欠勤届の連絡メールの文例(体調不良・風邪・うつ・身内の不幸)

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欠勤届の連絡メールの文例(体調不良・風邪・うつ・身内の不幸)

欠勤届は、有休休暇を全て使い切った後で、会社を休むときに提出するものです。

礼儀正しく書くことを基本とし、申請に必要な項目を漏れなく明記した上で、末尾にはお詫びの言葉を添えて欠勤メールを送りましょう。

ここでは、欠勤届の連絡メールの書き方やマナーについてお伝えします。体調不良・風邪・熱・うつ病・身内の不幸があったときの文例も紹介するので参考にしてくださいね。

欠勤の連絡メールの書き方・マナー

まずは、欠勤の連絡メールの書き方や、心がけておくべきマナーについてお伝えします。

いきなり欠勤メールを送りつけるのはマナー違反

正当な理由や、やむを得ない事情があったとしても、欠勤の連絡メールを許可なく送るのはマナー違反です。電話で上司に報告したり直接伝えて、承認を受けてから正式に勤怠の連絡事項としてメールを送信しましょう。

件名の書き方

件名は、一目見ただけでメール本文の用件を理解できる、分かりやすいタイトルにするのが基本です。欠勤の連絡メールを送るときは以下の件名がおすすめです。

  • 件名:体調不良による欠勤のご連絡
  • 件名:欠勤届申請の件

欠勤の詳細を漏れなく明記する

欠勤届を出す際の伝達事項は下記の3点です。

  • 申請者:部署名・課名・氏名
  • 休暇期間:和暦もしくは西暦から日付を正しく明記、数日間の欠勤を申請する場合は合計日数も明記
  • 欠勤理由:具体的かつ簡潔に明記する

上記3項目を箇条書きで記しましょう。

欠勤中の連絡先を明記しておく

欠勤による休暇中といえど、上司や同僚と連絡のつく番号を明記しておくのはマナーです。体調不良や熱・風邪により休む場合、翌日以降も出社できない可能性がありますし、業務の引継ぎや対応をお願いしなくてはなりません。特に、長期の欠勤や自宅から離れる場合は必ず緊急の連絡先を伝えておきましょう。

欠勤届の連絡メールの文例集

つづいては、欠勤の連絡メールの文例を紹介します。欠勤理由別の文例を4点ご紹介するので参考にしてくださいね。

欠勤届の連絡メールの文例(体調不良・風邪)

件名:体調不良による欠勤のご連絡

〇〇課長

おはようございます。営業部の△△です。

急なことで申し訳ありませんが、
本日、体調不良によりお休みを頂きます。

下記の通り欠勤届の申請を致します。

申請者:営業部 △△△△
期間:平成〇〇年〇月〇日(〇曜日)
理由:体調不良のため

なお、本日の業務は〇〇主任に引き継ぎしております。

緊急の場合は携帯(090-0000-0000)、
またはメールにて連絡をお願い致します。

体調管理が徹底できておらず
ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。

ご了承の程、何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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欠勤届の連絡メールの文例(うつ病)

件名:体調不良による欠勤のご連絡

〇〇部長

おはようございます。総務部の△△です。

急なことで申し訳ありませんが、
本日、下記のとおり欠勤しますのでお届け致します。

申請者:総務部 △△△△
期間:平成〇〇年〇月〇日(〇曜日)
理由:うつ病による体調不良のため

なお、本日の急ぎの業務はありません。

緊急の場合は携帯(090-0000-0000)、
またはメールにて連絡をお願い致します。

本日通院して静養するため、お休みを頂きたく存じます。
詳しい状況は症状が落ち着き次第、改めてご連絡致します。

ご迷惑をおかけして大変恐縮ですが
ご了承頂きますよう何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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欠勤届の連絡メールの文例(身内の不幸)

件名:欠勤届申請の件

〇〇支店長

お疲れ様です。企画部の△△です。

急なことで申し訳ありませんが、
下記のとおり欠勤しますので、お届けいたします。

申請者:企画部 △△△△
期間:平成〇〇年〇月〇日(〇曜日)から
   平成〇〇年〇月〇日(〇曜日)まで、計〇日間
理由:祖父の葬儀のため

なお、期間中の業務は〇〇課長に引き継ぎしております。

緊急の場合は携帯(090-0000-0000)、
またはメールにてご連絡をお願い致します。

ご迷惑をおかけし恐縮ですが、
ご了承の程、何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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書くときのポイント:文例の流れ・構成は下記のとおりです。

  • 宛名
  • 挨拶文
  • 欠勤届申請の連絡
  • 欠勤届の詳細
  • 引き継ぎ相手の報告
  • 緊急時の連絡先の通知
  • お詫びの言葉
  • 結びの挨拶

欠勤届の詳細を書くときは、欠勤期間・理由、休み中の緊急連絡先など、必要事項の記入漏れがないか注意して書きましょう。やむを得ない事情により欠勤する場合、理由を書くときは、上司や同僚の理解を得られるよう具体的に書くことを心掛けましょう。

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