

〇〇先生

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の△△です。

この度はご丁寧なお返事をいただき、
ありがとうございました。

今回はスケジュールの都合がつかないとのこと、
承知致しました。

弊社としては、ぜひ〇〇先生にお願いしたかったのですが、
誠に残念です。ご依頼が叶わなかったことが悔やまれます。

また、次の機会にも是非お声をかけさせて頂きたく存じます。

引き続き何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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雑誌寄稿の断りへの返信メール

件名:記念誌への寄稿の件

〇〇先生

平素より大変お世話になっております。
株式会社△△の△△でございます。

ご丁寧にお返事をいただき、誠にありがとうございます。

記念誌への寄稿の件、時間的に難しいとのこと、
承知致しました。

〇周年の記念誌ということで、是非先生のお話を掲載したかったのですが、
それが叶わず残念で仕方ありません。

弊社と致しましても、余裕のある対応ができていればよかったのですが、
記念誌の発行日程が早まってしまい、時間を取れない現状でした。
誠に申し訳ございません。

また、機会がありましたら
是非ともお声がけさせていただければ幸甚でございます。

何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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講演依頼の断りへの返信メール

件名:ご講演ご依頼の件

〇〇先生

平素は大変お世話になっております。
株式会社△△の△△です。

〇〇セミナーの講師依頼の件、
別件の依頼がありスケジュール調整が難しいとのこと、
承知致しました。

ご丁寧にお返事をいただき、誠にありがとうございます。

弊社としましては是非、先生にお願いしたいと思っておりましたが
別件と日程が重なってしまったとのこと、極めて残念です。

次回の講演の際にも、是非とも先生にお願い致したく存じます。

その際は、早めにお声がけをさせていただきますので、
ご検討の程、何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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断りへの承諾も丁寧に対応して好印象を与えよう:依頼をした際に、必ずしも承諾をしてくれる人ばかりとは限りません。スケジュールの都合が合わないなどの理由で、なかには断りの返事を伝えてくる人もいるでしょう。断られたからと言って、それで終わりというわけではありません。いずれにしても返信のメールは必要です。次回、依頼する可能性もあるため、断りの承諾に関しても丁寧な対応を心がけ、好印象を持ってもらえるような文面にまとめることを意識しましょう。

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