懇親会の出欠確認メールに返信するときの文例(社内・社外)

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懇親会の出欠確認メールに返信するときの文例(社内・社外)

親睦を深めるために開く懇親会へのお誘いメールが届いたら、あなたはどのように返信しますか?参加するならまだしも、欠席するときは返事を出しにくいものです。断るときでも相手の厚意に応える温かみのあるメールを返信するのが基本。

ここでは懇親会の出欠確認メールに返信するときの書き方をお伝えします。社外・社内の人に対して、参加・不参加の返事を伝える文例も紹介するので参考にしてくださいね。

懇親会の出欠確認メールに返信するときの書き方

まずは返信メールの書き方や心がけておきたいマナーについてお伝えします。

1.件名は冒頭に「Re:」がついた状態で返信する

返信する際、用件が変わらない場合は件名を変えずにそのまま送るのがビジネスメールのマナーです。そのため、幹事から「懇親会のご案内」という件名で送られてきた場合は「Re:懇親会のご案内」のタイトルで返信しましょう。

また、返信メールには過去にやり取りした文章が引用されますが、消さずにそのままで構いません。

2.メール本文冒頭は宛名を明記する

ビジネスメールのマナーとして、メール本文の冒頭には必ず宛名を明記します。宛名を書かずにメールを返信すると、相手の方に失礼な印象を与えてしまうため注意しましょう。

省略して書くのもマナー違反。書くときは先方の「会社名→部署名→役職名→氏名」の順に正式名称で丁寧に書き記すのが基本と心得ておきましょう。

3.挨拶文について

宛名を明記したら次は挨拶文を書きます。社内・社外の人に送る場合の書き方は以下の通りです。

  • 社内の人向け:「お疲れ様です」
  • 社外の人向け:「お世話になっております」「平素より大変お世話になっております」

4.案内メールへのお礼と出欠の意思表示をする

挨拶文を書き記した後、まずは懇親会へのお誘いに対する感謝の気持ちを伝えましょう。

  • この度は懇親会のご案内をお送り頂き、誠に有難うございます
  • この度は懇親会への参加案内を頂き、ありがとうございます

その後、懇親会への出欠の回答を記します。出席する場合には「是非参加させて頂きます」、欠席するときは「あいにく外せない予定があり、参加する事が出来ません」などと簡潔に伝えましょう。

懇親会の出欠確認メールに返信するときの文例

つづいては懇親会の出欠確認のメールに返信する際の文例を紹介します。参加する場合、不参加の場合の2つのパターンをお伝えするので参考にしてくださいね。

社内の人に返信するときの文例

参加する場合

件名:Re:懇親会のご案内

〇〇さん

お疲れ様です。△△です。

懇親会のご案内をお送り頂き
ありがとうございます。

是非とも参加させて頂きます。

また、懇親会の準備で
お手伝いできることがありましたら
遠慮なくお声がけください。

宜しくお願い致します。

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署名
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不参加の場合

件名:Re:懇親会のご案内

〇〇さん

お疲れ様です。営業部の△△です。

お忙しい中、懇親会のご案内をお送り頂き
誠にありがとうございます。

とても残念ですが、懇親会の開催日である〇日は
両親が上京してくるため欠席とさせて頂きます。

次回は是非とも参加致しますので
宜しくお願いします。

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署名
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社外の人に返信するときの文例

参加する場合

件名:Re:懇親会のご案内

株式会社〇〇〇〇
営業部 課長 〇〇 〇〇 様

お世話になっております。

この度は懇親会のご連絡を頂き、
誠に有難うございます。

是非とも参加させて頂きます。

皆様とお会いできる日を
楽しみにしております。

引き続き宜しくお願い申し上げます。

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署名
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不参加の場合

件名:Re:懇親会のご案内

株式会社〇〇〇〇
常務取締役 〇〇 〇〇 様

平素より大変お世話になっております。

この度は懇親会のご連絡を頂き、
誠に有難うございます。

懇親会が開催される〇日ですが、
あいにく出張の予定が入っており、
参加する事が出来ません。

せっかくのお誘いにもかかわらず申し訳ございません。

次回またこのような機会がございましたら
ぜひお声掛け頂けましたら幸甚でございます。

引き続き何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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書くときのポイント:参加できないときは文面に不参加の理由を簡潔に記し、不参加のお詫び文を添えるようにしましょう。不参加の理由を長々と書くと言い訳がましい印象を与えてしまいます。旅行などのプライベートの用事により不参加となる場合は「外せない用事」「諸事情により」「所用のため」などと明記するのがマナーです。

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