上司に確認をお願いする依頼メールの書き方・文例

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上司に確認をお願いする依頼メールの書き方・文例

「部長、書類の確認をお願いします。」社会人の方にとっては耳馴染みのあるフレーズですよね。複数人のチームで重要業務を進める場合などは、細かい提出物に関しても上司の確認が必要になります。

上司に確認して貰う為には書類や資料を直接手渡しするのがベストですが、上司が離れた場所にいるときや、書類よりもデータを送ったほうが確認しやすいときはメールを用いるのが一般的です。

ここでは、上司に確認をお願いする依頼メールの文例をご紹介します。メールの書き方やマナーについてもお伝えするので参考にしてくださいね。

上司に確認をお願いする依頼メールの書き方

社内の人間とはいえ、上司は目上の方。メールを送る時は、礼儀正しく丁寧に書き記すのがマナー。まずは上司に確認を依頼する際に送るメールの書き方やポイントについてお伝えします。

1.件名は「〇〇ご確認のお願い」

件名はシンプルかつ分かりやすいタイトルにするのがビジネスメールの基本ルール。若手社員の方のなかには、件名を「お疲れ様です」のような挨拶や「〇〇部長へ」のように名前を入れる人がいますが、これでは用件が伝わりません。

上司に確認を依頼するときは「提案資料ご確認のお願い」などと用件を簡潔にまとめたタイトルを心がけましょう。

2.依頼・相談内容はわかりやすく記載しよう

人になにかをお願いするのは誰だって気が引けるもの。相手が上司だと尚更です。ですが上司に何をしてほしいのか、いつまでに回答してほしいのかをはっきり明記しておかないとあとで困るのはあなた。しかし、メールの書き方にさえ気をつければその心配はありません。頼みづらいことでも遠慮せず、用件はきっちり伝えるよう心掛けましょう。

メールの本文では「お疲れ様です」と挨拶言葉を記した後、すぐに「企画書が完成致しましたのでファイルを添付します。ご確認いただきますようお願い致します」と用件を伝えます。

そのあとに「お忙しい中恐縮ですが」「ご多用のところ恐縮ですが」「お忙しいところ恐れ入りますが」などと上司への気遣いある言葉を明記した後に「何卒宜しくお願い申し上げます」と丁寧な言葉で結ぶと文章がきれいにまとまります。

3.期日も明記するのがマナー

確認メールには必ず返信を希望する期日を記載しましょう。例えば「〇〇書類の確認をお願い致します。修正・変更点がございましたら、明日の午前中までにご返信いただきますよう宜しくお願い申し上げます」と書きます。

上司は基本的にそれぞれの仕事の期日を見て、今取り組むべき業務の優先順位を決めています。返答の期日を明記しておかないと、多忙な上司はいつまでにメールをチェックすればよいか予定を立てることができません。急ぎの用件でなくとも、返信期限は必ず設けましょう。

上司に確認をお願いする依頼メールの文例集

つづいては、上司に確認を依頼するときのメールの文例をご紹介します。参考にしてくださいね。

上司に確認をお願いする依頼メールの文例(会議資料)

件名:会議資料ご確認のお願い

〇〇部長

お疲れ様です。△△です。

〇月〇日の営業部会議で使用する資料が完成致しましたので
別添にてお送りいたします。

内容をご確認いただき、修正や変更箇所がございましたら
ご教示いただければ幸いです。

お忙しいところお手数をおかけして恐縮ですが、
〇日までにご返答をいただけますと幸甚でございます。

ご対応の程、何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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上司に確認をお願いする依頼メールの文例(プレゼン資料)

件名:プレゼン資料ご確認のご依頼

〇〇課長

お疲れ様です。△△です。

株式会社〇〇様に提出予定の
プレゼン資料が完成致しましたので
ご報告申し上げます。

提案資料の構成・提示条件につきましては、
以前、打ち合わせの際に〇〇課長より頂いた助言を主に
作成しております。

下記3点に関しては、重点的にご確認頂けましたら幸いです。

・サービスのメリット・デメリット(4~5ページ目)
・導入後のスケジュールプラン(6ページ目)
・見積金額(9ページ目)

その他、訂正・変更点がございましたらご教示くださいませ。

〇月〇日に同社との打ち合わせがある為、
〇月〇日までにご返答をいただけますと幸甚でございます。

お忙しいところお手数をお掛け致しますが、
ご確認の程、何卒宜しくお願い申し上げます。

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署名
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書くときのポイント:メールの冒頭には上司の名前と役職を添えて宛名を書きましょう。社内メールだからと言っていきなり本文から書き始めるのはNGです。必ず宛名から書き始めましょう。

また、挨拶の言葉は「お疲れ様です」として下さい。「ご苦労様です」という挨拶も同じように使用されることがありますが、本来「ご苦労様」は下の立場の人間にかける挨拶です。上司に向けて使用するのは失礼なため避けましょう。下記は文例の流れです。

  • 書き出しの挨拶
  • 確認を依頼する内容
  • 確認のポイント(あれば箇条書きで明記する)
  • 回答・返信の期限
  • 結びの挨拶

重点的に確認してほしい内容がある場合はその項目を箇条書きにして伝えましょう。また、確認を急ぐときは返答の期日を明記してその理由も添えます。そして、確認メールでありがちなミスはファイル添付の失念。送信前にはファイルが添付されているかしっかり確認することが大切です。

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