会社説明会の案内メールの文例

新卒や中途採用を目的とした会社説明会を開催するときは、必要事項を漏れなく明記できたか確認した上で案内メールを送ることが大切です。誤字や脱字があると、就活生に「この会社大丈夫かな？」と思われる可能性もあるため注意しましょう。

ここでは、会社説明会の案内メールの文例を紹介します。書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

会社説明会の案内メールの書き方・マナー

まずは会社説明会の案内メールの書き方や心がけておきたいマナーについてお伝えします。

１．件名は簡潔かつ分かりやすいタイトルにする

件名は、一目見ただけでメール本文の用件を理解できるタイトルにするのが基本です。会社説明会の案内メールを送るときは以下のような件名がおすすめです。

• 件名：会社説明会のご案内
• 件名：【〇月〇日】会社説明会のご案内
• 件名：【お知らせ】会社説明会のご案内

この件名を見れば、会社説明会のお誘いメールだということがすぐに理解できるはずです。

２．メール本文冒頭は宛名を明記する

メール本文の冒頭は宛名を書くのがマナーです。宛名は案内メールを送る相手それぞれに送るのか、複数人に一斉送信するかによって書き方が変わります。以下を参考にしてください。

３．挨拶文の書き方

宛名を明記した後は、ビジネスメールの慣習に基づいて挨拶文を明記しましょう。相手が学生の場合も含めて社外の人に宛てる場合は「お世話になっております」「平素より大変お世話になっております」といった挨拶が基本です。

４．会社説明会の詳細は箇条書きにする

会社説明会の案内メールで最も重要な部分は、説明会を開催する日時や会場・持ち物についての情報です。詳細に記載漏れや書き間違いが無いよう十分注意し、就活生に知らせておくべき必要事項を記載しましょう。最低限明記すべき項目は以下の通りです。

• 日時：月日・曜日・時間
• 会場：会社説明会の開催場所を正式名称で書く
• 住所：書き間違いは厳禁、分かりづらい場所の場合は目印となる建物を伝えたり、地図を添付する
• 準備物：筆記用具や印鑑など必要なモノを漏れなく明記する

必要なポイントを絞り、箇条書きにすることでより情報が見やすくなります。

５．申込みの期日を設ける

会社説明会の案内メールの詳細を記載したら、次は参加の返信期日を明記しましょう。また、参加するときの申込方法についてもあわせて記載しておく必要があります。

• ご参加頂ける方はエントリーフォームに記入の上、〇月〇日までに当メールアドレスへご返信ください。

６．キャンセル方法についても明記しよう

会社説明会には自由参加の場合と、エントリー制（申込制）のときがあります。エントリー制の場合は、申込方法や期日について簡潔に明記するとともに、キャンセルする際の連絡手段についても記載しましょう。

会社説明会の案内メールの文例

つづいては会社説明会の案内メールの文例を紹介していきます。

書くときのポイント：文例の流れは以下の通りです。

• 宛名
• 挨拶文
• 会社説明会の案内
• 会社説明会の詳細
• 申込方法の記載
• キャンセル方法の記載
• 結びの挨拶

相手が困らないよう、申込方法や問い合わせ先についても分かりやすく記載しましょう。会社説明会の詳細については必要情報を漏れなく記載すること。送信前には書き忘れが無いかどうか、複数人の目を通してチェックすると良いでしょう。