「下記の通り」の意味・使い方|ビジネス文書・メール例文集つき

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「下記の通り」の意味・使い方|ビジネス文書・メール例文集つき

「下記の通り」の意味や使い方はご存知ですか?

ビジネス文書やメールの文面の中で目にすることがありますよね。

「下記の通り」は、相手に複数の事柄を分かりやすく伝えたいときに便利なフレーズです。

ここでは「下記の通り」の意味や使い方についてご説明します。「以下のとおり」との違いや、ビジネス文書・メールの例文も紹介するので参考にしてくださいね。

「下記の通り」の意味

「下記の通り」とは「”記”という見出しの下に書き記した通り」という意味です。

「下記」の「記」の漢字には「書き記すこと。事柄を記した文書。書き留める」という意味があります。「記」にある内容を指して「上記の通り」とする表現もあります。

「下記の通り」は、ビジネス文書とメールでは使い方が異なります。それぞれについて次章でご説明しますね。

ビジネス文書での「下記の通り」の使い方

「下記の通り」とは「”記”という見出しの下に書き記した通り」という意味でした。

ビジネス文書で「下記の通り」を使うときは、「記」から始まり「以上」で終わるのが基本です。これを「記書き(きがき、しるしがき)」といいます。

なお、「記」と「以上」の間に、相手に伝えたい事柄を箇条書きにすることで、分かりやすく伝えることができます。

例えば、取引先に会食の案内状を書くとき、食事の場所や日時は特に分かりやすく記載する必要があります。そのような場合に、次のような形式で書きます。

 つきましては、下記の要領で開催いたしたく存じます。ご多用中のところ誠に恐れ入りますが、万障お繰り合わせのうえ、ご出席いただきたくお願い申し上げます。

敬具

         日時  平成〇〇年〇月〇日(〇)午後6時~午後8時
         会場  割烹料理見本
             東京都中央区見本町〇-〇-〇
             TEL:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

             お問い合わせ先
             総務部 〇〇 TEL:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

以上

【記書きの3つのポイント】

  • 行の中央に「記」と書く。
  • 相手に伝えたい事柄を簡潔に箇条書きする。
  • 最終行末尾から一字分スペースを空けて右下に「以上」と書く。

記書きはビジネス文書のみならず、公的文書でも多く用いられる一般的な表現です。

ちなみに、文面に「下記の通り」と書いているにもかかわらず、「記」や「以上」をつけていないビジネス文書をごく稀に目にすることがありますが、細かく言えば間違いです。

記書きの書き方を見たい人は「ビジネス文書の別記の書き方【8つの例文つき】」をご覧ください。

ビジネスメールでの「下記の通り」の使い方

ビジネスメールでも「下記の通り」の表現は使えます。

ただし、ビジネスメールの特性上、行の中央寄せなどレイアウトを整えることが困難なことから、「記」や「以上」は省略するのが基本です。

早速、例文を見てみましょう。

件名:10月度支店会議のお知らせ

課長各位

総務部の〇〇です。

10月度支店会議を下記のとおり開催致します。

・会議の詳細
(1)日時:〇月〇日(〇)午後〇時~午後〇時
(2)場所:本社2階 大会議室
(3)議題:経費節減に関する〇〇について
(4)参加者:〇〇課長、〇〇課長、〇〇課長

添付資料:経費節減に関する〇〇について

なお、資料を添付しますのでご精読のうえ、ご持参をお願いします。

====================
署名
====================

ビジネス文書と違って「記」や「以上」の記載がないことがわかりますね。

ただ、会社によっては社内のルールで記書きをする場合もあります。上司のメールを見て、慣習的に間違いではないかを確認することも大切です。

「下記の通り」と「下記のとおり」はどっちが正しい?

結論からお伝えすると、正しいのは「下記のとおり」と仮名書きすることですが、「下記の通り」と漢字で書いても差し支えありません。

平成22年の内閣告示「常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)」の別紙「公用文における漢字使用等について」には、「とおり(例:次のとおりである。)」は原則として仮名で書くという記載があります。

公用文ではこの方針に従って「とおり」と仮名で表記する必要がありますが、一般的なビジネス文書やメールでは「通り」「とおり」のどちらでも構いません。

「下記の通り」と「以下の通り」との違い

「下記の通り」と似た言葉に「以下の通り」があります。「以下の通り」の意味は「これより下に記載した通り」です。

両者の違いにつきまして、「下記の通り」は相手に伝える事柄の前後に「記・以上」を書くのに対し、「以下のとおり」では必要ありません。

そのため、ビジネスメールで「下記の通り」を使うことに違和感のある方は「以下の通り」を使うとよいでしょう。ちなみに「次のように」も「以下のとおり」同様に使うことができます。

ビジネス文書の「下記の通り」の例文集

社屋移転の文例

平成〇〇年〇月〇日

取引先各位

株式会社〇〇〇〇
代表取締役 〇〇〇〇

社屋移転のお知らせ

拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
 さて、小社はこのたび建物老朽化のため、〇月〇日(月)より社屋を移転することとなりましたので、下記の通りご報告申し上げます。当初はお手間をおかけすることもあるかと存じますが、以降お問い合わせ、ご来社は何卒下記までお願い申し上げます。
 移転を機に、社員一同、心機一転より一層業務に励み、皆様のお喜びに役立つ所存でございます。今後とも、変わらぬお引き立てを賜りますよう、お願い申し上げます。

敬具

       新住所    〒〇〇〇-〇〇〇〇
               東京都中央区見本橋〇-〇-〇
       電話番号   〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
       FAX番号   〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
       移転日    平成〇年〇月〇日(金)~平成〇年〇月〇日(日)
       業務開始日  平成〇年〇月〇日(月)9時~

以上

就活生向けの会社説明会の案内状の文例

平成〇〇年〇月〇日

学生の皆様

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇〇〇

会社説明会のご案内

拝啓 秋涼の候、皆様におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
 さて、本年度における入社試験の時期を迎えました。それに先立ちまして、会社説明会を下記のとおり開催いたします。弊社の業務、将来への展望などをより深くご理解いただけるよう、さまざまな趣向をこらしております。
 当日は、現場で活躍している弊社社員が登壇いたしますので、仕事内容や働き方について、ご質問がございましたら直接お応えいたします。
ぜひこの機会に、ご来場くださいますようご案内申し上げます。

敬具 

      日時 11月20日(土)、午前10時から12時
      場所 株式会社〇〇〇〇 第一会議室
         東京都中央区見本橋1-2-3
      内容 1.社長あいさつ
         2.業務の概要
         3.来年度の採用について
         4.就職相談会

      お問い合わせ先
         人事部 山田 Tel 03-0000-0000
 なお、入場は無料ですが、本状を必ず受付にてご提示ください。交通費を一律1000円お支払いいたしますので、印鑑のご持参をお願いします。

以上

ビジネスメールの「下記の通り」の例文集

見積書送付の確認メールの文例

件名:お見積りのご送付

株式会社〇〇〇〇
営業部 〇〇 〇〇 様

お世話になっております。
株式会社△△、企画開発部の△△です。

先日ご依頼いただきました、
〇〇に関するお見積りを別添にてお送り致しますので
ご査収ください。

見積書の注意事項は下記の通りです。

・見積書の期限は〇月〇日(〇)です。
・他社への提示はご遠慮ください。

ご検討の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

====================
署名
====================

休暇のお知らせメールの文例

件名:休暇のお知らせ

株式会社〇〇〇〇
営業部 〇〇 〇〇 様

お世話になっております。
株式会社△△の△△です。

私事で恐縮ですが、本日は
休暇取得のお知らせでご連絡致しました。

誠に勝手ながら、下記の期間、休暇をいただきます。

・休暇期間:〇月〇日(〇)~〇月〇日(〇)
・不在中の担当者:営業部二課・〇〇〇〇
・連絡先携帯番号:000-0000-0000

私が不在のあいだ、ご用向き・お問い合わせ等ございましたら、
上記の営業部〇〇までご連絡くださいませ。

なお、休暇明けの出社は〇月〇日(〇)となります。

不在中、ご不便ご迷惑をおかけしますが、
ご理解ご協力の程、宜しくお願い申し上げます。

====================
署名
====================

さいごに

ここでは「下記の通り」の意味や使い方についてお伝えしましたが、いかがでしょうか。

ビジネス文書かメールで使うかによって書き方は変わりますが、何度か文面を作成するとすぐ慣れます。

覚えておくと便利な言葉なので、この機会に覚えておいてくださいね。

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